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Punktgenau zum ersten Seminar am 08.10. wurde auch das Modul „Jagdpacht“ fertig gestellt. Aufgrund der im GeOrg vorhandenen Basisdaten (Grundstücke, Eigentümer und deren Zuordnung zu Geschäftspartnern) werden die Tätigkeiten für die Jagdpacht-Auszahlung wesentlich erleichtert. Aufgrund der perfekten Wartung der Eigentümerdaten schaffte es eine Gemeinde nach dem Seminar noch am selben Tag einen Aufteilungsentwurf zu erstellen und aufzulegen.

Im Unterschied zu den bisherigen Programmen werden sämtliche Tätigkeiten (Zuordnung der Flächen mit Zeitbezug, Sämtliche Daten für die Auszahlung) gespeichert und sind immer verfügbar. Bisher wurden Hilfslisten erzeugt – jetzt, GeOrg unterstützt den gesamten Prozess. Von der Ermittlung, Aufteilungsentwurf, Kundmachung, Auszahlung bis zur elektronischen Hinterlegung sämtlicher Dokumente im elektronischen Akt – eine umfassende Unterstützung der Verwaltung.

 

ABGABEN

Import und Verarbeitung der Einheitswerte

GeOrg holt sich automatisch, zu Beginn eines jeden Quartals die elektronischen Einheitswerte von FinanzOnline. Die Übernahme und Verarbeitung wurde am Mittwoch, 07.10. durchgeführt. Das Protokoll dieser Verarbeitung kann über das Gemeinde-Cockpit abgerufen werden. Dieses Protokoll wurde wesentlich verbessert. So sind auf einem Blick sofort der erste Eigentümer und die aufgrund dieses Bescheides erfolgten Änderungen durch GeOrg ersichtlich. Zudem wurde die Ansicht der XML-Datei in der optischen Aufbereitung im Archiv optimiert. Die übermittelten Codes werden in Reinschrift angezeigt. Weitere Daten zum Zeitpunkt der Verarbeitung werden ebenfalls gespeichert.

Mit dieser Maßnahme ist eine wesentlich einfachere Abarbeitung der Einheitswerte möglich.

Storno von Fakturen

Die Stornierung eines Fakturierungsbeleges (Einzel- oder Massenstorno) wird vom Support-Team der Comm-Unity rasch durchgeführt, sofern es erforderlich ist und die Gemeinde diese Maßnahme als notwendig erachtet. Stornierungen können dann erforderlich sein, wenn keine Kontrolle der Vorschreibung über den Finanzstrom vorgenommen wurde und falsche Einstellungen (wie Preise odgl.) Grundlagen der Vorschreibung waren. Bei diesem Vorgang kann jetzt auch ein Stornierungsbeleg erzeugt werden, der im Versandmodul bereitgestellt wird.

In der Regel sollten Stornierungen in jener Transaktion erfolgen, mit der die Faktura erstellt wurde. Bei Vorschreibungen an falsche Vertragspartner oder falsche Bemessungsgrundlagen muss in der Vertragsverwaltung (RE80) eine Rollung vorgenommen werden. Diese führt automatisch zu Rollungen des Finanzstroms und kann entweder sofort fakturiert oder automatisch bei der nächsten Vorschreibung berücksichtigt werden. 

Endabrechnung Wasser privatrechtlich

In der Endabrechnung „Wasser privatrechtlich“ werden nun keine Eigentümer (im hoheitlichen Bescheid als Bescheidadressat) mehr angeführt.

Geschäftspartnerübersicht (FMCACOV)

In der Geschäftspartnerübersicht wurden zwei Änderungen vorgenommen.

1. Die Registerkarte Korrespondenz wurde mit dem Inhalt aus dem Versandmodul befüllt. Damit stehen auf einem Blick sämtliche Korrespondenzen im Bereich der Steuern und Abgaben zu einem Geschäftspartner zur Verfügung.  Hinter jeder Korrespondenz können mehrere Vertragsarten liegen, daher ist die Filterung über einen Vertrag auf dieser Registerkarte nicht möglich. Mit einem Doppelklick auf eine Korrespondenz können sofort die Detaildaten im Versand-Monitoring, sowie die dazugehörigen Dokumente aus dem Archiv aufgerufen werden. 
2. Neu ist ebenfalls die Registerkarte Finanzstrom. Somit kann man schon in der Geschäftspartnerübersicht (ohne auf den Vertrag zu wechseln) vergangene und zukünftige Buchungen abrufen. Über den Finanzstrom kann somit bei verbuchten Transaktionen (grünes Häkchen) sofort in den Abrechnungsbeleg gewechselt werden. Im Abrechnungsbeleg stehen sämtliche Informationen, vom Dokument aus dem Archiv bis zum Beleg im Hauptbuch, zur Verfügung.

Equipment – Müllbehälter

Die bisher als Müllbehälternummer verwendete Nummer im Sortierfeld wurde auf das Feld Inventarnummer übertragen. Damit haben wir eine Einheitlichkeit zwischen den Wasserzählern und Müllbehältern geschaffen. Dies ist besonders bei Systemen mit Müllverwiegung oder Abrechnung nach tatsächlicher Entleerung von großer Bedeutung. Zudem wurde diese Behälternummer in die Bezeichnung des Equipments aufgenommen. Damit kann in der Vertragsverwaltung (RE80) auch die Behälternummer erkannt werden.

Equipment – Wasserzähler

Die Eindeutigkeit der Zählernummer in einem Buchungskreis wird bei Erfassung und Änderung des Equipments geprüft. Eine Doppelerfassung wird damit verhindert. Die Prüfung erfolgt auch auf alle Zähler die im Lager vorhanden sind. Ist der Zähler schon vorhanden, so wird der User auf den Zähler mit dem Hinweis auf den technischen Platz (Wasseranschluss Haus bzw. Lager) aufmerksam gemacht. Damit wird die Kontrolle wesentlich erleichtert.

Verbrauchsermittlung 4.Quartal

Die Verbrauchsermittlung für den Stichtag 01.10. läuft planmäßig. Viele Organisationseinheiten bieten das Online-Service zaehlerstand.at erstmals an und sind über die Akzeptanz bei den Bürgern überrascht. Online-Erfassungsquoten, von 20% bis 55%  (wahrscheinlich abhängig von der Information der Gemeinde an die Bürger) mit vielen Erfassungen über den QR-Code, zeigen deutlich, dass die Bürger sehr wohl bereit sind, moderne Medien zu verwenden. Zudem bietet die Gemeinde einen innovativen Service für ihre Bürger an. Die korrekte Verwendung von Grunddaten trägt wesentlich dazu bei, dass die Verbrauchsermittlung fehlerfrei verläuft. Dazu zählen: korrekte Zählernummer, erfasster Eichwechsel und richtiger letzter abgerechneter Meßbeleg.

Die Automatisierung der Verbrauchsermittlung bringt eine wesentliche Effizienzsteigerung. Verbrauchsermittlungen welche die Verwaltung über Monate beschäftigt haben, gehören mit GeOrg und zaehlerstand.at daher der Vergangenheit an!

In der KW 42 werden die retournierten Ablesekarten eingescannt und stehen für die Kontrolle im zaehlerstand.at zur Verfügung. Die entsprechende Überwachung (Monitoring) erfolgt im zaehlerstand.at.

Friedhof 

Vertragspartner vers. Grab-Nutzungsberechtigter (RE80)

Im GeOrg kann, wie gesetzlich vorgesehen, zwischen Vertragspartner einer Grabstelle und einem Nutzungsberechtigten für dieses Grab unterschieden werden. Im Vertrag für die Grabstelle wird, wie bei allen anderen Abgaben der Zustellbevollmächtigte/Zahlungspflichtige verwaltet und im dazugehörigen Grab (Architektonisches Objekt Grab) der Nutzungsberechtigte. Da in der Regel der Zahlungspflichtige gleichzeitig der Nutzungsberechtigte ist, wird bei einer Änderung des Zahlungspflichtigen gleichzeitig ein Update auf den Nutzungsberechtigten durchgeführt. Dieses Update ist ganz einfach durch den User zu bestätigten.

Grabverwaltungscockpit (/cuerp/RE_CN_GRAB)

Die unterschiedliche Vorgangsweise zwischen den Organisationseinheiten bei der Grabverlängerung machte es notwendig, dass wir ein eigenes Cockpit entwickeln mussten. Damit wird die Grabverlängerung niemals mit dem automatischen Fakturenlauf ausgelöst sondern immer über dieses Cockpit.

Für die vorzuschreibenden Grabverträge (Stichtag kann vorgegeben werden) können entweder automatische Grabverlängerungsbescheide erstellt werden, bzw. die Konditionen für den nächsten Verlängerungszeitraum im Vertrag geschrieben werden. Für dieses Cockpit wird es auch bald ein eigenes Handbuch geben.

Elektronischer Akt (SCASEPS)

Eigenes Kennzeichen  für Verstorbene

Im Raster Beteiligte werden Verstorbene mit einem eigenen Symbol dargestellt. Wird die verstorbene Person in eine Sendung aufgenommen, erscheint als Pop-Up Fenster eine Warnung und der Hinweis, dass bei dieser Person eine Vertretung aufgenommen werden muss, um sie in die Sendung aufnehmen zu können. Damit kann es nicht mehr passieren, dass behördliche Sendungen (RSb) an Verstorbene durchgeführt werden.

Geschäftspartner (BP)

Defaultwert bei Rolle Lieferant/Kreditor

Bei Anlage eines Geschäftspartners in der Rolle Lieferant/Kreditor musste bisher immer das Abstimmkonto manuell verknüpft werden. Da nur bei wenigen Geschäftspartnern (Finanzamt, Sozialversicherung, Haftrücklass, Verbindlichkeiten aus Zahlungsanforderungen) ein anderes Abstimmkonto wie 330000 zu verwenden ist, wird das Abstimmkonto 330000 automatisch als Defaultwert vorbelegt.

Zahlungsfreigabeliste (FPRL_LIST)

Für die Verfüger 1 (meistens Gemeindekassier/Finanzreferent) bzw. für den Verfüger 2 (meistens Bürgermeister) wurde die Einsicht in die dazugehörigen Dokumente im Archiv wesentlich vereinfacht. Mit einem Doppelklick auf die Belegnummer werden sofort die Belege aus dem Archiv angezeigt (in der Regel die Rechnung und die Anordnung)!

 

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KONTROLLTÄTIGKEITEN VOR DER 4. QUARTALSVORSCHREIBUNG

Kontrolle Finanzstrom

Im RE-Navigator (RE80) -> Infosystem > Buchhaltung > Finanzstrom kann der Finanzstrom über die Hausbesitzabgaben (in der Regel die Vertragsarten 1010 bis 1045) erstellt werden. Für das vierte Quartal geben Sie dazu in den Vorlaufeingaben die Fälligkeit 15.11.2015 vor. Im Standard-Layout werden die Finanztransaktionen (Vorschreibungszeilen) pro Geschäftspartner und Vertragskonto gelistet. Für jedes Vertragskonto mit einer gleichen Adresse oder mit einem gleichen SEPA-Mandat wird eine Faktura (Vorschreibung) erzeugt. Damit können eventuell gewollte Trennungen von Vorschreibungen (Versorgung von verschiedenen Liegenschaften) über das im Vertrag verlinkte Vertragskonto gesteuert werden. In dieser Übersicht können auch die abweichenden Adressen und die eingetragenen Bankverbindungen geprüft werden. Lassen Sie sich zumindest bei der ersten Vorschreibung diese Transaktion genau erklären.

Kontrollliste fehlende Einzugsermächtigungen (/cuerp/bp_sepa) 

Auch diese Transaktion sollte vor einer Quartalsvorschreibung aufgerufen werden um eventuelle fehlende Einzugsermächtigungen auf Verträgen ergänzen zu können. Das Layout ist schon so eingestellt, dass nur jene Vertragskonten gelistet werden, hinter denen Verträge mit und ohne Einzugsermächtigung eingetragen sind. Mit einem Klick auf den Button V+B in einer Zeile werden zu diesem Vertragskonten die Immobilienverträge und Bankverbindungen angezeigt. Über die Vertragsnummer kann sofort in den Vertrag gewechselt und kann somit im Vertrag der fehlende Einzug nachgetragen werden. Über die Filtermöglichkeit können Sie in dieser Transaktion auch bequem alle Vertragskonten und Geschäftspartner mit oder ohne Einzugsermächtigung listen. 

 

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VORSCHAU

Tourismus-Interessentenbeitrag Stmk.

Die Abstimmung mit dem Land Steiermark gestaltete sich ein wenig schwierig. Nach einer guten Rechtsauskunft durch den Gemeindebund Steiermark (Hr. Robert Koch) konnten wir die Thematik der Mahnungen (Erklärung und Zahlungsmahnungen) abschließen und in der Entwicklung beauftragen. Ab der KW 42 steht somit den Kunden die Möglichkeit der Mahnung zur Verfügung. Eine eigene Information wird noch durchgeführt.

Doc2GeOrg

Das schon lang ersehnte Tool zum Import von Dokumenten außerhalb des Scann-Prozesses ist kurz vor der Ziellinie. Sie werden begeistert sein, wir sind jedenfalls stolz darauf! 

Derzeit wird dieses Tool gerade bei zwei Pilotgemeinden ausgerollt. Nach einer Testphase wird dieses Tool allen Benutzern zur Verfügung stehen, dies wird Anfang November der Fall sein.

Wechsel in den Regelbetrieb

Einige Gemeinden haben ihre internen Prozesse schon so umgestellt, dass GeOrg in den Regelbetrieb wechseln konnte. Die entsprechende Beschreibung des Regelbetriebes wurde im Juli versandt. Bis Ende des Jahres empfehlen wir den Fusionsgemeinden auf den Regelbetrieb umzustellen.  

AGWR-Abgleich

Im AGWR-Abgleich haben wir bei jenen Nutzungseinheiten die zusammengelegt bzw. getrennt werden ein Synchronisationsproblem.  Von den 90.411 derzeit in GeOrg verwalteten Nutzungseinheiten (Wohnungen), sind 733 (0,8%) betroffen. Dieses Problem konnte leider bis zur NE-Ermittlung zu Beginn dieses Quartals nicht behoben werden. Die Entwicklungsabteilung arbeitet intensiv daran. Bei einigen Gemeinden wird es daher nochmals zu einer berichtigten EGW-Ermittlung kommen. Diese Berichtigung wird von GeOrg durchgeführt. Im Gemeinde-Cockpit können die Einträge jederzeit nachverfolgt werden. Wir planen den Berichtigungslauf in der KW 42.