BUCHHALTUNG
Handbuch zum RA 2021
Das Handbuch zum Rechnungsabschluss 2021 steht in der Webacademy → Dokumente - Finanz/Haushalt → HB Rechnungsabschluss,pdf zur Verfügung.
Strukturierte e-Rechnungen der Comm-Unity
Wie im Newsletter 2021KW11 bereits beschrieben, besteht die Möglichkeit ein SEPA-Einzugsverfahren bei allen Geschäftsbeziehungen zwischen Organisationseinheit (Gemeinde, Stadt, Verband, Sonstige) hinterlegen zu lassen. Wenn dies gewünscht, aber noch nicht erfolgt ist, bitten wir Sie um Aufgabe eines Online-Tickets unter „Vertrieb/Verrechnung“. Gerne schicken wir Ihnen dann umgehend ein Formular für das SEPA-Einzugsverfahren zu.
In letzter Zeit ist es vermehrt vorgekommen, dass Rechnungen von uns als Comm-Unity eingezogen und gleichzeitig von der Gemeinde/der Stadt/des Verbandes überwiesen wurde. Um hier unnötigen Mehraufwand auf beiden Seiten zu verhindern, empfiehlt es sich direkt am Geschäftspartner eine allgemein gültige Zahlsperre zu setzen. Damit muss nicht bei jeder Rechnung darauf geachtet werden, dass die Zahlsperre gesetzt wird.
ABGABEN
Geschäftspartner - Bereinigung abweichende Adressen
Mit der neuen Transaktion
- Bereinigung abweichende Adresse GP /cuerp/BP_ADDR_CLUP
- im Menü unter Leitung → Abgabenbuchhaltungsleitung → Stammdaten
können abweichende Adressen auf den Geschäftspartnern, welche zum Ausführungszeitpunkt in den Immobilienverträgen, Vertragskonten und -gegenständen aktiv (und nicht historisch) verknüpft sind, bereinigt werden.
Vielfach wurden abweichende Adressen auch im Migrationsverfahren aus dem Vorsystem übernommen. Mit dieser Transaktion kann nun eine Bereinigung der Daten erfolgen.
In der Übersicht werden alle Geschäftspartner mit der abweichenden Adresse und der XXDEFAULT-Adresse dargestellt. Mit einem Doppelklick auf die Zeile (ganz links) können die betroffenen Immobilienverträge, Vertragskonten und -gegenstände eingeblendet werden. Es besteht nun die Möglichkeit in den Spalten "GeschPartner", "VertrKonto", "VertrGegst" auf die jeweilige Verwaltung abzuspringen um nähere Informationen zum betroffenen Datensatz aufzurufen.
Einer falschen Bedienung vorzubeugen haben wir diese Transaktion zur Rolle "Einnahmen-Hauptbuchhalter" hinzugefügt. Die Korrektur kann automatisch durchgeführt werden. Dazu markieren Sie ein oder mehrere Zeilen und Button "Ersetzen durch Standardadresse". Daraufhin wird die Verknüpfung in den Verträgen, Vertragskonten und -gegenstände durch die Standardadresse ersetzt und danach versucht diese abweichende Adresse am Geschäftspartner zu löschen. Die erfolgreiche Durchführung wird Ihnen mittels Ampelsystem angezeigt. Sollte die abweichende Adresse am Geschäftspartner nicht gelöscht werden können, so ist diese Adresse noch in Verknüpfungen vorhanden. In den meisten Fällen handelt es sich um Verknüpfungen bei historischen Datensätze. Dort haben Sie keine Auswirkungen mehr. Die Ampel bleibt in diesem Fall auf dem Geschäftspartner auf rot.
In diesem Zusammenhang möchten wir Sie wieder auf die wichtigsten Punkte in der Verwaltung von Geschäftspartnern hinweisen.
- Abweichende Adressen sollten lediglich bei Geschäftspartnern (Organisationen) zum Einsatz kommen, wo eine Abteilungsstruktur abgebildet werden muss. Bei natürlichen Personen mit Hauptwohnsitz in Österreich gibt es keinen Grund abweichende Adresse am Geschäftspartner zu pflegen. Jeder muss Sendungen auf seinem Hauptwohnsitz entgegennehmen können.
- Zustellbevollmächtigte sind als Vertragspartner zu pflegen und nicht in den abweichenden Adressen unter C/O bei einem anderen Geschäftspartner (Eigentümer). Die Eigentümer werden sowieso im Bescheid als Bescheidadressaten angeführt; im GeOrg ist es demnach nicht mehr notwendig, den Eigentümer im Adressfeld anzuführen!. Der Zustellbevollmächtigte, gemäß § 81 (2) BAO bzw. § 9 ZuStG ist als Vertragspartner zu führen. Beispiel: Tochter wohnt in Wien, die Mutter möchte bezahlen. Die Mutter ist als Vertragspartner zu führen! Eine Zustellvollmacht ist einzufordern. In der Webacademy haben wir ein Muster einer Zustellvollmacht hinterlegt.
- Bankverbindungen dürfen nur beim dazugehörigen Geschäftspartner verwaltet werden und dürfen NIEMALS bei einem anderen Geschäftspartner eingetragen werden.
- In den abweichenden Korrespondenzempfängern (auf dem Vertragskonto) sind keine Zustellbevollmächtigten sondern lediglich Verwalter einzutragen. Beispiele: Notar bei Verlassenschaften oder Liegenschaftsverwalter bei WEG's
Hilfreiche Informationen haben wir in unserer Kundenzeitschrift 2021 verlautbart. Hier der Link zu diesem Artikel "Sicher im Recht".
Bescheide - Änderungen
Es wurden wieder einige Bescheide im Standard angepasst. Wir bitten daher immer vor der Erstellung von Bescheiden (vor allem vor dem Auftrag eines Massenbescheiddruckes) die Bescheide in der Druckvorschau inhaltlich zu prüfen und eventuelle Probleme zu melden. Geändert wurden:
- Kombinierter Müll-EA Bescheid
- EA Bescheid (Kärnten)
POS-BARKASSE
POS-Kassen mit Registrierkassenpflicht
Wir möchten Sie daran erinnern, dass für alle registrierkassenpflichtigen POS-Kassen der Jahresbeleg 2021 bis 15.02. erstellt und an das Finanzamt übermittelt werden muss. Bitte beachten Sie diese Frist, denn eine Prüfung nach dem 15.2. könnte als Finanzordnungswidrigkeit ausgelegt werden. Bitte gehen sie dazu wie in der Anleitung beschrieben vor.
