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HAUSHALT

Haushaltsüberwachungsliste - Layout

Wir haben die Haushaltsüberwachungsliste (/CUERP/HH_HUEL) derart erweitert, dass neben den MVAG-Codes auch die zugehörigen Bezeichnungen ausgegeben werden. Diese können nun im Layout eingeblendet werden.

ABGABEN

Änderung Einarbeitung PWS-Abgleich

Die gute Nachricht zuerst: der Ablauf bei der Verarbeitung von GB-Beschlüssen bleibt gleich, aber die Qualität der Daten in GeOrg wird sich bei künftigen Abfragen zT. noch weiter verbessern. Wenn bei einer Grundbuch-Abfrage für einzelne Einlagezahlen als „Status Schnittstelle“ die Meldung „NoHitId“ mit dem orangen Blitz-Symbol  aufscheint, gibt es dafür bekanntlich mehrere mögliche Gründe:

1. o) Löschung einer bisher existierenden Einlagezahl wegen Gutsbestandslosigkeit
2. o) In der EZ wird kein Eigentumsrecht behandelt (sondern zB. Baurecht, Servitutsrecht…)
3. o) Man hat sich bei der Eingabe vertippt (zB. falsche KG-EZ), und die eingegebene EZ gibt es im Grundbuch dieser KG nicht.

Wenn man sich vertippt hatte, ist die Abfrage mit der richtigen Kombination von KG-EZ und EZ zu wiederholen. In den beiden anderen Fällen ist die Rückmeldung NoHitId in Ordnung, weil für diese EZ über den PWS-Dienst des BEV keine Daten (mehr) an GeOrg geliefert werden. Ob das der Fall ist, kann man in der Regel aus dem Grundbuchbeschluss herauslesen. 

Wenn es sich um die Löschung einer bisher vorhandenen EZ handelt, blieben in manchen Fällen früher die nach der Abfrage gutsbestandslosen EZ bzw. in bestimmten Konstellationen bei GST-Teilungen oder Zusammenlegungen die nicht mehr existierenden GST aktiv im System (Anwenderstatus „USE – verwendet“). Für den Abgaben- oder Bauamts-Bereich war das in der Regel egal, weil es bei aktuellen Verfahren keine aktuellen Objekte gab, die mit solchen hierarchisch übergeordneten EZ verknüpft waren. Wenn man jedoch nur einen kurzen Blick auf die Daten geworfen hat, bzw. bei bestimmten Auswertungen sah es in GeOrg so aus, als wären für die letzten Eigentümer die EZ und GST noch vorhanden.

Dies wurde nun verbessert. Natürlich ist es nach GB-Abfragen weiterhin wichtig zu prüfen, ob es richtig ist, dass zu der EZ keine Daten geliefert werden („NoHitId“), sprich, ob auf dem Grundbuchbeschluss die Löschung der EZ vermerkt ist, oder es sich um eine EZ ohne Eigentumsrechte handelt, oder ob man sich vielleicht doch zuvor bei der Eingabe vertippt hatte. 

Wenn bei einer bestehenden EZ nach der Löschung aufgrund von Gutsbestandslosigkeit bei der Grundbuchabfrage der Schnittstellen-Status „NoHitId“ zurückkommt, wird nun auch immer bei dieser EZ der Anwenderstatus auf „NIS – nicht verwendet“ gesetzt, bzw. bei den letzten Eigentümern ein „Ende Beziehung“ eingetragen. Waren die letzten Eigentümer zu keinem Geschäftspartner zugeordnet, so werden die nicht-zugeordneten Eigentümer-Datensätze solcher EZ nun auch nicht mehr in der Transaktion „Zuordnung Eigentümer zu GP (/CUERP/RE_OWNER)“ angezeigt.

Sollte im Zuge der Löschung der EZ auch eine Teilung / Zusammenlegung der zuvor enthaltenen GST erfolgt sein (samt Zuordnung / Flächenänderung bei den neuen / geänderten GST bzw. weiterhin bestehenden EZ), so bekommen auch die beendeten GST nun immer den Status „NIS – nicht verwendet“, und die zuletzt noch vorhandenen Bemessungen dieser GST werden zeitlich abgegrenzt („Bemessung gültig bis“ wird gesetzt).

Bgld - KG-Änderungsdienst/PWS-Abfrage

Für die burgenländischen Gemeinden auf Mandant 100 werden die Grundbuchsdaten automatisch in den GeOrg übernommen. Der KG-Änderungsdienst liefert seit 22.11.2022 jene EZ mit Änderungen die im nachfolgenden Prozess über das PWS-Abfrage aktualisiert werden. In den letzten Tagen wurde ein Delta zwischen den Stichtagsdaten per 01.10.2022 und den Daten im GeOrg ermittelt. Dabei wurden jene Grundbuchsabfragen nach dem 01.10.2022 ausgeschlossen. Die differenten Datenbestände werden seit 02.02.2023 aktualisiert und sollen bis Ende der Woche abgeschlossen sein. Dabei werden auch die nicht mehr existenten Einlagezahlen, gemäß vorherigem Beitrag, auf den Anwenderstatus "NIS" gesetzt. Wir bitten um rasche Bearbeitung der noch nicht zugeordneten Eigentümer mit der Transaktion "Zuordnung Eigentümer zu GP". Jene Datensätze mit dem Stichtag 01.10.2022 resultieren wahrscheinlich zum überwiegenden Teil aus der hier beschriebenen Aktion.  

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NÜTZLICHE TIPPS 

Aufgrund mehrerer Vorfälle bei der letzten Quartalsvorschreibung möchten wir auf folgende Punkte hinweisen:

Vor einer Vorschreibung

Die Kontrolle einer Vorschreibung sollte nicht erst im Versandcockpit beginnen. Gerade nach Änderungen von Preisen oder Anpassungen von Verordnungen (Regeln) bzw. bei einer vorherigen Endabrechnung (Wasser/Kanal/Abfall) müssen entsprechende Kontrollen vorgenommen werden.

Gemeinde-Cockpit

Im Gemeinde-Cockpit ersieht man, wann entsprechende Prozesse automatisch gestartet werden. Die Jobs werden in der Regel um ca. 20 Uhr des angegebenen Tages gestartet. Zudem sollte über das Protokoll der automatischen Jobs zur EGW/NE-Ermittlung eine Kontrolle der Bemessungsänderungen erfolgen. Bei dieser Kontrolle kann auch der Bescheiddruck angestoßen werden. 

Einarbeitung Einheitswerte

Kurz vor einer Vorschreibung sollten keine Einheitswerte eingearbeitet werden. Ansonsten werden Rollungen auf der nächsten Lastschriftanzeige durchgeführt, wo noch kein Grundsteuerbescheid erlassen wurden.

Verbrauchs-/Endabrechnung

Endabrechnungen zu Wasser/Kanal (Wasserverbrauch) bzw. im Bereich Abfall (Anzahl Entleerung oder Gewicht) müssen auf Plausibilität geprüft werden. Hohe Gutschriften oder Nachforderungen müssen auf alle Fälle kontrolliert werden. Falsche Einstellungen in den Verträgen, Preisen oder auch falsche Messbelege (Stromzählerstand statt Wasserzählerstand) können damit sofort erkannt und VOR der Vorschreibung bereinigt werden. Sind die Preise für die nachfolgende Periode eintragen - damit die AConto-Berechnung diese auch berücksichtigen kann. Stichprobenartige Kontrolle jener Verträge mit Mindestverbrauch, Freiwassermengen udgl.

Kontrolle Finanzstrom

In der Transaktion RE80 → Infosystem → Buchhaltung → Finanzstrom gibt es mehrere Layouts für die Prüfung der nächsten Vorschreibung. Einzel- und Summenübersichten ermöglichen die Prüfung auf Plausibilität. Aus dieser Auswertung erkennt man auch Gruppierung der Vorschreibung auf Vertragskonto und eventuelle unterschiedliche Adressen bzw. SEPA-Einzugsdaten. Bezüglich der Prüfung von SEPA-Einzugsdaten wird auf die Transaktion "Kontrollliste fehlende Einzugsermächtigungen" verwiesen. In dieser erkennt man jene Verträge die keine Einzugsermächtigung haben, am gleichen Vertragskonto jedoch Verträge mit Einzugsermächtigungen existieren. 

Bei den dinglichen Rechten (Hausbesitzabgaben) sollte jede Liegenschaft auf einem Vertragskonto abgebildet werden.

Stichproben: Kontrollieren Sie einige Liegenschaften und stellen die Richtigkeit von eventuellen Massenänderungen fest.

Es gilt: Wenn Änderungen in den Verträgen vorgenommen werden, muss der Finanzstrom (Button Kontitionen -> "simulieren") geprüft werden. Damit erkennt man sofort falsche Eingaben. Oftmals führen Löschungen von Bemessungen zu Gutschriften in den Vorjahren; Bemessungen werden überschrieben anstatt zeitlich abgegrenzt udgl.  

Abweichende Korrespondenzempfänger

Mit der Transaktion "Kontrollliste Abweichende Korr.Empf." können die auf den Vertragskonten verwalteten abweichenden Korrespondenzempfängern gelistet werden. 

Es gilt: Als abweichende Korrespondenzempfänger werden keine Zustellvollmachten eingetragen (Mutter bezahlt für Tochter). Gültige Zustellvollmachten werden als Vertragspartner abgebildet (Mutter = Vertragspartner)! Als abweichende Korrespondenzempfänger sollen "Verwalter", wie Hausverwaltungen, Notare bei einer Verlassenschaft, Steuerberater, eingetragen werden. 

Druck der Bescheide in Masse

Gerne drucken wir Bescheide in Masse. Bevor jedoch ein Bescheiddruck in Auftrag gegeben wird, müssen zumindest stichprobenartig die Bescheide mit der Druckvorschau geprüft werden. Folgende Prüfungen bitte durchführen:

• Welcher Bescheidtyp. Bescheid = erstmalige Festsetzung, Änderungsbescheid = Festsetzung ohne AConto-Werte, Kombinierte Bescheide (Abfall) über mehrere Vertragsarten udgl.
• Für welchen Empfängerkreis sollte der Druck erfolgen. Beispiel: Nur jene Bescheide die eine EGW-Berechnung in den Bemessungen haben.
• Stichtag: Mit welchem Stichtag sollen die Bescheide gedruckt werden. Stichtag für Druck bzw. für die Datenselektion
• Kontaktdaten: Sind die Kontaktdaten auf den Bescheiden richtig
• Stimmen die Daten des Verordnungsbeschlusses (Datum des Gemeinderatsbeschlusses, Zahl). Sind diese auch zum Stichtag korrekt!
• Stimmt die Fertigungsklausel (Die Bürgermeisterin)
• Kontrolle der Texte: Verweise auf Gesetze und Bescheidtextblöcke

Der Druck der Bescheide ist mit dem laufenden Wartungsvertrag abgedeckt. Sollten jedoch Stornieren von Bescheiden notwendig sein, so müssen wir diesen Aufwand in Rechnung stellen.

Nach einer Vorschreibung

Versand-Cockpit

Sind alle Sendungen im Versandcockpit vorhanden. Am besten man sortiert nach Geschäftspartner und erkennt zu einem Geschäftspartner alle Sendungen. Sind die Lastschriftanzeigen zu den Bescheiden oder umgekehrt vorhanden. Sind alle Vertragsarten auf den Lastschriftanzeigen (Beispiel: Hund fehlt).

Massenbeilage: Es besteht die Möglichkeit im Versandcockpit Massenbeilagen zu Sendungen hinzuzufügen. Es besteht auch die Möglichkeit im Versandcockpit eine Konsolidierung von Sendungen des gleichen Empfängers durchzuführen. In diesen Fällen sind die Detaildaten (Dokumente und Konsolidierung) zu prüfen.

Freigabe: Sämtliche Sendungen die am gleichen Tag (bis 18 Uhr) freigegeben werden, werden auch in der Druckerstraße konsolidiert. Freigaben an unterschiedlichen Tagen führen zu mehrfachen Sendungen.

Es gilt: Durch die Freigabe wird vom Anwender bestätigt, dass die vorgesehenen Kontrollen durchgeführt wurden. Comm-Unity übernimmt keine Haftung! Sämtliche Aufwände hinsichtlich Storno von Vorschreibungen oder Erstellung neuer Vorschreibungen müssen wir verrechnen.

Einige Tage nach einer Vorschreibung sollte der Status der Sendungen geprüft werden. Fehlerhafte Sendungen werden jeden Tag im Gemeinde-Cockpit angezeigt.

Rechnungskontrolle Post

Wenn der Großteil der Sendungen über das Versand-Cockpit durchgeführt wird, kann durch den Hauptbuchhalter mit der Transaktion "VSM Rechnungskontrolle" eine Kontrolle der Post-Rechnung durchgeführt werden.