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ALLGEMEIN

Gemeinde-Cockpit -  Status Versand-Cockpit "Zum Senden bereit" und "Fehlerhaft"

Im Gemeinde-Cockpit werden nun für alle Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen jeweils tagesaktuell zwei Einträge angezeigt, wie viele Sendungen für den Benutzer "Zum Senden bereit" sind oder nach nicht-erfolgreichem Versand als "Fehlerhaft" gekennzeichnet wurden. Durch Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag kann man auch gleich in die Übersichtsliste des Versandcockpits abspringen, um die Sendungen zu bearbeiten. In der Übersichtsliste hat man alle Möglichkeiten, die man auch durch den üblichen Einstieg ins Versandcockpit hätte.

Bei Sendungen mit Status "Zum Senden bereit" können also Sendungsdaten geändert werden und die Freigabe oder die Stornierung der Sendungen durchgeführt werden.

Bei Sendungen mit Status "Fehlerhaft" kann der Fehlergrund eingesehen werden (Reiter Status/Zustellinformationen), und ggf. in die Fachtransaktion abgesprungen werden um zB. die Empfänger-Informationen zu überarbeiten, und es kann ein Wiederholungsdruck für einen erneuten Zustellversuch angestoßen werden. Außerdem kann man hier den "Fehler als gelöst markieren", wodurch er auch aus der Liste der "fehlerhaften" Sendungen entfernt wird.

Mit der Einführung dieser Anzeige im Gemeinde-Cockpit werden hier alle Sendungen seit dem Beginn der Nutzung des GeOrg angezeigt, die aktuell (noch) den Status "Zum Senden bereit" oder "Fehlerhaft" haben. Das können also auch Sendungen sein, die schon einige Zeit zurückliegen. Somit könnte zunächst eine größere Menge an fehlerhaften oder freizugebenden Sendungen aus der Vergangenheit wieder in den Fokus der Aufmerksamkeit rücken. Um diese Anzeige im Gemeinde-Cockpit in der täglichen Arbeit als unterstützendes Werkzeug nutzen zu können, empfehlen wir, die angezeigten Listen zu bereinigen.

Bereinigung der Liste

Bei Sendungen mit Status "Zum Senden bereit" sollte also geprüft werden, ob diese noch aktuell sind. Sind die Sendungen noch aktuell, gibt sie der zuständige Benutzer frei. Falls hier ältere Sendungen auftauchen, wo ein Versand nicht mehr zielführend ist, sollten diese Sendungen vom zuständigen Benutzer storniert werden.

Sendungen mit Status "Fehlerhaft" bekommt man nur aus der Anzeige, wenn man den "Fehler als gelöst markiert". Bevor man diesen Button klickt, sollte man prüfen

• ob "nur" eine hinterlegte nachweisliche Sendung nicht behoben / E-Brief nicht geöffnet wurde (gilt beides als zugestellt) oder
• ob schon in der Vergangenheit ein erneuter Versand durchgeführt wurde
  • Wenn das der Fall ist: Fehler als gelöst markieren
  • Wenn die Sendung nicht als zugestellt gilt bzw. noch kein erneuter Versand durchgeführt wurde, sollte man prüfen, ob ein erneuter Versand noch sinnvoll wäre.
    • Ist dieser noch sinnvoll, so führt man diesen durch, und klickt bei der ursprünglichen fehlerhaften Sendung auf "Fehler als gelöst markieren".
    • Wenn ein erneuter Versand nicht mehr sinnvoll ist: "Fehler als gelöst markieren"

Wenn man einen Fehler als gelöst markiert, sollte man (wie beim Stornieren) immer eine Anmerkung eintragen (zB.: "hinterlegte Sendung nicht behoben = zugestellt"; oder: "Adresse korrigiert und erneut versendet"; oder: "nicht mehr aktuell" ...). 

In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass bei Vorliegen von Dokumenten (zB.: hinterlegte Sendung nicht behoben) diese zu einem Versand archiviert werden können.

eAkt - Export aus einem Akt

Auf dem elektronischen Schreibtisch gibt es neu den Button eAkt Export. Mit diesem können elektronische Akte aus GeOrg heraus exportiert werden, um sie zB. anderen Behörden oder Mandataren, die keinen Zugang zum elektronischen Schreibtisch des GeOrg haben, zur Verfügung stellen zu können.

Exportiert werden die archivierten und versandbereiten Dokumente des Akts, sowie die Informationen aus den Grunddaten. Zusätzlich wird bei jedem Export-Vorgang eine Datei Uebersicht.html erzeugt. Mit dieser können die exportierten Inhalte über einen Browser (zB. Edge, Chrome) übersichtlich angezeigt werden.

Der Export kann in das Share-Verzeichnis im GeOrg oder in ein lokales Verzeichnis erfolgen. Dabei können zusätzlich die Struktur des exportierten Akts bzw. dessen Referenzakte (unter Berücksichtigung der Zugriffs-Rechte des ausführenden Benutzers) exportiert werden. Sämtliche Export-Vorgänge werden im jeweiligen exportierten Akt im Protokoll eingetragen.

Eine genaue Beschreibung der neuen Funktionen finden Sie in der Kurzanleitung eAkt Export -> e-Learing - Handbücher - e-Akt - "Kurzanleitung eAkt Export"

eAkt - Export Protokoll

Zusätzlich zur Protokollierung der Exportvorgänge direkt im jeweiligen Akt gibt es im Menü Leitung > Postausgang die Transaktion eAkt Export Protokoll, in welcher Bürgermeister, Amtsleiter und Gemeinde-Administratoren gesammelt überblicken können, bei welchen Akten wann von welchen Benutzern ein Export durchgeführt wurde, und welche Inhalte (inkl. Dokumente und Referenzakte) dabei exportiert wurden. Damit kann ein eventueller Missbrauch bei einer Datenweitergabe erkannt werden.

eAkt - Indiv.Daten - Feld Zahlen - Negativer Wert

In den Zahlen-Feldern der individuellen Daten können nun auch negative Zahlen eingetragen werden. Das Minus-Zeichen wird dabei am Ende eingetragen. (zB. 123,45- oder 6-). Über den Layout-Button kann die Zahlen-Spalte auch summiert werden.

 

ABGABEN

Gemeinde-Cockpit -  Ampel Regelbetrieb

Im Gemeinde-Cockpit wird jetzt der Status des Regelbetriebes (automatische Vertragsbuchung, automatischer Mahnlauf und automatisches Korrespondenzmahnen) mittels jeweiliger Ampel für den Buchungskreis angezeigt. Hier zur Kurzanleitung. Mit dieser Info werden sich viele Support-Anfragen erübrigen. 

Änderungen in den Standard-Bescheiden 

Wir wurden von einer Gemeinde auf einige notwendige Änderungen hingewiesen, die eine Verbesserung der Rechtssicherheit mit sich bringen:

• Für alle Bundesländer - Grundsteuer: Hinweis auf den Beschluss des Gemeinderates über die Festsetzung der Hebesätze. Hinweis zu Rechtsnachfolge im Besitz.
• Stmk - Abfall und Kanal: Gesetzesverweise und Link bezüglich Gemeindeverordnung auf Homepage
• NÖ - Wasser: Bezeichnung des Bescheides: Wasser-Bereitstellung statt Bezugsgebühr

In diesem Zusammenhang bitten wir wieder um Kontrolle, mittels Druckansicht aus dem Immobilienvertrag (RE80), vor Ausstellung der Bescheide.

NÖ - Bauabgabe - Neue Kondition "Standortabgabe"

Für Niederösterreichische Gemeinden gibt es für die Fakturierung einer Standortabgabe gem. § 20 (9) NÖ ROG 2014 in den Immobilienverträgen auf der Vertragsart Bauabgabe die Kondition BAB - Standortabgabe. Als Bemessung wird die Berechnungsfläche eingetragen. Der vorgeschriebene Betrag wird in der Kondition mit Vorschrift "Festbetrag" erfasst. Der zugehörige Bescheid wird (wie zB. bei Kanalanschlussverfahren) in einem Sonstigen Verfahren (elektronischer Akt) erstellt.

 

POS-BARKASSE

Übernahme von Informationen zu Kredit/Bankomatkassen

Ihre GeOrg POS-Kasse erkennt nun im Falle von Kartenzahlungen zusätzlich um welche Karte es sich handelt. So kann zum Beispiel eine Unterscheidung zwischen Bankomat- und Mastercard vorgenommen werden. Dies hat einerseits den Vorteil, dass Sie im POS-Kassen-Cockpit nach den einzelnen Kartenarten auswerten können und andererseits auch die bekannten Summenumbuchungen auf den Sachkonten je Kartenart erfolgen. Eine tolle Verbesserung, die unseren Kunden vor allem "Nachforschungs- und Kontrollarbeiten" erleichtert.