ALLGEMEIN
Qualität Online-Ticket
Schon viele Benutzer haben erkannt, dass das Online-Ticket-System Vorteile bietet. Die Überwachung und Dokumentation der Meldungen ist damit gegeben. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Online-Tickets eine gute Qualität aufweisen. Eine entsprechende Dokumentation des Problems mit genauer Beschreibung und eventuellen Bildschirm-Ausdrucken hilft enorm das Problem einer raschen Lösung zuzuführen. Wenn man die Problemlösung in einem Online-Ticket als nicht ausreichend erachtet, kann ein abgeschlossenes Tickets erneut geöffnet werden, es braucht daher kein neues Ticket gelöst werden. Das erneute Öffnen sollte jedoch nicht dazu genutzt werden, weitere, nicht mit diesem Ticket zusammenhängende, Probleme zu melden.
Posteingangsbuch - Verbesserung Performance
Die Performance im Posteingangsbuch konnte durch das Ausschöpfen des Potentials der HANA Datenbank deutlich gesteigert werden. Vor allem Benutzer auf dem Mandant 001, wo der Einstieg in die Übersichtsliste des Posteingangs aufgrund der großen Menge an Daten in den zugrunde liegenden Tabellen zuletzt immer länger dauerte, können hier die Beschleunigung durch den effizienten Einsatz der neuen Technologie erleben.
eAkt - Download Archiv-Dokumente
Bei bestimmten migrierten Dokumenten (zB. E-Mails in MIG-Akten, die bei der Migration nicht in Archiv-Dokumente umgewandelt werden konnten) war es bisher nicht möglich, diese ohne Hilfe der CU zu öffnen. Mit der Einrichtung der Funktion "Download" für Dateien im Ordner "Arbeitsdokumente" in MIG-Akten sowie für Archiv-Dokumente allgemein (alle Fallarten) ist es nun für alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffs-Berechtigungen möglich, solche Dokumente in ein lokales Verzeichnis herunterzuladen und von dort mit einer lokal installierten Anwendung zu öffnen. Der Download wird aus dem Inhalt des Akts über das Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Dokument) "Aktivitäten > Download" ausgeführt.
Der Download von Dateien aus dem Akt wird im Protokoll des jeweiligen Aktes eingetragen (welches Dokument, Benutzer, Ziel-Verzeichnis), auch wenn der Akt den Status "Geschlossen" hat, damit wird dem revisionssicheren System "GeOrg" Rechnung getragen.
eAkt - Pflegen von Codes für Individuelle Daten über die Vorlagenverwaltung
Die Codes für Individuelle Daten im eAkt konnten bisher nur aus dem Akt heraus bearbeitet werden. Beim Vorbereiten bestimmter Inhalte oder Abläufe in der Vorlagenverwaltung war dies jedoch nicht möglich. Man musste also bisher immer (irgend) einen Akt öffnen, um Codes für indiv. Datenfelder zu definieren. Nun ist es auch möglich, aus der Vorlagenverwaltung über den Button „Definition(en) bearbeiten“ in den Pflege-Dialog abzuspringen, um neue Codes anlegen oder bestehende Codes bearbeiten zu können. In der Webacademy finden Sie eine Kurzanleitung für die Pflege und Verwendung von Individuellen Daten in elektronischen Akten.
Versand-Cockpit - Performance Sendungsdaten ändern
Im Versand-Cockpit können im Reiter "Sendungen Übersicht" zu einer Auswahl von markierten Sendungen die Sendungsdaten geändert werden. Die Performance dieser Transaktion wurde wesentlich erhöht. Damit kann zB. eine Umstellung einer Quartalsvorschreibung von PRIO zu ECO in kurzer Zeit erledigt werden.
LEITUNG
eAkt - Vorbereitungsakt - Plandatum
Im Vorbereitungsakt wurde das „Datum (Plandatum)“ in den Grunddaten als optionales Feld aufgenommen. Wenn Vorbereitungsakte für einzelne Sitzungen verwendet werden, kann das Sitzungsdatum nun als Unterscheidungskriterium verwendet werden. In der Fallsuche können Vorbereitungsakte über dieses Kriterium gesucht werden.
eAkt - Vorbereitungsakt - Sitzungsakt als Referenzakt
Sitzungsakte können nun in Vorbereitungsakten als Referenzakt verknüpft werden. So ist es leichter möglich Protokolle von früheren Sitzungen (zB. wenn einzelne Themen bereits in Ausschüssen behandelt wurden, oder das Protokoll einer früheren Sitzung desselben Gremiums) auf dem üblichen Weg (nämlich über den Vorbereitungsakt) in die Sitzungsvorbereitung einfließen zu lassen.
eAkt - Fallsuche Vorbereitungsakt
Bei der Fallsuche des Vorbereitungsakts funktionieren nun auch Suchvorgänge nach Vorbereitungsakten mit bestimmten Gremientyp und Gremien Nr. (inkl F4-Ausfüllhilfe). Außerdem wurde die Suche nach der „Bezeichnung“ verbessert. Diese war bisher case-sensitive, d.h. eine Suche funktionierte nur bei übereinstimmender Groß-/Kleinschreibung. Nun ist es egal ob man im Suchfeld „Bezeichnung“ den Suchbegriff mit Groß- oder Kleinbuchstaben eingibt.
eAkt - Sitzungsakt - Rolle FIN Kassier/Finanzreferent
Im Sitzungsakt steht nun die Rolle „FIN“ (Kassier/Finanzreferent) in allen Bundesländern zur Verfügung. Auch in der Gremienverwaltung können Mandatare mit dieser Rolle in Gremien eingetragen werden.
eAkt - Sitzungsakt - Verknüpfung zu Förder/Prüfprojekt
Es besteht nun auch die Möglichkeit im Sitzungsakt eine Verknüpfung zu einem Förder/Prüfcockprojekt aufzubauen.
ABGABEN
Geschäftspartnerübersicht - Komprimierte Kontoinformation
Wir haben schon einige positive Rückmeldungen für die neue "Komprimierte Kontoinformation" bekommen. Auf dieser Kontoinformation wurden jene Referenzen aufgenommen die auch der Empfänger mit seinen Sendungen (Lastschriftnummer, Rechnungsnummer, Mahnungsnummer) bekommen hat. Für den Steuer- und Abgabepflichtigen wird die Kontrolle der Kontoinformation, durch die reduzierte Darstellung, wesentlich erleichtert.
Komprimierung:
- Vertragskonto
- Belegart
- Nettofälligkeit
- Hauptvorgang (HV)
- Referenz
Lastschriftanzeige - Zahlungsinformation
Die Informationen zur Zahlung (Bankverbindung, Zahlungsreferenz, Fälligkeit, QR-Code) auf der Lastschriftanzeige wird jetzt in einer strukturierten Form angedruckt (wie bei der Mahnung). Damit wird vermieten, dass zB. ein Zeilenumbruch in der IBAN erfolgt.
Wichtige Infos zur Friedhof- und Gräberverwaltung
Neue Tarife werden seitens der Comm-Unity eingepflegt, es erfolgt jedoch keine automatische Aktualisierung der Konditionen auf den Verträgen. Bei Grabvorschreibungen auf mehrere Jahre käme es zu unerwünschten Rollungen im System. Eine Aktualisierung der Konditionen durch die Comm-Unity kann nur erfolgen, wenn die Vorschreibung bei ALLEN Verträgen jährlich erfolgt. Demnach ist dies im Vorfeld seitens der Gemeinde zu kontrollieren, da der Aufwand für eine etwaige Stornierung der gebuchten Grabgebühren seitens der Comm-Unity in Rechnung gestellt wird. Der neue Tarif wird bei einer Verlängerung (Neuanlage Kondition) automatisch gezogen.
Sollten die Preise für die Grabgebühren aktualisiert werden, so müssen diese gemäß dem Handbuch zur Bekanntgabe von neuen Tarifen an die Comm-Unity gemeldet werden. Hierbei ist zu beachten, dass Tarife nicht automatisiert indexiert werden. Diese Änderungen sind ebenfalls an die Comm-Unity zu melden. Gleiches gilt für eine Aktualisierung der Konditionen.
Das "Cockpit Grabverlängerung" wurde überarbeitet. Somit können die Buchungen der Verträge (auch die jährliche Vorschreibung) von den SachbearbeiterInnen selbst übernommen werden. Erfolgt die Buchung auf Bitte der Gemeinde durch die Comm-Unity, so wird der Aufwand hierfür in Rechnung gestellt. Ferner ist zu beachten, dass die Vorschreibung der Grabgebühren nicht mit einem automatischen Job (wie bei den Hausbesitzabgaben) erfolgt. Die gesetzlichen Bestimmungen definieren ja eine Mindestruhefrist und diese sollte auch in der Verordnung Berücksichtigung finden. Die Vorgehensweise zur Verlängerung und Buchung der Grabgebühren ist im Handbuch „Friedhofsverwaltung“ beschrieben.
Stmk. - Neue Vertragsart "Investitionsabgabe"
In der Steiermark gibt es die Investitionsabgabe. Damit sollte der Bodenverbrauch eingeschränkt werden. Die Gemeinde kann entweder hoheitliche Bescheide oder privatrechtliche Vereinbarungen mit den Grundbesitzern schließen. Es wurden daher zwei neue Vertragsarten angelegt:
- 2028 = "Investitionsabgabe hoh." = VK-Typ: 10
- 2128 = "Investitionsabgabe priv." = VK-Typ: 21
Die Kondition wurde deckungsgleich mit "Investitionsabgabe" benannt. Als Bemessung wurde
- Grundfläche in m2
definiert. Grundfläche x Preis ergibt Jahresbetrag. Es gibt keine Mwst. Der Preis ist derzeit mit € 1,00 im § 36 StROG festgelegt. Als Berechnungsobjekt ist ein AO Gst (Grundstück) im Vertrag zu verknüpfen. Als Default-Erlöskonto wurde 850000 und der Ansatz/Fonds 920000 eingetragen. Die Fälligkeit: 15.05. des Folgejahres.
JAGDPACHT
Jagdpacht - Gebietsverwaltung - Falscher Eigentümer
In der Gebietsverwaltung wurde in der Zuteilungsmaske (Gebietsverwaltung Übersicht [Stichtag]) bei den einzelnen Grundstücken in manchen Fällen nicht jener Eigentümer angezeigt, der zum angegebenen Stichtag bei der zugehörigen EZ als Haupteigentümer zugeordnet war, sondern ein anderer/ehemaliger Eigentümer der EZ. Das hatte zwar keine Auswirkung auf die Auszahlung, führte aber oft zu Verwirrung. Die Ursache für diese missverständliche Anzeige wurde gefunden und behoben. Es wird nun jeweils der Haupteigentümer zum angegebenen Stichtag angezeigt.
Auszahlungscockpit - Auszahlung mit Rolle Abgaben-Sachbearbeiter
Die Transaktion Jagdpacht Auszahlungs-Cockpit (/CUERP/RE_JP_AZ) ist in der Rolle des Abgaben-Sachbearbeiters verfügbar. Bisher reichte diese Rolle allein aber nicht aus, um aus der generierten Liste auch Auszahlungen (Barauszahlung/Überweisung) durchzuführen. Die zuständigen Benutzer benötigten zumindest eine weitere Rolle. Dies wurde geändert. Auszahlungen aus dem JP-Auszahlungscockpit sind für den Abgaben-Sachbearbeiter nun ohne zusätzliche Rolle möglich.
Auszahlungscockpit - Auszahlung sperren
Im Auszahlungscockpit gibt es nun zusätzlich den Button „Auszahlung sperren“. Nach dem Ende des Auszahlungs-Zeitraums kann eine Liste über diese Funktion gesperrt werden, sodass für dieses Jagdjahr keine Änderungen oder Auszahlungen mehr durchgeführt werden können. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn man in den Auszahlungslisten von Vorjahren nach bestimmten Informationen sucht. So kann es nicht passieren, dass irrtümlich Positionen aus Vorjahren ausbezahlt werden, wenn nicht die aktuelle Liste geöffnet ist. Wenn die Sperre einer Auszahlungsliste wieder aufgehoben werden soll (zB. weil sie zu früh oder irrtümlich gesperrt wurde), melden Sie das bitte unserer Hotline, idealerweise als Online-Ticket an die Gruppe Objekt – Jagdpacht.
Auszahlungscockpit - Daten aus Vorjahr übernehmen
Ab nächster Woche steht im Auszahlungscockpit im Menü Zusätze die neue Funktion „Daten aus Vorjahr übernehmen“ zur Verfügung. Damit kann man die Bankverbindungs-ID oder die Vertragskontonummer aus einem Vorjahr in die aktuelle Liste kopieren. Die Funktion kann für eine einzelne oder mehrere (oder alle) Zeilen in der Liste verwendet werden.
Beim Aufruf der Funktion öffnet sich zunächst eine Eingabe-Maske, wo festgelegt werden kann, aus welchem der Vorjahre und für welche Art von Konto (Bankverbindungs-ID, Vertragskonto) man die Konto-Informationen übernehmen möchte.
Wenn es zu den markierten Zeilen im angegebenen Jahr einen Eintrag mit gleichem Jagdgebiet (JG), Einlagezahl (EZ) und Zahlungsempfänger (GP) gibt, so wird die Bankverbindungs-ID bzw. Vertragskontonummer aus diesem Jahr übernommen.
Auszahlungscockpit - Liste in Excel exportieren
Die im Jagdpacht Auszahlungscockpit angezeigte Liste kann nun über den Button „Exportieren“ (zusätzlich zu den bisher schon verfügbaren Möglichkeiten) auch direkt in eine Tabellenkalkulation (Excel) exportiert werden. Dadurch werden die Möglichkeiten zur Auswertung etc. deutlich vereinfacht.
Auszahlungscockpit - Fehlerkorrekturen
Beim Bearbeiten von Auszahlungspositionen im JP-Auszahlungscockpit kam es in bestimmten Situationen zu falschen Fehlermeldungen (zB. ausgewählter Partner ist kein Eigentümer der EZ). Außerdem konnte eine vorhandene Bankverbindung nicht entfernt werden und nach dem Ändern eines Zahlungsempfängers wurden neben der richtigen GP-Nr. noch die zuvor gespeicherten Bezeichnungen von Namen/Adresse angezeigt. Die Ursachen für diese Fehler wurden gefunden und korrigiert. Das Bearbeiten der Liste sollte nun reibungslos funktionieren.
BAUAMT
Bauakt - Zeilenumbrüche der Vorhabensbezeichnung im Formularfeld ANMERKUNG
Bisher wurden Zeilenumbrüche der Bezeichnung eines Bauvorhabens nicht in Arbeitsdokumente übernommen. Wenn in dieser Bezeichnung die einzelnen Aspekte des Bauvorhabens untereinander aufgelistet waren, wurde das in Arbeitsdokumenten beim Formularfeld ANMERKUNG in laufenden Text ohne Zeilenumbrüche umgewandelt. Nun wird die Bezeichnung des Bauvorhabens so ins Arbeitsdokument übernommen, wie der Text im Feld "Vorhaben" eingetragen wurde, gegebenenfalls auch mit Zeilenumbrüchen.
