Newsletter GEORG

ALLGEMEIN

Information der Österr. Post

Q2/2019 Vorschreibung 

Damit wir unliebsame Überraschungen wie bei der Q4/2018 vermeiden wurden einige Maßnahmen auf Seiten der Österr. Post gesetzt. Nachrichtliche Sendungen werden in einem eigenen Kanal gesandt. Es kann daher bei Hybrid-Rückscheinen zu keiner Verzögerung durch eine Quartalsvorschreibung mehr kommen. Mit dem Portotarif PRIO sollten die Zustellungen bei einer Freigabe (23. bzw. 24.04) am 2. bzw. 3. Mai 2019 erfolgt sein. Bis zum Vorschreibungstermin wird auch die Möglichkeit der Umstellung von PRIO auf ECO vorhanden sein.   

Hybrid Rückschein - Strategisches Produkt

Der Hybrid Rückschein wird als strategisches Produkt der österreichischen Post die herkömmlichen Rückscheine (und maschinenfähigen Rückscheine) ablösen. Im Anhang ersehen Sie die Vorteile des Hybrid-Rückscheins. In Zukunft wird es auch die Möglichkeit der lokalen Versendung von Hybrid-Rückscheine geben. 

Aufgabe-Postamt - Faktura Portogebühren

Aufgrund einer Umstrukturierung der Österr. Post wird auf der Portorechnung nicht mehr "Vösendorf" als Aufgabepostamt angeführt sondern "Filiale 1423 Wien NPA" 

eAkt - Spaltenbreite im Reiter Inhalt

Die Spaltenbreite der Anzeige im Reiter Inhalt in den elektronischen Akten wurde optimiert. Jetzt stehen 90 Zeichen in der Spalte "Hierarchie" für die Anzeige der Dokumente und Verlinkungen zur Verfügung.

Allg. Akt - Neuer Aktentyp "DSGVO"

Im allg. Akt gibt es einen neuen Aktentyp "DSGVO". 

Neue Termintypen in allen Fallarten

Es gibt zwei neue Termintypen in allen Fallarten (Allg. Akt, Bauakt ...)

• DBTERM = Dienstbesprechung am
• DBFRIST = Dienstbesprechung Aufgabe

 

ABGABEN

Einheitswerte (Mitteilung gemäß § 194 (4) BAO) - Umstellung der Verarbeitung

• Hauptfeststellung - Lieferung

Seit einigen Tagen hat das BMF über FinanzOnline die Lieferung der Einheitswerte aufgrund der Hauptfeststellung wieder aufgenommen. In den nächsten Tagen werden die Lieferungen aufsteigend nach Einheitswert-Ausstellungsdatum vorgenommen. Aufgrund unserer Überprüfungen wurden auch die am 12.03.2019 übermittelten Einheitswerte nochmals geliefert. Die nochmalige Verarbeitung dieser Einheitswerte dürfte zu keinem Problem führen. In diesem Fall wird lediglich im Archiv ein weiterer Einheitswert abgelegt.

• • Einheitswerte für Pächter (Öffentliche Gelder gemäß $ 35 BewG)

Einheitswerte für Pächter müssen im Vertrag gesondert gekennzeichnet werden. Im Reiter "Abgabe" muss das Kennzeichen "Kein Besch.Adressat" gesetzt werden. In diesem Fall werden die Eigentümer der Liegenschaft nicht im Spruch des Bescheides angeführt.

• Änderung der Verarbeitung - Keine automatische Verarbeitung

Bisher wurden die Einheitswerte immer am Anfang eines Quartals auf FinanzOnline bereitgestellt. Für die Verarbeitung standen ungefähr 20 Tage bis zur Vorschreibung zur Verfügung. Ab der Hauptfeststellung werden Einheitswerte nicht mehr pro Quartal sondern häufiger geliefert. Dadurch kann es passieren, dass durch die automatische Verarbeitung im GeOrg die Aufrollung schon durchgeführt wird, auch wenn der Bescheid noch nicht produziert wurde. Daher haben wir das Einlesen der XML-Datei von der automatischen Verarbeitung getrennt. Im Gemeinde-Cockpit wird das Einlesen von neuen Einheitswerten angezeigt: "Noch nicht verarbeitete Einheitswerte: x". Mit Klick auf diese Zeile kommt man in eine neue Transaktion:

• • Verarbeitung der Einheitswerte (Vertragsänderungen)

Achtung: Die Verarbeitung der Einheitswerte darf nur durchgeführt werden, wenn

• • • sämtliche Grundsteuer-Verträge geprüft und aktiviert wurden (nach einer Migration) und
    • genug Zeit für die Bearbeitung bis zum Vorschreibungslauf vorhanden ist

Der Umfang der Verarbeitung kann eingegrenzt werden. So ist es möglich die Arbeit zu "portionieren". Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass die Einarbeitung chronologisch, mit dem ältesten Einheitswert-Bescheid-Datum beginnend, durchgeführt werden muss. Mit dem Simulationsmodus kann der Umfang der Eingrenzung bis auf Ebene der Daten geprüft werden. 

• • Einarbeitung auch bei inaktiven Verträgen

Bisher wurde bei einem inaktiven Vertrag die Einarbeitung der Einheitswerte nicht durchgeführt und mit einem Fehler gekennzeichnet. Jetzt erfolgt die Einarbeitung auch bei einem inaktiven Vertrag. Grund: Wenn mehrere Einheitswerte (Berichtigungen) zu einem Einheitswert-Aktenzeichen innerhalb einer Lieferung gekommen sind, konnte die Einarbeitung bei einem neuen Einheitswert-Aktenzeichen nicht durchgeführt werden. 

• • Fehlerhafte Einheitswerte

Wenn Einheitswerte aufgrund von fehlerhaften Daten in einem Vertrag (meistens falsche Zeitscheiben in der Bemessung) nicht automatisch eingearbeitet werden konnten, so kann diese Einarbeitung jetzt vom Kunden wieder gestartet werden, wenn die Fehler am Vertrag berichtigt wurden. Im Gemeinde-Cockpit wird so lange auf die Einarbeitung hingewiesen, bis die Einheitswerte (und die fehlerhaften Einheitswerte) eingearbeitet wurden.

• • Protokoll der Verarbeitung

Wie bisher finden Sie das Protokoll der Verarbeitung im Gemeinde-Cockpit wieder, bzw. wird sofort nach der Einarbeitung angezeigt. Entweder erfolgt die Abarbeitung über das Protokoll oder über den Arbeitsvorrat (RE80 - Objektübersicht -> Auswahl "Arbeitsvorrat" Benutzer: * ). 

• • Neues Layout Einheitswert im Archiv

Das Layout des archivierten Einheitswertes (Mitteilung gemäß § 194 (4) BAO)) im Archiv wurde an die Vorlage des BMF angepasst. Es werden jetzt auch die bewerteten Grundstücke aufgelistet.

• Automatische Verarbeitung

Sollte eine Gemeinde die automatische Verarbeitung bevorzugen, so können wir diese Verarbeitung auch wieder einstellen. Melden Sie sich diesbezüglich an der Hotline. Dies wird jedoch nur für kleine Organisationseinheiten empfohlen.

Lastschriftanzeige und Faktura - Andruck QR-Code für "Zahlen mit Code"

Immer mehr Zustellungen von Lastschriftanzeigen und Fakturen (Anordnungen) werden elektronisch zugestellt. Bei dieser Form der Zustellung bekommt der Kunde keinen SEPA-Zahlungsauftrag (keinen Zahlschein) mehr. Daher wird ab sofort ein QR-Code mit dem Hinweis "Zahlen mit Code" angedruckt. 

Belegdatum bei Daueranordnung

Bei Fakturen aus einer Daueranordnung wird jetzt das Belegdatum aus dem Einzelbeleg gezogen und nicht mehr aus der Daueranordnung.

Geschäftspartnerübersicht - Layout "Korrespondenzen"

Das Layout im Reiter "Korrespondenzen" in der Geschäftspartnerübersicht wurde optimiert. So wird der abweichende Korrespondenzempfänger an Stelle des Vertragspartners angezeigt. Der Status der Sendung wird nach Umstellung des Layouts wieder automatisch aktualisiert. Zusätzlich wird auch der Versandkanal angezeigt.

Anpassungen in den Bescheiden

Achtung: Nachdem sich mehrere Änderungen in den Bescheiden ergeben haben, bitten wir vor den Druck von Bescheiden eine Prüfung (Vorschau der Bescheide in der RE80) vorzunehmen! 

Bescheid - Spruch - Letzte Novelle FAG 2017 und BAO

In allen Bescheiden wurde im Spruch beim Verweis auf das FAG 2017 (104/2018) und BAO (106/2018) die letzte Gesetzes-Novelle angepasst. 

Endabrechnungsbescheid (Wasser/Kanal/Abfall)

Aufgrund eines Erkenntnisses des Stmk. Landesverwaltungsgerichtes wurde im Endabrechnungs-Bescheid vor der Auflistung der Akonto (Teilzahlungsbeträge) eingefügt:

• Vorläufige Festsetzung der zukünftigen Akontobeträge (Teilzahlungsbeträge) auf Basis dieser Endabrechnung gemäß § 200 (1) Bundesabgabenordnung - BAO in der Fassung BGBL.I Nr. 104/2018: 

Bescheid (Wasser/Kanal/Abfall)

In den Abgabenbescheiden (Festsetzungsbescheide gemäß § 198 BAO) wurde folgende Passage eingefügt, jedoch nur wenn ein Akonto angedruckt wird:

• Das Akonto (Teilzahlungsbetrag) wird gemäß § 200 (1) Bundesabgabenordnung - BAO in der Fassung BGBl.I Nr. 104/2018 vorläufig festgesetzt. Die endgültige Festsetzung erfolgt nach der Verbrauchsermittlung mittels Endabrechnungsbescheid.

Szbg. - Änderung Verweis Gesetz

In den Bescheiden wird jetzt der Verweis auf das Salzburger Benützungsgebührengesetz angedruckt. 

Stmk. - Rechtsbehelfshinweis

In der Steiermark wurde der Rechtsbehelfshinweis wie folgt ergänzt:

• Gegen diese Zahlungsaufforderung (Lastschriftanzeige) steht Ihnen ….

Bgld - Starebekämpfung

Auf der Lastschrift wird jetzt die Anzahl der Hektar Weingartenfläche und der Hektarwert angedruckt. "Basis p.a.: xx Hektar x Satz"

Änderung der Bezeichnung des Hauptvorgangs 1020 (ASZ Abfallgebühren à ASZ Leistungen)

Da unter dem Hauptvorgang 1020 nicht nur Gebühren sondern auch andere/sonstige Leistungen verrechnet werden, wurde die Bezeichnung dieses Hauptvorgangs von ASZ Abfallgebühren auf ASZ Leistungen umgestellt. Es ändert sich neben der Hauptvorgangsbezeichnung die Bezeichnungen der entsprechenden Vertragsgegenstände und der Andruck am Formular.

Versand-Cockpit - c/o mitaufnehmen

Bei einer Organisation (und nicht natürliche Person) wird das Feld c/o jetzt auch in das Versand-Cockpit übernommen. Nachdem nur zwei Zeilen für den Empfänger bereitstehen, wird das Feld c/o, soweit aus Platzgründen möglich, zum Empfängername angefügt.

Mobile Aufträge - Eichliste in WFM bereitstellen

Die zu exportierenden Zähler können jetzt nach „Baujahr von / bis“, „Kennzeichen Tarif Code“ und nach „Hauptzähler / Subzähler“ gefiltert werden. Das Suchergebnis wird in Tabellenform dargestellt. Es können die markierten Zeilen oder alle Zeilen exportiert werden. Nach dem Export wird der WFM-Status in jeder exportierten Zeile vermerkt und mittels Ampelsystem angezeigt. Des Weiteren gibt es jetzt auch die Möglichkeit, die exportierten Zähler im KOI.WFM entsprechend dem „Kennzeichen Tarif Code“ in unterschiedliche Abteilungen aufzuteilen. Das Aufteilen auf verschiedene Abteilungen ist dann von Nutzen, wenn die Zählerwechsel von mehreren Teams oder Organisationen durchgeführt werden (z.B. gebietsweise Trennung bei Wasserverbänden, externe Dienstleister, etc.).

 

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NÜTZLICHE TIPPS

Erklärung der Möglichkeiten im Outputmanagement (Versand)

Erklärung

• Standard-Brief

Der Standardbrief wird in einem A5-Kuvert mit der Aufschrift „Sendung mit amtlichen Inhalt“ erzeugt. In einer Sendung können bis zu 15 Blatt Papier (30 Seiten) enthalten sein. Umfangreichere Sendungen werden automatisch aufgeteilt (Deckblatt erzeugt Druckerei). Der Standard-Brief wird mit dem Portotarif: PRIO angelegt. Im Versand-Cockpit kann der Tarif auf ECO umgestellt werden.

• MessageProfil

Steuerung des Versandes. Hinter diesem Profil liegt die Zustellform oder ein ganzes Set an Zustellungsmöglichkeiten die hintereinander durchlaufen werden

• LetterLink

Der Empfänger erhält über seinen E-Mail-Account eine E-Mail mit einem Link. Mit diesem Link können die Dokumente von einem zentralen Server heruntergeladen werden

• XML

Eine Datei die eine elektronische Verarbeitung von hierarchischen aufbereiteten Information ermöglicht

• E-Brief

Elektronischer Postkasten der Österr. Post AG. Im Unterschied zu einem elektronischen Zustelldienst können in diesem elektronischen Postkasten können auch Einlieferungen von Privaten (Firmen/natürliche Personen) erfolgen.

• Elektronische Zustelldienste (Zustellungen nur für Behörden möglich)

Gemäß § 30 Abs. 3 Zustellgesetz - ZustG,    sind folgende Zustelldienste für die elektronische Zustellung von behördlichen Schriftstücken zugelassen:

 

Transaktion: BP                Geschäftspartner bearbeiten

Daten zur Kommunikation:

Standardkomm.art:

• E-Mail

In diesem Fall muss eine E-Mail Adresse hinterlegt werden. Der Versand erfolgt über LetterLink

• XML und E-Mail

In diesem Fall wird neben einem PDF im Versand auch eine XML erstellt. Der Empfänger kann diese Datei für die Weiterverarbeitung verwenden (z.B. strukturierter Bescheid). Mit dem Geschäftspartner muss diese Übermittlungsform jedoch im Vorfeld kommuniziert werden

• elektronisch

Sollte vor allem bei natürlichen Personen gesetzt werden. Mit diesem Kennzeichen erfolgt die Zustellung ausschließlich elektronisch.

 

Transaktion: /cuerp/vsm_cockpit           Versandcockpit

Es gibt ein Layout in der Übersicht der Sendungen. Dieses Layout „Standard Summen“ gibt eine schöne Auflistung Ihrer Sendungen.

Messageprofile

• letterlink

Zustellung ausschließlich über LetterLink

• elektronisch

Zustellung erfolgt

Reihenfolge der Zustellung:

• • Elektronische Zustellung über elektronischen Zustelldienst
  • E-Brief oder E-Box
  • LetterLink

• lokal

Lokaler Druck. Notwendig, wenn zB Partei ist vor Ort. Beispiel: Hundeanmeldung. Bescheid wird sofort ausgefolgt

• nachweislich

Unter nachweislichem Versand wird der Behördenbrief verstanden.

Reihenfolge der Zustellung:

• • Elektronische Zustellung über elektronischen Zustelldienst
  • Druck von Hybrid Rückschein (RSa/RSb)

• standard

Die meisten Sendungen werden mit diesem Profil in das Versand-Cokpit übernommen.

Reihenfolge der Zustellung:

• • Elektronische Zustellung über elektronischen Zustelldienst
  • E-Brief
  • Druck in der Druckerstraße – Standard-Brief

 

Status

Der Status kann sich während einer Zustellung verändern. Der letzte Status ist „Finished“.

• Cancel (Storniert)

Diese Sendung wurde schon vor der Freigabe „storniert“, sie kam daher nicht in den Versand

• Finished (Abeschlossen)

Abgeschlossene Sendung/Durchgeführte Zustellung

• Local (Lokal gedruckt)

Sendung wurde lokal gedruckt

• ToPoll (Freigegeben)

Sendung wurde zur Post angeliefert, ist jedoch noch nicht zugestellt bzw. es wurde kein finaler Status rückgemeldet

• ToSend (Zum Senden bereit)

Sendung wartet auf die Freigabe oder auf einen lokalen Druck

• Error (Fehlerhaft)

Diese Sendung konnte nicht zugestellt werden. Meistens liegt es an fehlenden Adressdaten. Bei einer nachrichtlichen Sendung kann jedoch ein Zustellhindernis mit einem Error gemeldet werden. In diesem Fall erhält der Absender die Sendung mit einem Vermerk zurück. Im Reiter „Zustellinformationen“ stehen Details zum Problem.

• ErrorResolved

Dieser Status wird mit dem Button „Fehler als gelöst markieren“ gesetzt.   

• InResearch (In Nachforschung)

Dieser Status wird durch CU gesetzt. Der Fehler wird an die Post für die Ermittlung des Problems weitergegeben und wartet auf eine Rückmeldung.

• Consolidated

Diese Sendung wurde schon vor dem Versand konsolidiert, d.h. mit einer anderen Sendung zusammengefügt.

• Exportiert

Die Sendungen wurden exportiert und wahrscheinlich lokal gedruckt.

 

Versandkanal

Bei einer durchgeführten Zustellung kann über den Versandkanal erkannt werden, wie diese Zustellung erfolgte:

• elektronisch

Hier bekommen wir von der Post nur den Versandkanal „elektronisch“ zurück und keinen speziellen wie „LetterLink“ oder „E-Brief“.

• letterlink

Die Zustellung erfolgte über einen LetterLink

• E-Brief

Empfänger hat sich beim E-Brief angemeldet und erhält seine Sendung in den elektronischen Postkasten

• postalisch

Zustellung über Standard-Post-Brief. Versand eines Standard-Briefes oder eines Hybrid RS (je nach Messageprofile)

• bzd

Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst (Behördliche Zustellung)