ALLGEMEIN
Architektonisches Objekt - Dokumentart "Unterlagen Arch.Objekt" verfügbar
In der RE80 können bei den architektonischen Objekten (zB Adressen (Liegenschaften), Grundstücke, Eigentümer (EZ), Gräber) Dokumente archiviert werden. Über Dienste zum Objekt können zB Informationen zu Besitzwechsel (Kaufverträge, vor Eintrag Grundbuch) hinterlegt werden.
Stmk - Abnahme "Sendungsdokumentation" durch das Land
Im letzten Newsletter haben wir darüber berichtet, dass Sie aus dem Versand-Cockpit eine Sendungsdokumentation exportieren können. Für die Nachweise der Zustellungen in den Flächenwidmungsverfahren haben wir diesen Export beim Amt der Steiermärkischen Landesregierung, Referat für Bau- und Raumordnung prüfen lassen und folgende erfreuliche Nachricht erhalten:
Nach Rücksprache mit dem fachlich zuständigen Referat Bau- und Raumordnung kann ich Ihnen mitteilen, dass die Übermittlung von Unterlagen bzw. Verfahrensakten im Wege eines ZIP-Files funktionieren sollte. Analog vorzulegen sind allerdings jedenfalls:
- Verordnungstext
- Erläuterungsbericht
- Sämtliche Planunterlagen (Entwicklungsplan, Flächenwidmungsplan, Bebauungsplanzonierungsplan, Differenz- und Ergänzungspläne)
Diese Unterlagen müssen von uns vidiert werden. Die Pflicht zur Übermittlung dieser Unterlagen auch in analoger Form ergibt sich aus der Planzeichenverordnung (§ 5 Abs. 1).
eAkt - Hinweise für erfolgreiche digitale Verwaltung
Einige Gemeinden verwenden die elektronischen Akten ausschließlich für die Archivierung von Dokumenten und vergessen darauf einige Faustregeln zu beachten. Bei Nichtbeachtung dieser Regeln wird es immer schwieriger die Verwaltung in den eAkten von einer ausschließlichen Archivierung auf eine digitale Verwaltung umzustellen.
Folgende Punkte sollten beachtet werden:
Status immer setzen! Der Status bedeutet:
- NEU: Ein Akt wird geöffnet und es sind noch nicht alle Informationen vorhanden, dass mit der Arbeit begonnen werden kann.
- OFFEN: An diesen Akten wird derzeit vom verantwortlichen Mitarbeiter gearbeitet.
- GESCHLOSSEN: Die Aufgabe wurde im Akt erledigt und wird nur mehr im Bedarfsfall wieder geöffnet.
- DAUERAKT: Diese Akten bleiben über einen längeren Zeitraum offen, weil diese als Sammel/Überakte fungieren.
Posteingangsbuch - Vertretung
Die vorgesehene Vertretungsregeln für Bürgermeister und Amtsleiter haben wir vorerst nicht umgesetzt. Wir glauben nicht, dass die Kenntnisnahme von Posteingangsstücken delegiert werden wird.
Posteingangsbuch - Notiz wir in ER-Buch weitergeschrieben
Wenn Eingangsrechnungen über das Posteingangsbuch einlaufen, werden die am Posteingangsstück hinterlegten Notizen auch in das Eingangsrechnungs-Cockpit fortgeschrieben. Voraussetzung ist natürlich, dass die Änderung der Dokumentart nach der Erfassung der Notiz vorgenommen wird.
Information der Österr. Post - Nichteinhaltung "freizuhaltender Bereich"
Massenbeilagen oder Beilagen zu einer Anordnung bzw. Dokumente für den Versand im eAkt müssen die für eine maschinelle Verarbeitung notwendigen "freizuhaltenden Bereiche" aufweisen. 1,5 cm vom linken Rand darf nicht verwendet werden. Sollte dieser Bereich nicht freigelassen werden, so erfolgt eine manuelle Abfertigung. Diese manuelle Abfertigung (manuelle Kuvertierung) wird von der Österreichischen Post gesondert in Rechnung gestellt und beläuft sich auf € 1,10 pro manueller Kuvertierung.
ABGABEN
SELBSTERKLÄRER - Barcodeandruck für Tourismusinteressentenbeitrag Stmk, Interessentenbeitrag NÖ
Ab sofort werden auf den Beitragserklärungen für den Tourismusinteressentenbeitrag Stmk und Interessentenbeitrag NÖ Barcodes angedruckt. Beim Einscannen soll in Zukunft die Dokumentart Barcode ausgewählt werden. Analog kann bei Übermittlung mittels E-Mail im Doc2GeOrg eine Barcodenummer erfasst werden (rechte Maustaste -> Barcode ändern). Dadurch wird automatisch der richtige Geschäftspartner, Vertrag und Beitragsjahr gezogen. Nach der automatischen Zuordnung durch den Barcode wird sofort ein Formularbündel im Arbeitsplatz angelegt. Eine händische Zuordnung wird in Zukunft nicht mehr nötig sein.
Erklärungen ohne Barcode können wie gehabt weiterhin verarbeitet werden.
BAUAMT
PWS (Produkt-Web-Service) - Grundbuchsabfragen
Das Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen (BEV) hat leider erhebliche Probleme bei der Grundbuchsabfrage im PWS. Nach Meldung einiger Gemeinden über falsche Eigentümer beim PWS-Service haben wir versucht den Fehler zu eruieren und festgestellt, dass dieser beim BEV liegt. Daraufhin schalteten wir eine Express-Meldung bei jeder GeOrg-Anmeldung, damit Folgefehler vermieden werden.
Erst heute informierte das BEV wie folgt:
Zu den bereits erfolgten Mitteilungen auf dem BEV-Portal informieren wir Sie ergänzend über die Betriebsstörung des Katasterführungssystems. Seit 13.02.2018 traten in der Datenbankanwendung des BEV betreffend den Kataster Betriebsprobleme auf der Datenbank auf. Wegen des Risikos von Datenverlusten wurde daraufhin im Einvernehmen mit der Justiz die Schnittstelle zwischen Grundbuchführungssystem (Justiz) und Katasterführungssystem (BEV) deaktiviert. Trotz Einbindung von internationalen Datenbankspezialisten gelang es bis 18.02.2018 nicht, die Fehler zu beheben. Daraufhin musste die gesamte Anwendung Katasterführung abgeschaltet werden.
Seitdem schlugen mehrere Versuche zur raschen Wiederinbetriebnahme fehl. Darum werden die Datenbanken derzeit aus den Sicherungen wiederhergestellt. Wegen der großen Datenmengen und der komplexen Struktur ist dieser Vorgang sehr zeitintensiv und dauert derzeit noch an.
Wir bedauern die anhaltende Betriebsbeeinträchtigung und die damit eintretende Behinderung der Arbeit betroffener Partner und Berufsgruppen sehr und setzen alle unsere Bemühungen daran, den Betrieb des Gesamtsystems so schnell wie möglich wieder herzustellen.
In Kenntnis der bisherigen Ergebnisse aus der Problemanalyse und in Abschätzung der noch ausstehenden Behebungsarbeiten rechnen wir mit einer möglichen Wiederaufnahme des Betriebes mit 05.03.2018. Wir werden nach Wiederaufnahme des Betriebes umgehend informieren.
Wenn wir vom BEV über die erfolgreiche Behebung der Störung informiert werden, werden wir diese mittels Express-Meldung allen GeOrg-Benutzern bekanntgeben.
Bauakt - Neuer Termintyp "BESGST"
- BESGST - Bescheid Grundstücks-Teilung/Vereinigung
- BESABBR - Bescheid Abbruch
Sonstiges Verfahren - Neue Termintypen
- LOKAUG - Lokalaugenschein
- VERST - Verständigung
