Newsletter GEORG

Organisationsberatung

Der Umfang von GeOrg und die damit verbundene Unterstützung der kommunalen Verwaltung ist leider bei vielen Führungskräften (Bürgermeister, Amtsleiter, Abteilungsleiter) nicht bekannt. Damit wird in einigen Prozessen das Verbesserungspotential nicht im vollem Umfang ausgenutzt. Wir bitten daher die Sachbearbeiter zumindest die Existenz des Newsletters bei den Führungskräften zu platzieren. Eine tolle Möglichkeit den Umfang von GeOrg kennen zu lernen, besteht in einer Organisationsberatung vor Ort. Unsere Experten mit einer großen Umsetzungserfahrung können innerhalb weniger Stunden wertvollen Input liefern.

Direkte E-Mails an CU-Mitarbeiter

Immer wieder werden Hotline-Tickets per E-Mails an CU-Mitarbeiter direkt gesandt. An sich kein Problem. Dabei muss sich der Absender jedoch im Klaren sein, dass der betreffende Mitarbeiter dieses E-Mail durch Außendienst odgl. eventuell tagelang nicht bearbeitet. Dringende Tickets sind daher ausschließlich über das Online-Ticket zu erfassen bzw. über Telefon einzumelden.

 

BUCHHALTUNG

Unterstützung für Prüfungen

Für etwaige Finanzprüfungen oder Überprüfungen durch den Prüfungsausschuss wurde nun der Menüpunkt „Prüfungen“ im GeOrg eingeführt. Dort werden jene Transaktionen aufgelistet und in Zukunft noch ergänzt, die für Finanz- oder Prüfungsausschussprüfungen notwendig bzw. wichtig sind. Zu Beginn wurde die Transaktion „Journal fehlender Belegnummern“ eingefügt. Diese Transaktion listet jene Belegnummern auf, die mit dem Belegstatus „Vorerfasst“ bzw. „Vollständig Gesichert“ im System gelöscht wurden. Nur mit dieser Auswertung kann im Prüfungsfalle eine durchgängige Belegnummernstrecke gewährleistet werden. Dazu wählen Sie nach Aufruf der Transaktion die Variante „/STANDARD – Gelöschte, vorerfasste Belege“ auf, geben den Buchungskreis und das entsprechende Geschäftsjahr ein und klicken auf „Ausführen (F8)“. 

Mittelbindungen

Neue Belegart „VS - Verwaltung Schulden“

Die Belegart ist für die Abbildung der Annuitätenzuschüsse für die Wohnbaudarlehen. Diese Verwaltungsschulden müssen für den RA 2015 über die Mittelbindungen nacherfasst werden.

Neue Belegart „ID – Innere Darlehen“

Die Darstellung von inneren Darlehen ist jetzt über die Belegart ID möglich. 

Zusätzliche Felder in den Kopfdaten der Mittelbindungen

a) Fond

Als Info in den Beilagen für die Belegarten

• AD = Aufgenommene Darlehen
• GD = Gegebene Darlehen
• HA = Haftungen, Bürgschaften
• RL = Rücklagen, Sparbücher
• LE = Leasing
• BR = Baurechtsvertrag

Damit wird der Wunsch nach einer Sortierung der Mittelbindungen nach Fond aufsteigend realisiert.

b) Kein Andruck im Nachweis

Über dieses Feld kann in der Mittelbindung (Belegart SV = Sonstige Verträge) gesteuert werden ob es als Beilage im VA/RA gedruckt wird oder nicht.

c) Genehmigungsdatum, Genehmigungszahl Gemeinde und Aufsichtsbehörde

Als Info bei Auswertungen und Suche.

 

ABGABEN

EGW/NE-Ermittlung - Neue Beschreibung

In den letzten Monaten wurden einige neue Möglichkeiten in der automatischen EGW-Ermittlung entwickelt. So ist es möglich auch leerstehende Liegenschaften (und nicht nur NE) mit einer automatischen EGW-Berechnung zu versehen. In diesem Zusammenhang wird nochmals auf unser Angebot des Quicktest für Verordnung hingewiesen. Oftmals kann mit kleinen Änderungen große manuelle Arbeit in der Verwaltung verhindert werden. 

Erfassung von SEPA-Mandate

Im Zuge der Erfassung von SEPA-Mandate gab es immer wieder Rückfragen und unterschiedliche Behandlungen des Mandats, vor allem Hinsichtlich des Beginn des Mandats. In der Regel wird es so sein, dass ein Debitor (Steuer- und Abgabepflichtige) bei Empfang der Faktura (Rechnung, Lastschriftanzeige) eine Ermächtigung zum Einzug von Abgaben durch Lastschriften ausstellt und ab diesem Zeitpunkt der Einzug vorgenommen werden darf. Bitte zahlen Sie auch diese Forderung nicht ein. Sie wird zum Fälligkeitstag eingezogen" aufgenommen. Daher wird es in häufigsten Fällen nicht mehr notwendig sein, Zeitscheiben bei der Anlage von SEPA-Mandate zu verwenden.

RE80 -  Wechsel des Objektes - Bescheidadressat

Bei Wechsel von Objekten in Immobilienverträgen (IV)  in der Zukunft (Beziehung gültig ab) wurden bisher die Eigentümer vom alten Objekten angedruckt. Jetzt erhält man bei Vorgabe des richtigen Stichtages beim Bescheiddrucks auch die richtigen Eigentümer (Bescheidadressaten).

RE80 -  Kennzeichen Preisfindung

Wie bereits im letzten Newsletter mitgeteilt, werden die Preise für die Konditionen nicht mehr über das Tarifkennzeichen (Tab: Abgabe) gezogen sondern über das neue Kz. Preisfindung im Bereich der Konditionen im Tab Erweiterungen. Damit sind wir in der Lage viel flexibler auf Verordnungen reagieren zu können. Bei unterschiedlichen Preisen (vor allem bei Fusionsgemeinden) ist es daher unbedingt notwendig, dass dieses Kennzeichen gewartet wird. Der richtige Eintrag kann immer über die Simulation des Finanzstroms kontrolliert werden. Bei Verträgen mit Endabrechnung (Wasser/Kanal) muss dieses Kennzeichen jedoch auch am Tab Abgabe im Bereich Endabrechnung gewartet werden, damit die Kondition der Endabrechnung den richtigen Preis (zB Preis pro m3) ziehen kann. 

 

BAUAMT

Grundbuchsabfragen - BEV - Wartungsfenster

Vom Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen (BEV) wurden uns zwei Wartungsfenster mitgeteilt. Bei diesen beiden Wartungsfenstern funktioniert keine Grundbuchsabfrage.

Freitag, 6. November 2015 ab 17:00 Uhr bis Montag, 9. November 2015 um 09:00 Uhr

Freitag, 13. November 2015 ab 17:00 Uhr bis Montag, 16. November 2015 um 09:00 Uhr

Architektonisches Objekt Eigentümer: Länge von Zähler und Nenner

Erweiterung der Möglichkeit auf bis zu 12 Stellen lange Zahlen.

 

JAGDPACHT

Fehler bei der Selektion einer EZ

Der Fehler bei der Selektion nach einer EZ in den Vorlaufeingaben wurde behoben.

Mindestfläche berücksichtigen

Die Mindestfläche wird jetzt bei der Hektarsatzermittlung und bei der Auszahlungsliste berücksichtigt.

 

---

NÜTZLICHE TIPPS

Mit dem Newsletter wollen wir auch nützliche Tipps für die Anwender bereitstellen. Lassen Sie es uns wissen, wenn Ihnen diese Tipps geholfen haben.

Korrektur Wasser-/Kanalendabrechnung

Wenn von einer Änderung von Meßbelegen ein Wasser- und auch ein Kanalvertrag betroffen sind, muss bei beiden Verträgen die Korrektur der Endabrechnung angestoßen werden. Bei einer Korrektur eines Subzählers wird innerhalb der gleichen Vertragsart (Wasser/Kanal) der Hauptzähler automatisch aktualisiert.

Akt: Sonstige Verfahren und dazugehöriger Immobilienvertrag 

Einige Gemeinden verwenden schon fleißig den Akt: Sonstige Verfahren. Bei diesem Prozess ist die Zusammenarbeit zwischen Bauabteilung und Buchhaltung sehr wichtig. Da zu einem Akt in diesem Bereich auch der dazugehörige Immobilienvertrag (IV) angelegt bzw. verknüpft gehört. Folgende Punkte sollten im Akt beachtet werden:

• Legen Sie jeweils einen eigenen Akt im "Sonstigen Verfahren" für Bauabgabe, Wasseranschluss bzw. Kanalanschluss an. Für die richtige Unterscheidung sorgt die Verfahrensart in den Grunddaten (Attribute) zum Akt.
• Beteiligte können Sie von einem Akt zu einem anderen Akt einfach kopieren. Einfach alle Zeilen markieren und im neuen Akt einfügen.
• Unter dem Knoten "Immobilienvertrag" verweisen Sie auf den dazugehörigen IV.
• Unter dem Knoten "Referenzakten" verweisen Sie auf einen eventuellen Bauakt

Folgende Punkte sind im Immobilienvertrag (IV) zu beachten:

• Die Einmalkondition ist mit dem Gültigkeitsbereich (Vorschlag 40 Jahre) abzugrenzen. Für die Auswertung für die VRV 2015 stehen somit schon alle Abgrenzungspositionen zur Verfügung (Verzögerte Erlöse).
• Unter Bemessungen sollen die Berechnungsflächen (Bewertungseinheiten udgl.) mit der entsprechenden Zeitscheibe gespeichert werden. Diese haben zwar keine Auswirkung auf die Ermittlung der Einmalkondition schafft jedoch die wunderbare Möglichkeit Auswertungen über alle Liegenschaften durchzuführen. 

Wenn es daher Luft in der Verwaltung gibt (Ferialpraktikanten, Aushilfskräfte) sollen alle Liegenschaften mit einem IV versehen werden, wo zB schon eine Bauabgabe vorgeschrieben worden ist. Die Erfassung der Bemessung am Beispiel einer Bauabgabe in der Steiermark:

• Objekt, m2 der Berechnungsfläche des ersten Bescheides, Bemessung ab: Datum des ersten Bescheides

bei einem Ergänzungsbescheid sollte wiederum eine weitere Zeile erfasst werden:

• Objekt, m2 der Berechnungsfläche Gesamt (erster Bescheid und Ergänzungsbescheid), Bemessung ab: Datum des Ergänzungsbescheides
• bei der Bemessung des Erstbescheides muss das "Datum der Bem.gültig bis" gesetzt werden.

Auswertung:

RE80 - Infosystem - Bemessungen - Vertragsbemessungen: Mit der Vorgabe des Stichtages kann damit eine Auswertung über alle Bemessungen einer Vertragsart durchgeführt werden.