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KPMG Umfrage Kommunales Management
Unser Partner KPMG hat uns gebeten auf die Umfrage Kommunales Management hinzuweisen. Hier der Link zur Umfrage: https://surveys.kpmg.de/Governance_bei_Gemeinden_2023
Verwaltungen von Generalvollmachten
In der Verwaltung der Geschäftspartner ist es jetzt möglich, neben einer Erwachsenenschutzvertretung auch eine Generalvollmacht zu hinterlegen. Beachten Sie bitte, dass es zu einem Geschäftspartner nicht gleichzeitig eine Erwachsenenschutzvertretung und eine Generalvollmacht eingetragen werden kann.
Die Erfassung einer Generalvollmacht hat die gleichen Auswirkungen, wie wenn ein Erwachsenenschutzvertreter eingetragen wäre:
- Wenn ein neues Vertragskonto für den Generalvollmachtgeber angelegt wird, so wird automatisch der Generalvollmachtnehmer als abweichender Korrespondenzempfänger eingetragen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass bei "dinglichen Steuern und Abgaben" (Hausbesitzabgaben) zu entscheiden ist, ob nicht ein Vertragspartnerwechsel notwendig ist. Wenn der Generalvollmachtnehmer eine natürliche Person (zB Angehöriger) ist, so muss ein Vertragspartnerwechsel in den Immobilienverträgen vorgenommen werden. Nur wenn der Generalvollmachtnehmer eine Organisation (zB Steuerberater, Verein) ist, so sollte dieser als abweichender Korrespondenzempfänger verwaltet werden.
- Bei Aufnahme eines Beteiligten im eAkt wird bei Vorliegen einer Generalvollmacht der Generalvollmachtnehmer als Vertreter aufgenommen. Hinsichtlich Versand wirkt dieser Eintrag, wie wenn ein abweichender Korrespondenzempfänger vorhanden wäre (Deckblatt und Zustellung an diesen).
Neben den gesetzlichen Erwachsenenvertreter gibt es:
- Generalvollmacht
- Gattungsvollmacht: Bestimmte Arten von Geschäften. Beispiel: Zustellvollmacht für eine Liegenschaft. Hier wird der Bevollmächtigte als Vertragspartner, oder bei einem Verwalter (zB Gebäudeverwalter) als abweichender Geschäftspartner nur auf dem speziellen Vertragskonto (Liegenschaft) hinterlegt.
- Einzel- oder Spezialvollmacht: Bevollmächtigung für einen bestimmten Geschäftsfall. Beispiel: Vertretung in einem Bauakt (Geschäftsfallakt).
Dokumentation:
Die Unterlagen zur Erwachsenenschutzvertretung bzw. zu einer Generalvollmacht sollten mit der Dokumentart "Geschäftspartner Stammdatenpflege" beim Vollmachtgeber hinterlegt werden. Wenn der eAkt (allgemeine Akt) im Einsatz ist, so können die Unterlagen in einem eAkt mit Beziehung (Beteiligte) zu Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer archiviert werden.
Gattungsvollmachten sollten hinter einer Liegenschaft (AO Adresse) mit der Dokumentart "Unterlagen architektonisches Objekt" archiviert werden. Bei Einsatz des eAktes soll die Archivierung im eAkt mit Beziehung zum Architektonischen Objekt, zu den betroffenen HBA-Verträgen und zu den beiden Beteiligten durchgeführt werden.
Zusätzlich schlagen wir vor im Geschäftspartner (Geber) im Reiter "Steuerung" einen Text bei "Notizen" zu hinterlegen. Dieser Text wird somit auch in der Geschäftspartnerübersicht angezeigt und damit einen größeren Benutzerkreis zur Information gebracht.
Auswertungen:
Transaktion:
- /cuerp/BP_REL_LIST Geschäftspartner-Beziehungen
- /cuerp/PSCD_CL_RECP Kontrollliste Abweichende Korr.Empf.
Die Stammzahlenbehörde führt ein Vollmachtenregister. Diese Vollmachten können im Zuge einer Anmeldung mittels ID-Austria (in Bälde auch im People Connect verfügbar) verwendet werden.
eAkt - Weitere Adressen bei Beteiligten mit Vertretung
Wenn bei Beteiligten mit Vertretung statt der Standard-Adresse XXDEFAULT eine weitere Adresse (zB. 0001) ausgewählt ist, bezieht sich diese nun durchgängig auf die Vertretung. Und zwar direkt in der Anzeige der Adresse im Reiter Beteiligte, bei den MULTI-Beteiligten-Formularfeldern in Arbeitsdokumenten, sowie bei den im Akt erstellten Sendungen. Bei den Formularfeldern wird weiterhin unterschieden, ob es sich beim Beteiligten oder der Vertretung um eine natürliche Person oder Organisation handelt, und dementsprechend (ev. auch abhängig von den Erweiterungen ADR, GEBJ und TEL) das c/o, Straße und Hausnummer (Geburtsjahr, UID/FBN oder Telefonnummer) der gewählten Adresse (ggf. der Vertretung) ausgegeben. Dies stellt eine weitere Verbesserung der Zustell-Qualität bei komplexeren Konstellationen von Vertretungs-Situationen dar.
eAkt - Formularfelder für Inhalte aus Anordnungen
Zusätzlich zu den bisher schon verfügbaren Formularfeldern können nun mit TABKOSTENOB1 (Tabelle ohne MWSt.), TABKOSTENOB2 (Tabelle mit MWSt.) und CAREQSUMOB (Summe) auch Tabellen und Summen aller Positionen, die keine Bundesgebühren sind (also zB. Gemeinde-Verwaltungsabgaben, Kosten für Sachverständige, Kommissionsgebühren) automatisch in Arbeitsdokumente übernommen werden. Es werden damit jeweils alle Positionen der zuletzt mit dem Akt verknüpften Anordnung angezeigt bzw. summiert, die einen anderen Haupt/Teilvorgang als 2060/0200 haben. So können Bundesgebühren mit TABKOSTENB1 bzw. CAREQSUMB und alles andere mit TABKOSTENOB1, TABKOSTENOB2 bzw. CAREQSUMOB in 2 Tranchen aufgelistet werden. Die anderen Anordnungs-TAB-Formularfelder wurden außerdem minimal optisch angepasst.
Versandcockpit - Konsolidierung von Sendungen in Masse
Wenn Sendungen an den gleichen Empfänger gleichzeitig (am gleichen Tag) freigegeben werden, so erfolgt bei einer Standardsendung (nicht nachweisliche) eine Konsolidierung in der Druckerstraße. Es ist daher nicht notwendig, dass diese Sendungen im GeOrg konsolidiert werden. Bei nachweislichen Sendungen (Hybrid RSx) erfolgt keine Konsolidierung. Wenn Sie viele nachweisliche Sendungen zu einem Empfänger freigeben, kann es daher sinnvoll sein, diese vorher zu konsolidieren und damit Portokosten zu sparen. Beispiel: Bei Mahnläufen, zB Androhung auf Zwangsstrafe die nachweislich versandt werden sollen, können auch weitere Sendungen (Mahnungen) aufgenommen werden.
Wenn mehrere Zeilen in der Übersicht der Sendungen markiert werden, so erkennt Georg, dass die Konsolidierung über alle markierten Sendungen erfolgen soll. Bei der Einzelkonsolidierung muss nur eine Sendung markiert werden und alle vorhandenen Sendungen zu diesem Empfänger werden in die Konsolidierung aufgenommen.
Vor der Durchführung wird der Empfänger mit folgender Meldung gewarnt:
- Achtung: Die Konsolidierung erfolgt auf der ersten getroffenen Sendung zu einem Empfänger. Bitte daher die Sortierung beachten. Eine Konsolidierung von Sendungen kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Fortfahren Ja/Nein
Wenn zu einem Empfänger (GP, Adresse, abw. Geschäftspartner) mehrere Sendungen mit Kennzeichen Zahlschein "X" enthalten sind, so wird zu diesem Empfänger keine Konsolidierung vorgenommen. Dies wird im Protokoll als Fehler ausgewiesen.
Die Konsolidierung erfolgt auf der ersten Sendung (Hauptsendung) zu einem Empfänger. Zu dieser Sendung werden im Feld GZ die GZ der zu konsolidierenden Sendungen mit "ua." ergänzt.
Jetzt ist es auch möglich, bei einer bereits konsolidierten und freigegebenen Sendung einen Wiederholungsdruck zu starten.
Versandcockpit - Anbringen von Signaturen
Sollten zu einer Sendungen Signaturen auf Dokumente fehlen, können diese nun im Versandcockpit angebracht werden. Damit ist es möglich, dass auch Beilagen oder Dokumente aus konsolidierten Sendungen signiert werden können. Beispiel: Konsolidierung von Sendungen für Kanalgebührenbescheid, Abfallgebührenbescheid, Bauabgabe, Kanalanschluss und eine ev. Lastschriftanzeige zum gleichen Empfänger. Automatisch wird ja nur im Zuge der Freigabe/Zustellung die Hauptsendung signiert. Jetzt kann im Reiter "Dokumente" mit dem Button "Dokumente signieren" auch weitere Dokumente in dieser Sendung signiert werden.
Geschäftspartner - Anlage/Abgleich ZMR/LMR
Die Transaktion /cuerp/BP_ZMR_BULKCR "Geschäftspartner - Anlage/Abgleich ZMR/LMR" wurde erweitert. Jetzt ist es auch möglich von einem Vorsystem, in dem nur eine ID, Vorname und Name vorhanden sind, einen Abgleich mit dem ZMR bzw. automatische Anlage des Geschäftspartners durchzuführen. Gleichzeitig kann die ID als Kartennummer im System hinterlegt und in weiterer Folge bei der Suche berücksichtigt werden (Name hat sich im Vorsystem verändert - ID bleibt jedoch gleich). Neben der Suche nach ZMR-Zahl kann auch die Suche mit der bPK-ZP durchgeführt werden.
PEOPLE CONNECT
In den „Metadaten“ einer Bereithaltung kann vor der ersten Freigabe zwischen „Bereithaltung“ und „dynamische Bereithaltung“ unterschieden werden. Nach der Freigabe einer dynamischen Bereithaltung kann man während des Gültigkeits-Zeitraums die „Freigegebene Bereithaltung ändern“. In diesem Zustand kann man Dokumente oder Geschäftspartner hinzufügen oder entfernen und danach die „Änderungen freigeben“. In der Zwischenzeit (während des Änderns) ist der Aufruf der bereitgehaltenen Dokumente für die Empfänger nicht möglich. Beim Hinzufügen von Dokumenten oder Geschäftspartnern bekommen diese eine (erneute) Verständigungs-Mail.
Für die Amtstafel sind dynamische Bereithaltungen nicht möglich. Auch für Bereithaltungen im Sinne der §§ 37 ff ZustG oder Akteneinsicht nach § 17 AVG darf die dynamische Bereithaltung nicht eingesetzt werden.
Anpassung Vertragsart Raumordnungsabgabe/Investitionsabgabe
Durch die Änderung im Stmk. Raumordnungsgesetz wurde es notwendig, dass die Vertragsarten angepasst wurden.
Die Vertragsarten 2028 "Investitionsabgabe hoh." und 2128 "Investitionsabgabe priv." wurden in 2028 "Raumordn./Invest.abgabe hoh." und 2128 "Raumordn./Invest.abgabe priv." umbenannt. Für diese Vertragsarten stehen jetzt auch zusätzlich die Konditionen IAC "Raumordnungsabgabe" und IAD "Raumordnungsabgabe erm." zur Verfügung. Der Vertragskontotyp bei der Vertragsart 2028 wurde von 10 "öffentliche Abgabe (HBA)" auf 20 "sonstige öffentliche Abgaben" geändert. Die Kontierung wurde mit Kto 843900 und Ansatz 920000, Fälligkeit: Nachschüssig mit 15.05. d. Folgejahres definiert.
Fremdsystemanbindung - Verbuchungsschnittstelle V3 - GKZ
In der Buchungsschnittstelle V3 wurde nun auch die GKZ aufgenommen. Für Verbände ist es damit möglich, dass bei einer eventuell notwendigen automatischen Anlage eines Vertragskontos die GKZ automatisch aus der Schnittstelle gezogen wird.
BAUAMT
Änderung bei Architektonischen Objekten (EZ) und Grundbuchabfragen
Nach den Änderungen im letzten Herbst war es zwischenzeitlich nicht möglich, Fehler bzw. Irrtümer in der Historie der Eigentümer einer EZ manuell zu korrigieren. Außerdem wurde bei Grundbuch-Abfragen, bei denen sich an den Eigentümern eigentlich nichts geändert hat (sondern zB. nur bei den Grundstücken der EZ) immer eine zeitliche Abgrenzung eingetragen (Ende Beziehung bei bestehenden Eigentümern, dieselben Eigentümer mit gleichbleibenden Anteilen mit neuem Beginn Beziehung).
Das wird ab nächster Woche geändert: Eigentümer, bei denen sich im Zuge einer Grundbuch-Abfrage Name und Anteil nicht ändern, bleiben dann (auch hinsichtlich Beginns und Endes) wieder unverändert, und zwar unabhängig davon, ob sie bereits mit einem Partner verknüpft waren oder nicht (Eigentümer ohne Geschäftspartner). Außerdem können dann historische Partner-Verknüpfungen manuell korrigiert werden. Dabei können auch irrtümlich gelöschte historische Eigentümer manuell ohne vorhandenem Eigentümer-Datensatz eingefügt werden.
Bei aktuellen Partnern (Eigentümern) kann außerdem das Beginn Beziehung Datum geändert werden, wenn sich zB. nach Vorlage eines Einantwortungsbeschlusses oder eines Kaufvertrags herausstellt, dass das Datum des Eigentums-Übergangs (Stichtag der GB-Abfrage) im GeOrg nicht korrekt war.
