BUCHHALTUNG
Anfangsstand für Leasingverträge
Ab sofort können für alle bestehenden Leasingverträge veranschlagte Einnahmen gepflegt werden. Dies ist insbesondere für den Leasingnachweis notwendig, da in diesem Nachweis Anfangsstände angeführt werden müssen. Die Anfangsstände und etwaige Zugänge im Rechnungsjahr werden für den Leasingnachweis aus den Plan-Daten heraus berechnet. Daher ist für den Andruck der Anfangsstände bzw. Zugänge im Rechnungsjahr keine Buchung notwendig. Folgende Nacharbeiten sind für Sie noch manuell durchzuführen:
- Bei einem Leasingvertrag der vor 01.01.2015 bereits bestand, ist (ähnlich wie bei Darlehen) der Anfangsstand mit dem entsprechenden Betrag und Fälligkeitsdatum 31.12.2014 einzutragen.
- Bei Leasingverträgen die nach dem 01.01.2015 begonnen wurden, ist das entsprechende Zugangsdatum für den Anfangsstand einzugeben
Wichtig: Da die Anfangsstände bzw. Zugänge für Leasingverträge buchhalterisch nicht erfasst werden können (dürfen), wurde das Sachkonto 829000 vorbelegt. Vereinfachend lassen wir in der veranschlagten Einnahme auch nur dieses Sachkonto zu. Für die Abgänge im Leasingnachweis erfolgt die Selektion, gleich wie bei z.B. Darlehen, aus den IST-Buchungen mit Verweis auf die entsprechenden Mittelbindungen.
Anfangsstand für Darlehen
Einige Gemeinden haben keinen Anfangsstand bei den Darlehen eingebucht. Fehlermeldungen bei der GHD-Datenlieferung (Satzart 03) sind die Folge. Gegen Aufwandsersatz würden wir diese Buchungen auch für Sie durchführen.
Klärungsfälle Einnahmen
Es ist nun möglich, über die Klärungsfälle-Bearbeitung (FPCPL) Zahlungseingänge direkt einer Kreditorengutschrift zuzuordnen.
Die Auflösung des Klärungsfalles startet wie gewohnt mit der Rückbuchung auf das Verrechnungskonto mittels „Buchen im Dialog“.
- Standarddaten, wie etwa das Verrechnungskonto und der Fonds 999900, sind nun bereits vorbelegt
- Vorbelegte Daten können bei Bedarf auch angepasst werden
Mit Betätigen des Buttons „Buchen“ erscheint mit dem neuen Update ein Pop-Up mit der Frage, ob ein automatischer Ausgleich zu einem Kreditor gestartet werden soll. Ab diesem Punkt kann wie gewohnt der Kreditor selektiert und die auszugleichende Gutschrift ausgewählt werden.
- Die Gutschrift muss wie bisher bereits im System erfasst und vom Anordnungsbefugten freigegeben worden sein
- Das Anhaken von „weitere Konten“ und das Eingeben des Verrechnungskontos ist nicht mehr notwendig
- Es ist nur die auszugleichende Kreditorengutschrift auszuwählen
(keine Gegenposition am Verrechnungskonto)
Der Ausgleich des Kreditors kann somit zeitgleich mit dem Auflösen des Klärungsfalles gebucht werden.(Anmerkung: Die Überleitung auf das Verrechnungskonto erfolgt wie gewohnt erst mittels nächtlichem Job.)
ABGABEN
Fakturen die nicht mit GeOrg erzeugt werden
Aus gegebenen Anlass möchten wir wieder in Erinnerung rufen: Es sollten KEINE Fakturen (Zahlscheine) ohne Buchung (Faktura) außerhalb von GeOrg erzeugt, ausgegeben oder versandt werden. Oft werden auch Zahlungen ohne entsprechende Erfassung der Eingangsrechnung und Anordnung außerhalb von GeOrg durchgeführt. Unterbinden Sie bitte diese Vorgänge. Sie führen nur zu einer Mehrbelastung in der Buchhaltung.
Es gilt:
- Kein Zahlschein (Faktura) verlässt ohne Buchung (Sollstellung) die Gemeinde!
- Barkassen sind tagesaktuell zu führen. Damit wird eine Nachbearbeitung seitens der Buchhaltung vermieden.
- Manuelle Überweisungen im Elba ohne vorherige Erfassung der Eingangsrechnung und der darauf aufbauenden Anordnung und Zahlung sind nur in Notfällen zulässig!
- Manuell im Elba erfasste SEPA-Einzüge sind unbedingt zu vermeiden.
Kontrolle Kommunalsteuer aus den Archivdaten
Wir möchten darauf hinweisen, dass in den Archivdaten (Geschäftspartnerübersicht) nur die Zahlungen zur Kommunalsteuer ersichtlich ist, jedoch nicht die Zuordnung zu einer Periode. Da die Zahlungen über den Jahreswechsel erfolgen, kann mit einer Jahres-Zahlungssumme keine Kontrolle der Erklärung durchgeführt werden. (Erklärungsperiode: Dezember, Zahlung: Jänner). Ab dem Zeitpunkt des GeOrg-Einsatzes ist natürlich ein Zusammenhang zwischen Periode und Zahlung gegeben. Hier möchten wir nochmals auf die Veränderungen hinsichtlich der Formularbündelbehandlung hinweisen. Die Übersicht über alle Erklärungen erhalten Sie mit dem Kommunalsteuer-Cockpit.
NÜTZLICHE TIPPS
Ob vom Bürgermeister oder Amtsleiter - Immer wieder werden von der Buchhaltung Auswertungen verlangt. Anbei ein kleiner Auszug der möglichen Auswertungen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung:
Kreditoren Einzelpostenliste (FBL1N)
Buchhaltung –> Kreditorenbuchhaltung –> Stammdaten Kreditor -> Einzelposten Kreditoren
Beachten Sie in den Auswertungen immer, dass entsprechende Filter gesetzt werden können. Wenn Sie die gesamten Eingangsrechnungen über einen Zeitraum listen möchten, müssen Sie den Filter auf die Belegart "KR" Kreditoren-Rechnung setzen. Mit dieser Transaktion können Sie auch die offenen Posten zu einem Stichtag anzeigen lassen. Zum Beispiel: Saldo per 31.12.2015 Filter auf KR = Summe der offenen Eingangsrechnungen per 31.12.2015.
Kreditoren-Umsätze (S_ALR_87012093)
Buchhaltung –> Kreditorenbuchhaltung –> Stammdaten Kreditor -> Kreditoren-Umsätze
Immer wieder ist es notwendig, dass die Umsätze der einzelnen Kreditoren (Lieferanten) ausgewertet werden müssen. Die notwendigen Informationen stellt diese Transaktion zur Verfügung. Sie können sogar auf einzelne Monate oder Quartale eingrenzen. Wenn Sie im Layout der Ausgabeliste (Detail Liste) "Sortierung nach Betrag" eingeben, wird die Liste absteigend nach Umsätzen ausgegeben.
OP Fälligkeitsanalyse (S_ALR_87012078)
Controlling -> Div. Auswertungen -> OP Fälligkeitsanalyse
Mit dieser Transaktion können die offenen Salden der Kreditoren (Lieferanten) ausgewertet werden. Damit erkennt man, welche offenen Posten schon wie lange fällig sind. Die Auswertung nach einem Stichtag ist genauso vorhanden, wie die Möglichkeit der Eingrenzung nach einer Belegart. Die rasche Erstellung von Einzelberichten ist genauso möglich.
Auswertungen weiterleiten
Bei vielen Auswertungen (zB bei den drei vorgenannten) können Sie den Bericht einfach in den Arbeitskorb (Arbeitsplatz) eines Benutzers (Bürgermeister, Amtsleiter) weiterleiten. In der Übersicht eines Berichtes -> Menü > Liste > senden. Ähnlich wie bei einem EMail können Sie einen Text verfassen und einem oder mehreren Empfängern weiterleiten. Dazu brauchen Sie beim Empfänger nur den Vornamen und Nachnamen eingeben und die Sendung über das Symbol 
auslösen. Schonen Sie die Umwelt - sparen Sie Papier!
