ALLGEMEIN
eAkt - Zugriff (Security)
Ein weiterer Meilenstein in der digitalen Verwaltung wurde mit dem Reiter "Zugriff" im eAkt umgesetzt. Damit können Akten und deren archivierte Dokumente entsprechend geschützt werden. Dafür gibt es in den Grunddaten (Attributen) das Feld "Status Öffentlich". Akte mit dem Status Öffentlich verhalten sich wie bisher. Bei Akte mit dem Status "nicht öffentlich" bzw. "vertraulich" werden so behandelt, dass
- automatisch der Bearbeiter im Reiter "Zugriff" eintragen wird
- alle Dokumente werden in diesem Akt so archiviert, dass diese nicht mehr in der Volltextsuche gefunden werden können
- diese Akte nur mehr von jenen Benutzern gefunden/bearbeitet werden können, die auch im Reiter "Zugriff" eingetragen wurden
In den nächsten Wochen werden wir diese neue Möglichkeiten in einer Erweiterung unserer Handbücher beschreiben. Zusätzlich werden wir den Gemeinde-Admin auch die Möglichkeiten bieten, mit einer Transaktion eine Menge von bestehenden Akten (Massenbearbeitung) mit einem Zugriffsschutz zu versehen bzw. diese wieder zu ändern (Personalwechsel udgl.)
eAkt - Daten Architektonische Objekte
Wenn bei einem Akt im Inhalt Architektonische Objekte verknüpft sind, so wird dort nun die Bezeichnung des Objekts angezeigt, statt wie bisher die Identifikations-Nummer. Vor allem bei Adressen ist dies eine wesentliche Verbesserung, weil jetzt statt des AGWR-Codes (zB. AO 12345/7890123) die Adresse (zB. Comm-Unity-Straße 14) angezeigt wird.
eAkt - Formularfelder von Beteiligten
Wenn über ein MULTI-Beteiligten Formularfeld Beteiligte in ein Arbeitsdokument gezogen werden, wird nun das Gültig-Bis-Datum ausgewertet. Nur noch Beteiligte, die ihre Rolle auch aktuell noch innehaben, werden in Dokumente übernommen.
eAkt - Struktur
Wenn bei einem Akt der Aktentyp bzw. das Betreff geändert wurden, so wird nun auch der Basisknoten im Reiter „Struktur“ entsprechend umbenannt.
eAkt - Verschieben von Dokumenten
Es kam beim Verschieben hin und wieder zu Fehlermeldungen. Einige der Konstellationen konnten nachgestellt und behoben werden, das Verschieben sollte nun in noch mehr Fällen problemlos funktionieren.
eAkt - Formularfelder von Terminen
Wenn bei einem Termin kein Datum eingetragen war, funktionierten die Formularfelder für Beschreibung und Anmerkung dieses Termins nicht. Dies wurde korrigiert.
Arbeitsplatz - Anlegen eines Akts aus Workflow
Wenn das Anlegen eines Akts aus dem Workflow abgebrochen wird, werden manchmal leere Akten produziert. Einige der Konstellationen konnten gefunden und behoben werden, sodass dies nun nicht/selten auftreten sollte.
Arbeitsplatz - Sperre
Fehlerkorrektur beim Bearbeiten von Workitems: Ein Workitem ist nun nicht mehr gesperrt, sobald es zurückgelegt wurde.
eAkt - Reiter Versand - Absprung für mehrere Sendungen
Es gibt nun im Reiter "Versand" den neuen Button „Versandmodul“. Über diesen kann künftig direkt aus dem Akt ins Versandmodul zu allen Sendungen eines Dokuments (mit/ohne Beilage) des aktuellen Akts abgesprungen werden, damit diese dort freigegeben/bearbeitet werden können. Diese Funktion steht erst mit Einführung des "neuen Versandmoduls" im November zur Verfügung.
eAkt - Reiter Versand - eMail-Versand
Als Vorbereitung des Versands von Dokumenten aus dem E-Akt via Qualified Mail (E-Mail mit qualifizierter Lesebestätigung mit Link auf die zu versendenden Dokumente) für Kunden mit dem Zusatzmodul „Versandmodul Erweiterung“ kommt nun ein Pop-Up-Fenster mit der Auswahl des Versandweges. Das Auswahlfenster ist schon da, Mails können aber erst mit Einsatz des "neuen Versandmoduls" in den Versandmonitor übergeben werden.
AMTSLEITUNG
Sitzungsakt - Datum ohne Sekunden
Die Datumsfelder aus den Grunddaten werden jetzt ohne Sekunden dargestellt (zB Sitzungsbeginn).
Sitzungsakt - Beteiligte
Es gibt zwei weitere Beteiligtenrollen:
- Sonstige
- Sachverständige
BUCHHALTUNG
Update Telebankingsoftware MBS der Sparkassen AG
Derzeit werden einige Kunden von der Sparkassen AG auf ein mögliches Update ihrer Telebankingssoftware MBS auf Version 5.8 Release 3 hingewiesen. Dieses Update ist bankseitig nicht verpflichtend oder notwendig. Da diese neue Version nur Datenträger nach Rulebook 7.0 verarbeiten kann, empfehlen wir dieses Update vorerst NICHT durchzuführen.
BAUAMT
Bauakt - AO-Suche
Bisher konnte nur nach Bauakten zum zentralen Architektonischen Objekt (lt. Grunddaten) gesucht werden. Künftig werden Bauakte auch gefunden, wenn das als Suchkriterium verwendete AO „nur“ im Inhalt als weiteres AO verknüpft ist.
Sonstiges Verfahren - GP Suche
Bisher war im Suchergebnis bei Sonstigen Verfahren der Geschäftspartner mit Rolle BWE (Bauwerber) enthalten. Dies wurde geändert auf den GP mit Rolle ABG (Abgabepflichtiger) oder EIG (Eigentümer), je nachdem was in dem Akt als Beteiligter eingetragen ist.
Verknüpfungen zu migrierten Bauakten
In den „Diensten zum Objekt“ bei Geschäftspartnern und Architektonischen Objekten wurde bisher in den Verknüpfungen nur auf „aktuelle“ Bauakte verlinkt. Ab sofort stehen dort auch die Verknüpfungen zu migrierten Bauakten zur Verfügung.
