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ALLGEMEIN

Allgemeiner Akt - Formularfelder zur Adresse 

Folgende Formularfelder betreffend Architektonische Objekte stehen nun auch in den Arbeitsdokumenten des Allgemeinen Akts zur Verfügung:

 

eAkt - Strukturknoten

Die Länge des Strukturknotens wurde von 73 Zeichen auf 255 Zeichen erweitert. Das Bearbeitungsfeld wurde umgestellt. Damit ist es möglich eine umfangreichere Beschreibung eines Strukturknotens durchzuführen, weil diese Strukturknoten gleichzeitig als Tagesordnungspunkte für Sitzungen verwendet werden können. Beachten Sie bitte, dass bei der automatischen Nummerierung der Tagesordnungspunkte einige Zeichen der Bezeichnung des Strukturknotens abgeschnitten werden können.

 

LEITUNG

Sitzungsakt - Formularfelder

Im Sitzungsakt gibt es jetzt getrennte Felder für die Sitzungsnummer (vollständige und getrennte Darstellung), Parteienbezeichnung (Kurzform) und den Status der Öffentlichkeit (Öffentlich, nicht öffentlich, vertraulich).

 

BUCHHALTUNG

Elektronischer Kontoauszug - Bank Austria und Volksbank

Mit der Einführung des einheitlichen EURO-Zahlungsverkehrsraum (SEPA = Single Euro Payments Area) wurden neue Datenträgerformate für die Kommunikation zwischen Banken und Kunden etabliert. Ein Teil dieser Umstellung betrifft den elektronischen Kontoauszug, welcher von GeOrg täglich abgeholt und verbucht wird. GeOrg verwendet derzeit noch die „alten“ Formate MT940, Cremul und Debmul. Diese Formate werden sukzessive durch das neue XML-Format camt.053 abgelöst.

Gemeinden mit Bankkonten bei der Erste Bank und Sparkasse verwenden bereits das neue Format. Ab nächster Woche erfolgt die Ausrollung für alle Konten der Bank Austria und Volksbank. Durch diese Umstellung sind wir für die Änderungen im Bankensektor in den nächsten Jahren optimal vorbereitet.

Lieferschein nicht mehr im Import-Prozess verfügbar

Die Dokumentart "Lieferschein" wird in nächster Zeit aus dem Importprozess (Scan-Client, Doc2GeOrg) entfernt. Wir sind der Meinung, dass die Dokumentart nur für die Barcode-Zuordnung verfügbar sein soll. Jener Sachbearbeiter welcher auch die sachliche Richtigkeit einer Eingangsrechnung feststellt, hat zu diesem Zeitpunkt physisch den Lieferschein. Erst nach sachlicher Kontrolle der Eingangsrechnung kann dieser Lieferschein zu einem Beleg zugeordnet werden. Dies erfolgt über die Eingabe der Barcode-Nummer zu einem Beleg. Damit erübrigt sich der Importprozess und schließt gleichzeitig Fehler aus. Sollten Sie mit dieser Vorgangsweise Probleme haben, melden Sie sich umgehend. 

 

ABGABEN

Abweichender Korrespondenzempfänger 

Eine neue Möglichkeit der Zustellung wurde mit dem abweichenden Korrespondenzempfänger geschaffen.  Mit dem abweichenden Korrespondenzempfänger ist es daher nicht mehr notwendig, bei natürlichen Personen, Adressen mit "zu Handen" zu verwenden. Wir empfehlen dieses Handbuch unbedingt zu beachten und sukzessive ihre Daten anzupassen. Damit sind auch die Voraussetzungen für die elektronische Zustellung geschaffen. Im Versandmodul wurde im Standard-Layout die Spalte mit dem GP für den abweichenden Korrespondenzempfänger aufgenommen. Weitere Datenfelder für den abweichenden Korrespondenzempfänger können über kundenspezifische Layouts eingeblendet werden. 

Anpassung folgender Vertragskontotypen:
10 / 20 / 21 / 30 / 40 / 41 / 42 / 43

Der abweichende Korrespondenzempfänger zieht bei folgenden Korrespondenzarten:

• Ja        0001     Rückläufer
• Ja        0003     Mahnung
• Ja        0005     Ratenplan
• Ja        0020     KST-Mahnung (Zahlung, Erklärung); TI-Erk
• Ja        0030     KST-Vertragsinformation
• Ja        0039     Rechnung/Anordnung
• Ja        0042     Lastschriftanzeige/KST-Bescheide
• Ja        Z014     SZ-Bescheid
• Ja        ZASX    RE-Bescheide

• Nein     0043     Barkassenquittung -> nur Lokaldruck
• Nein     0047     SEPA-Mandat -> nur Lokaldruck
• Nein     Z001     Rückstandsausweis -> nur Lokaldruck
• Nein     ZAD      Allgemeines Dokument -> Akt
• Nein     ZBAU    Bauamtsdokument -> Akt
• Nein     ZBUD    Dokument zum Budgetakt -> Akt
• Nein     ZKTI      Kontoinformation zur Geschäftspartnerübersicht -> später mit Relaunch Kontoinfo
• Nein     ZSVF     Dokument zum sonstigen Verfahren -> Akt
• Nein     Z999     Bestellung -> Bestellung

Änderung Formular - Vertragsinformation Kommunalsteuer

Diese Änderung betrifft nur jene Buchungskreise die mit dem Standard-Formular arbeiten.

Im Formular KST-Vertragsinformation wurde nach der Erläuterung zum Verwendungszweck folgender Absatz aufgenommen:

"Dieser Verwendungszweck ist ausschließlich für Kommunalsteuerzahlungen zur Finanzamt-Steuernummer xxxxxxxxxxxx und für die GKZ xxxxx zu verwenden!"

IV - Bescheid gültig ab

Es besteht nun die Möglichkeit das Bescheid "gültig ab" manuell beim Einzeldruck zu übersteuern. Dafür finden Sie einen neuen Reiter "Zusatzdaten" in den Vorlaufeingaben beim Druck eines Bescheides.

 

Automatische Änderungen - Gemeinde-Cockpit - Abarbeitung der automatischen Änderungen

Innerhalb der Organisationseinheit sollte definiert werden, wer für die Überwachung des Gemeinde-Cockpits zuständig ist. Im Gemeinde-Cockpit werden Änderungen bzw. die automatische Abarbeitung der Jobs sichtbar gemacht. So wird zu Beginn eines jeden Quartals die Einheitswerte übernommen, die EGW und NE-Ermittlung durchgeführt. Eine Kontrolle und Nacharbeitung (Erlassen von Bescheiden) ist notwendig und sollte vor der Fakturierung der Quartals-Vorschreibung vorgenommen werden.

PSCD_Inkasso optimieren 

Folgende Optimierungen wurden an der Transaktion /cuerp/pscd_inkasso Posten an Inkassobüro abtreten umgesetzt:

• Statusmeldung für Abgabe ans Gericht --> grüne Ampel, wenn Eintrag in die Abgabeliste erfolgt ist
• Zusätzliche können alle offene Posten zu einem Geschäftspartner angezeigt werden -> für Konkursverfahren, können nun nicht mehr nur Inkassopositionen bzw. bereits gemahnte Posten abgegeben werden. (Funktioniert auch, wenn GP noch nie gemahnt wurde) -> hier kann aus Performance-Gründen allerdings nur auf einen GP eingeschränkt werden
• Durch einen Ratenplan verwaltete Posten werden in dieser Liste nicht angezeigt -> zuvor muss der Ratenplan deaktiviert werden
• Beim Refresh bleiben Filtereinstellungen der Eingabemaske erhalten

Anordnung - Direktdruck der Faktura 

Ab sofort werden Anordnungen beim „Massendruck“  direkt in das Versandmodul gestellt und stehen sofort zum Versand bereit. Dadurch können die generierten Rechnungen noch am selben Tag versendet werden. Über den Button Dienste zum Objekt kann gleich direkt aus der Anordnung über "Sendungen" ins Versandmodul abgesprungen werden.

HBA-Faktura - Bemessungen auf der Faktura anfügen

Im 2017KW13 Newsletter haben wir die Änderung bei der Faktura für Q2/2017 angekündigt. Hier finden Sie einige Beispiele für die Ausprägung der Erklärung der Bemessungen auf der Faktura.

 

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NÜTZLICHE TIPPS

RE80 - Absprung in GP, Vertragskonto

Oftmals gibt es die Anfrage, ob nicht bei Absprung aus einem Vertrag in den Geschäftspartner (GP) oder Vertragskonto gleich in den Änderungsmodul gewechselt werden kann. Dies funktioniert. Man muss nur vorher im Immobilienvertrag (IV) schon auf den Änderungsmodus wechseln. Damit wird der Geschäftspartner oder das Vertragskonto im Änderungsmodus geöffnet.

Systemverfügbarkeit

Gemäß unseren vertraglichen Bedingungen wurde eine Systemverfügbarkeit von 7 - 19 Uhr garantiert, grundsätzlich wird eine Systemverfügbarkeit von 0 – 24 Uhr, 7 Tage die Woche angestrebt.

Davon sind folgende Ausnahmen für die Systemwartung notwendig:

• jeden letzten Sonntag im Monat von ca. 18:00 bis nächsten Tag 6:00 Uhr zwecks Einspielen von Linux und Windowspatches, sowie
• jeden Dienstag und Donnerstag von ca. 18:00 bis 19:00 zwecks Transport von Neuerungen und Anpassungen auf das Produktivsystem.

Migration der Altdaten

Immer wieder stellen wir fest, dass das Wissen über die durchgeführte Migration der Archivdaten aus den Vorsystemen in den GeOrg nicht bekannt ist. Sämtliche verfügbare Buchungszeilen aus dem Altsystem (Personenkonto, Nebenkonto, Sachkonto) sind über die Transaktion DocuLink abrufbar. Zusätzlich stehen die Sachkontendaten der Vorjahre aus dem Altsystem unter der Transaktion Altdaten Haushalt zur Verfügung. Der Einsatz der alten Programme ist daher nicht mehr notwendig.