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GP - Anlage/Abgleich ZMR/LMR 

Mit dieser neuen Transaktion "Geschäftspartner - Anlage/Abgleich ZMR/LMR" (/cuerp/BP_ZMR_BULKCR) welche im Menüpunkt "System" angeboten wird, kann jeder Benutzer ZMR/LMR-Personen zu den vorhandenen Geschäftspartnern prüfen. Wenn eine Person noch nicht im GeOrg vorhanden ist, wird diese automatisch im GeOrg angelegt.  

eAkt - Serienbriefe erstellen 

Eine wesentliche Erweiterung der Möglichkeiten wurde mit dem neuen Modul "eAkt - Serienbrieffunktion" umgesetzt.  

Ausgangssituation

Im elektronischen Akt (eAkt) werden sämtliche Eingangsdokumente, die darauf erfolgte interne Verarbeitung und die ausgehenden Dokumente (Sendungen) mit entsprechender Freigabe revisionssicher archiviert. Bei jeder ausgehenden Sendung wird hinterlegt:

• welches Dokument und
• welche dazugehörige(n) Beilage(n)
• an welche Empfänger
• mit welchem Message-Profil (Standardsendung, Behördenbrief (nachrichtlich))
• auf welchem Empfangskanal (Postsendung oder elektronische Zustellung)

Es gibt die Möglichkeit ein Dokument an viele Empfänger zuzustellen. Der Inhalt des Dokumentes ist jedoch bei allen Empfängern gleich.

Serienbriefe unterscheiden sich jedoch im Inhalt eines Dokumentes. Jeder Empfänger erhält ein Dokument mit individuellem Dateninhalt.

Mit hohem Aufwand können diese Art von Sendungen auch im eAkt abgewickelt werden. Mit diesem neuen Modul wird der Aufwand auf ein Minimum reduziert.

Nutzen der neuen Funktionen

Mit diesem Erweiterungsmodul können die Vorzüge einer elektronischen Aktenführung auch bei einem Serienbrief genutzt werden. Die Vorteile in der Dokumentation (diese Dokumentation hält auch vor Gericht!) und bei der Sendungsabfertigung bleiben erhalten. Zusätzlich reduziert dieses Zusatzmodul manuellen Arbeitsaufwand und schont bei einer elektronischen Zustellung Ressourcen (Druck, Kuvertierung).

Voraussetzung: Das Basismodul "Allgemeiner Akt" muss vorhanden sein.

Beispiele

• Widmungsverfahren - Rückwidmungen
  • Eigentümer von Grundstücken werden von der Rückwidmung im Zuge einer FWP-Revision informiert. In diesem Schreiben sind die betroffenen Grundstücke angeführt. Die Zustellung muss mittels Behördenbrief (nachrichtlich = RSb) erfolgen.
• Auszahlung Jagdpacht:
  • Die betroffenen Eigentümer (Haupteigentümer) werden über die Auszahlung der Jagdpacht informiert und gebeten Ihre Bankverbindung für die Überweisung bekanntzugeben.
• Bgld. Wahlausweis - Wahlen zu den Jagdausschüssen:
  • Aus der Stimmliste können die Daten sehr einfach in einem Serienbrief übernommen und damit ein individueller Wahlausweis erstellt und versandt werden.
• Information - Glasfasernetzausbau - Vorgefertigtes Antragsformular:
  • Aus dem GeOrg können die (Haupt)-Eigentümer einzelner Straßenzüge bzw. Adressen ermittelt werden. Diese Daten können in einem Serienbrief neben der Information zum Netzausbau auch mit einem ausgefüllten Antragsformular ergänzt werden.
• Auswertungen aus dem ZMR/LMR - Schreiben an alle alleinstehende Personen über 80 Jahre:
  • Nach der Auswertung im LMR und die automatische Anlage der noch nicht vorhandenen GP können über GeOrg alle Personen in einem Schreiben individuell informiert werden. Beispiel: Besuch einer Person von Seiten der Gemeinde zu einem Beratungsgespräch zu einem vorgeschlagenen Zeitpunkt.

Das Handbuch "HB eAkt Serienbrief" wurde in der Webacademy unter Dokumente → Digitale Verwaltung / Personenstand zur Verfügung gestellt. Sollten Sie Interesse an diesem Modul haben, so melden Sie sich bitte mit einem Online-Ticket unter "Vertrieb/Angebot". Zu diesem Thema werden wir auch noch eine eigene Seminarreihe anbieten.

Mig-Akte - Grunddaten bearbeiten 

Migrierte Akte (Allgemein und Bauakte) konnten bisher nicht verändert werden. Diese Einschränkung haben wir aufgelassen. Jetzt können auch migrierte eAkte mittels "Wiederaufnahme" geöffnet und bearbeitet werden. Diese Möglichkeit sollte nur dazu genutzt werden, dass die Grunddaten, Beispielsweise die Verknüpfung zu einem Grundstück (AO GST), geändert werden kann. Auf keinem Fall sollten laufende Verfahren im migrierten Akt weitergeführt (zB Dokumente archiviert) werden. Für ein laufendes Verfahren ist immer ein neuer Akt zu eröffnen und der migrierte Akt aus dem Vorsystem zu verknüpfen.

 

BUCHHALTUNG

Saldovortrag im Jahresabschluss-Cockpit

Im Jahresabschluss Cockpit gibt es die neue Aktion "Saldovortrag Rechnungsabgrenzungsposten". Erst nachdem diese Aktion ausgeführt wurde, kann auch im Folgejahr die monatliche Abgrenzung gebucht werden. Für den Abschluss 2021 müssen der Buchungskreis und das Jahr 2022 eingegeben und der Echtlauf ausgeführt werden. Für alle, die das Cockpit 2021 bereits erledigt haben, ist dieser Punkt erst im Cockpit 2022 durchzuführen.

Stmk - Nachweis für sonstige Investitionen

Lt. Vorgaben des Landes müssen auch die sonstigen Investitionen bedeckt werden. Bisher war diese Darstellung der Bedeckung von sonstigen Projekten ohne Haushaltsprogramm nicht möglich. Mit den Konten 82999*/72999* (ab Jahr 2022) bzw. 91099* (noch für RA 2021) können im GeOrg auch die sonstigen Investitionen für VA bzw. RA bedeckt werden.

Durch die Darstellung der Bedeckung, können sonstigen Investitionen im Jahr 2022 ohne Haushaltsprogramm gebucht werden (siehe Beispiel).

Ev. Anpassungen im Jahr 2022 werden bei NVA bzw. VA Seminaren besprochen.

Ktn. - Ausgeglichene Finanzierungsdarstellung im Investitionsnachweis über das Konto 302

Es kommen vermehrt Anfragen, dass die Ausfinanzierung vom Investitionsnachweis mit folgender Buchung 729…/302… darzustellen ist.

Aus Sicht der Comm-Unity ist diese Buchung/Darstellung nicht VRV 2015 konform. Wir als Comm-Unity raten von diesen Buchungen ab, da nur erhaltene und zweckentsprechend verwendete Kapitaltransferzahlungen (siehe § 36 VRV 2015) als Sonderposten auszuweisen sind. Weiters führt diese Buchung im Jahr der Bildung zu einer Belastung des Nettoergebnisses, welches somit nicht korrekt ausgewiesen wird.

 

ABGABEN

Statistik - EHW-Verarbeitung

Einige Gemeinden bzw. Abgabeneinhebungsverbände haben als Kennzahl die verarbeiteten Einheitswerte definiert. Im Menüpunkt "Controlling → Div. Auswertungen" gibt es eine neue Transaktion "Statistik EHW-Verarbeitung". Diese Transaktion steht allen Einnahmen-Sachbearbeitern, Einnahmen-Hauptbuchhalter und Amtsleitung zur Verfügung. Die Anzahl der verarbeiteten oder noch nicht verarbeiteten Einheitswerte werden zum Eingangs- und Verarbeitungsdatum ausgewertet. Diese Kennzahlen dokumentieren die erhebliche Belastung der Gemeinden durch die Hauptfeststellung in den letzten Jahren. In der Statistik kann mittels Doppelklick auf der Zeile in die Detailpositionen und in weiterer Folge in den Vertrag abgesprungen werden.

NÖ - Aussetzung Tourismus-I-Beitrag 

Die Jobs für die Einhebung der Tourismus-I-Beiträge für das Beitragsjahr 2022 wurden ausgeplant und die vorhandenen Eingangskorrespondenzen wurden storniert.

SEPA-Mandate zu Verträgen - abw. Buchungsklausel 

Wenn SEPA-Mandate über den Workflow zu Verträgen zugeordnet werden, wurde dieses Mandat automatisch nur bei den "Abweichenden Buchungsparametern" (wenn vorhanden) und nicht beim "Standard Buchungsparameter" hinterlegt. Dieser Bug wurde behoben.

Zählerstand.at → BewertungsCd für Messbelege

Mit dem neuen Release von zaehlerstand.at wird jetzt auch beim Rückimport der Ablesedaten in den GeOrg der BewertngCode auf dem Messbeleg wie folgt ausgegeben:

• 0020 Selbstablesung
• 0021 Ablesung Versorger (Wenn eine Drucksperre gesetzt und kein Funkzähler)
• 0022 Funkablesung (Wenn Funkzähler und Drucksperre gesetzt)