ALLGEMEIN
Heimarbeit/Telearbeitsplätze - Zugang Citrix
Auch aufgrund unserer Aussendung verzeichnen wir eine starke Nachfrage nach einer Hilfestellung für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Unsere Techniker sind bestrebt alle Anfragen abzuarbeiten. Planen Sie die Einrichtung, melden Sie sich bitte umgehend mittels Online-Ticket (Anführung der Kontaktdaten incl. Handynummer), damit die Umsetzung entsprechend organisiert werden kann.
Absage "Evolution findet Stadt" - Neuerungen
Aufgrund der derzeitigen Covid-19-Krise wurde die Veranstaltung "Evolution findet Stadt" abgesagt. Die Neuerungen können daher nicht wie geplant präsentiert werden. Die neuen Möglichkeiten (Lokaler Druck Hybrid-RS, Automatischer Posteingang aus USP, Rechnungskontrolle Postausgang) werden wir bei Verfügbarkeit im Newsletter bekanntgeben.
USP - Mein Postfach - Automatische Abholung/Manuelle Abholung
Am 04.03.2020 haben wir per E-Mail Aussendung Informationen und ein Handbuch zum elektronische Postfach „MeinPostkorb“ des Unternehmensserviceportals ausgesendet. Bei GeOrg Kunden, die das Modul „Allgemeiner Akt – Posteingangsbuch“ nutzen, können behördliche Schriftstücke (inkl. nachweisliche Sendungen) automatisch aus „MeinPostkorb“ abgeholt und über ein Webservice in das GeOrg Posteingangsbuch importiert werden.
Hierfür muss unter anderem in „MeinPostkorb“ die automatische Abholung von Sendungen aktiviert werden. Es ist zu beachten, dass ab dem Zeitpunkt der Aktivierung der automatische Abholung keine E-Mail Benachrichtigung mehr erfolgt, wenn eine neue Sendung in „MeinPostkorb“ bereit liegt! Wir bereiten gerade die technische Einrichtung des Service zur automatischen Abholung der Sendungen vor, das Service ist aktuell jedoch noch nicht aktiv! Wir informieren, ab wann Sendungen tatsächlich aus „meinPostkorb“ abgeholt und in das Posteingangsbuch implementiert werden. Bis dahin muss selbständig und regelmäßig im Unternehmensserviceportal „Mein Postkorb“ auf neue Sendungen überprüft und manuell bearbeitet (heruntergeladen) werden. In Anbetracht der derzeitigen Situation (Covid-19) rechnen wir damit, dass wir Ihnen dieses Service mit Mitte Mai zur Verfügung stellen können.
In diesem Zusammenhang kontaktieren wir viele Gemeinden und stellen fest, dass viele Gemeinden kein Posteingangsbuch einsetzen. Gerade in Zeiten von Telearbeitsplätzen/Heimarbeit ist es ein Gebot der Stunde diese Möglichkeit der digitalen Verteilung von Aufgaben zu nutzen. Aufgrund unserer Erfahrungen bitten wir jedoch vor der Nutzung des Posteingangsbuches eine Organisationsberatung mit uns durchzuführen.Für die Einführung vom Posteingangsbuch steht ein eigens geschultes Team für die Beratung zur Verfügung. Beim Start können mit dieser Erstberatung/Einstellungen grobe Fehler beim Einführen digitaler Prozesse vermieden werden.
Verlautbarung Wartungsfenster
Das BEV meldet uns folgendes Wartungsfenster: Samstag, 21.03.2020 von 07:00 Uhr bis Sonntag, 22.03.2020 ca. 20:00 Uhr - Keine Grundbuchsabfragen möglich.
BUCHHALTUNG
Saldenanzeige und Einzelpostenliste - Belegdetails
In den Transaktionen Saldenanzeige (FAGLB03) und Einzelpostenliste Sachkonten neu (FAGLL03) kann ab sofort mit einem Doppelklick auf die Belegnummer in die Belegdetails abgesprungen werden.
Anlagenbuchhaltung - Neues Handbuch
Das Handbuch für die Anlagenbuchhaltung wurde aktualisiert. Das Handbuch kann unter eLearning - Handbücher - Buchhaltung - Anlagenbuchhaltung abgerufen werden. Hier der Link zum Dokument.
ABGABEN
Maßnahme COVID-19
Vorschreibung „Kinderbetreuung“ "Musikschule"
Die Jobs der Fakturierungsläufe für die Vertragsart „Kinderbetreuung“ wurde aufgrund von vielen Anfragen am 18.03. ausgeplant. Aufgrund der heutigen vorläufigen Information wurden diese Fakturierungsläufe wieder eingeplant. Nach unseren vorläufigen Informationen sollen die Beiträge weiter vorgeschrieben werden und nach einem Ersatz an die Gemeinden wieder den Eltern gutgeschrieben werden. Derzeit fehlt die Rechtsgrundlage die Beiträge nicht vorzuschreiben.
Sollte Sie für Ihre Gemeinde eine andere Vorgangsweise wählen, zB aliquote Verrechnungen bis 15.03., so melden Sie sich bei uns mit einem Online-Ticket.Wir nehmen an, dass es zumindest bundesländerspezifische Vorgaben geben wird. Sollten Sie abweichend dieser Vorgaben eine Änderung benötigen, melden Sie sich bei uns. Die individuelle Unterstützung werden wir nach tatsächlichem Aufwand zur Verrechnung bringen.
Wenn Sie aufgrund von Anwesenheits-Aufzeichnungen individuelle (für einzelne Kinder) aliquote Verrechnungen durchführen möchten, so müssen Sie in den betroffenen Verträgen manuell die Konditionen abgrenzen und buchen.
Aussetzung des „Mahnlaufes 10.04.“
Wir werden generell den Mahnlauf zum 10.04. aussetzen. Der nächste Mahnlauf findet (nach derzeitiger Einschätzung der Lage) am 10.05. statt. Sind Sie mit dieser generellen Vorgangsweise nicht einverstanden – bitte bei uns melden.
Aussetzung der „Korrespondenzmahnung 01.04.“
Die Korrespondenzmahnungen (Kommunalsteuer, TI-Beiträge) zum 01.04. werden ausgesetzt. Der nächste Mahnlauf findet (nach derzeitiger Einschätzung der Lage) am 01.05.statt. Sind Sie mit dieser generellen Vorgangsweise nicht einverstanden – bitte bei uns melden.
Verbrauchsermittlung und Vorschreibung Q2/2020
Die Verbrauchsermittlung über zaehlerstand.at, (Zusendung der Ablesekarten) wurde durchgeführt und die Vorschreibungen für Q2/2020 werden planmäßig durchgeführt.
Umbenennung Teilvorgang
Der Teilvorgang "Bastelbeitrag" wurde auf "Lern- und Arbeitsmittel" umbenannt.
BAUAMT
Melde- und Versorgungsverpflichtung - Neue Versorgungsart
Im Modul "Melde- und Versorgungsverpflichtung" wurde eine neue Versorgungsart "Heizungsanlagen-Betreuer" eingeführt. Damit kann die Verwaltung der "Kehrgebiete/bezirke" durchgeführt werden. Jene Liegenschaften die sich für einen anderen Rauchfangkehrer entschieden haben, können auch verwaltet werden.
Stmk - Vorlagen Bauakt
Die Überarbeitung der Vorlagen aufgrund der Novelle zur Stmk. Bauordnung wurde abgeschlossen. Zusätzlich zu den überarbeiteten Bauamts-Dokumenten steht nun als weitere Dokumenten-Vorlage das Gebühren-Excel-STMK im Allgemeinen Akt und im Bauakt zur Verfügung. In diesem sind die aktuellen TPs lt. Stmk. Gemeinde-Verwaltungsabgabenverordnung 2012 sowie Tarife von Bundesgebühren lt. Gebührengesetz eingepflegt. Dadurch kann man Gebühren von Verwaltungsvorgängen in einem Dokument im E-Akt berechnen/sammeln und diese bei Erstellung des Bescheides einfach in die Annahmeanordnung (FKKORD1) kopieren.
NÜTZLICHER HINWEIS
Rechtskonforme Abwicklung - Hausbesitzabgaben
Wie wichtig die rechtskonforme Abwicklung von Hausbesitzabgaben (dingliches Recht) ist, zeigt sich in diesen Tagen.
- Keine Vorschreibung an Wohnungsmieter
Die Möglichkeit einer zwangsweisen Eintreibung von offenen Forderungen bei Mietern ist nicht gegeben. Aufgrund der derzeitigen Krisensituation werden Mieter um Reduktion/Aussetzung der Forderungen ansuchen.
- Verordnungen
Immer wieder stellen wir fest, dass nicht nach den geltenden Verordnungen gearbeitet/vorgeschrieben wird. Zum Beispiel werden Abfallbehälterarten eingesetzt, die keine Grundlagen in den Verordnungen haben.
- Bescheide
Vor Kurzem hatten wir einen Fall, wo eine Gemeinde um einen hohen Geldbetrag "umgefallen" ist, weil ein Bescheid nicht richtig ausgestellt wurde. Wir möchten festhalten: Wir sind nicht für den Inhalt der Bescheide verantwortlich. Diese Verantwortung liegt ausschließlich bei der bescheidausstellenden Behörde. Es mehren sich auch die Fälle vor den Landes-Verwaltungsgerichten. In vielen Fällen geht es um die richtige Bescheidausstellung aufgrund der geltenden Verordnungen. Trotz geltender Konstrukte, wie Rechtsbehelfshinweise, wird man an einer ordnungsgemässen Bescheiderstellung nicht herumkommen. Im GeOrg bieten wir alle Bedingungen für eine rasche und rechtskonforme Erstellung der Bescheide.
- Wechsel Liegenschaftseigentümer
Wenn eine gesamte Liegenschaft verkauft wird, so kann sofort ein Vertragspartnerwechsel durchgeführt werden. Auch bei der Grundsteuer braucht man nicht auf einen neuen Einheitswert des Finanzamtes warten. In diesen Fällen muss auch kein neuer (Dauer)-Bescheid ausgestellt werden. Der Bescheid an den Rechtsvorgänger gilt auch für den Rechtsnachfolger. Siehe Link auf Newsletter 2018/KW43. Bescheide sind immer dann auszustellen, wenn sich Bemessungsgrundlagen bzw. der Jahresbetrag ändert. Bei hoheitlicher Verrechnung braucht auch keine Zwischenabrechnung vorgenommen werden! Jener Liegenschaftseigentümer zum Zeitpunkt der Endabrechnung schuldet auch für den Verbrauch des Rechtsvorgängers (daher gibt es ja die Möglichkeit der Einhebung von Teilzahlungsbeträgen).
