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OUTPUTMANAGEMENT - ZUSTELLDAUER

Aufgrund der langen Zustelldauer der 4. Quartalsvorschreibung haben wir in den letzten Tagen intensive Gespräche mit Vertretern der österreichischen Post geführt. Vorab möchten wir uns aber bei jenen Personen entschuldigen die dadurch "Reaktionen" der Steuerpflichtigen "aushalten" mussten. 

Das Outputmanagement im GeOrg ist eine umfassende Unterstützung für die Organisationseinheit (Gemeinde), setzt jedoch auch voraus, dass alle Jobs im Prozess optimal ineinander greifen.

Mit 01. Juli dieses Jahres hat die österreichische Post „überfallsartig“ ein neues Tarifmodell eingeführt. Mit dem Tarif PRIO sollten 90% der Sendungen mit E+1 zugestellt werden. Mit dem neuen Tarif ECO sollten die Sendungen zwei zusätzliche Werktage brauchen (E+3). Nach Einführung dieser neuen Tarifmodelle stellten wir Anfang Juli die Sendungen mit Tarif PRIO zu, bis vermehrt von den Gemeinden gewünscht wurde, dass auf ECO umgestellt werden sollte. Zitat: Die Lastschriftanzeigen/Rechnungen sind nicht so wichtig, dass diese am nächsten Tag zugestellt werden müssen!

Wir haben umgehend neue Kuverts erzeugt (Freigabevermerk hat strenge Regeln) und lieferten die Standardsendungen ab diesem Zeitpunkt als ECO bei der österreichischen Post auf. In der Q3 Vorschreibung hatten wir damit auch kein Problem. Wir waren daher auch selbst sehr überrascht, dass mit diesem Freimachungsvermerk/Portotarif in der Q4 Vorschreibung Probleme auftreten würden.

Nachstehend möchten wir die Probleme und die getroffenen/geplanten Maßnahmen beschreiben:

Probleme

Lange Zustelldauer

• Zwei Feiertage und diese sind auch noch ungünstig gelegen. Den Fenstertag (2.11.) kann man fast als Feiertag rechnen
• Druckmenge

Erfreulicherweise konnten wir die Menge im Vergleich zum Vorjahr um 1/3 steigern. Diese Steigerung stellt an sich kein Problem in der Produktion dar, erzeugte jedoch in der Aufbereitung und Übermittlung des Status ein Problem.

• Aufgabeform ECO

Auch von mehreren Vertretern der österreichischen Post konnten wir keine eindeutige Aussage bezüglich der Zustelldauer von ECO Sendungen erfahren. E+3, oder E+5, es könnten aber auch E+8 sein. Diese Sendungen werden als "nicht wichtig" eingestuft, es werden daher alle Sendungen mit PRIO vorgezogen. Zusätzlich gibt es unterschiedliche Aussagen von verschiedenen Zustellbasen. Von einer Zustellbasis haben wir erfahren, dass es Zustellungen von ECO-Sendungen nur an bestimmten Tagen gibt.

Falscher/fehlender Status im Versand-Cockpit

Durch ein Mengenproblem kam es in der Software der Druckerstraße zu einem "Überlaufproblem". Dadurch wurden keine oder falsche Status in den GeOrg übertragen. Dieses Problem verschärfte auch die Unsicherheit bei allen Beteiligten enorm. 

Unterschiedliche Auskünfte

Wir standen fast "stündlich" im Kontakt mit der österreichischen Post. Nachdem das Produkt ECO, nach unseren Erfahrungen, bei der österreichischen Post noch nicht standardisiert ist, bekamen wir unterschiedlichste Auskünfte. Und diese teilweise falschen Auskünfte haben wir auch weitergegeben. Und das erzeugte weitere Unsicherheit.

Geplante/Umgesetzte Maßnahmen

Freimachungsvermerk/Portotarif

In der jetzigen Form können wir diesen Tarif nicht verwenden. Wir haben daher beschlossen, ab sofort, auch bei Standardsendungen den Portotarif PRIO zu verwenden. Bis zum nächsten Vorschreibungslauf, Ende Jänner 2019, ist geplant, dass im Versand-Cockpit PRIO auf ECO umgestellt werden kann. Ab diesem Zeitpunkt können Sie selbst den Tarif bestimmen.

Hybrid RSb - Sendungen - eigener Druckstrom

Nachrichtliche Sendungen werden immer mit dem Tarif PRIO zugestellt. Nachdem sich diese Sendungen bisher aber auch im gleichen Druckstrom mit den Standardsendungen befanden, haben wir eine längere Zustelldauer während der Vorschreibungszeit. Bis zum nächsten Vorschreibungslauf sollten die Druckströme getrennt werden. Damit sollten die Verzögerungen in Zeiten des Vorschreibungslaufes nicht mehr auftreten.

Durchlaufzeit Druckerstraße

Nachdem im GeOrg immer eine manuelle Freigabe der Sendungen erfolgen muss, kann sich die Druckerstraße nicht optimal auf die Druckmenge vorbereiten. Dieses Problem wird weiterhin bestehen, da wir von einer expliziten Freigabe durch einen Mitarbeiter der Organisationseinheit nicht abgehen wollen. Gemeinsam mit der österreichischen Post wurden jedoch die "Zeitfresser" analysiert. Nachstehend möchten wir Ihnen die manuellen und automatischen Tätigkeiten im Zuge des gesamten Produktionsprozesses aufzeigen. Automatische Prozessschritte werden auch am Wochenende oder Feiertag durchgeführt.

Beschreibung Produktionsprozess

• Freigabe Im Versand-Cockpit

Alle Freigaben an einem Tag (F) die bis 19 Uhr durchgeführt werden, werden konsolidiert. Unter Konsolidierung versteht man: Mehrere Dokumente werden in einem Kuvert gegeben. Bis max. 15 Blätter können in einem Kuvert enthalten sein. Bei größeren Mengen werden in der Druckstraße automatische Deckblätter erzeugt und weitere Sendungen/Kuverts erzeugt. Konsolidiert werden nur Sendungen mit dem gleichen Messageprofile. Nachrichtliche Sendungen (Hybrid RS) werden in der Druckerstraße niemals konsolidiert. Hier muss die Konsolidierung im GeOrg Versand-Cockpit durch den Benutzer erfolgen. Es können daher auch keine Sendungen mit unterschiedlichen Freigabevermerke (PRIO/ECO) (Grund: Unterschiedliche Kuverts) oder S/W / Farbdruck konsolidiert werden (Grund: Unterschiedliche Druckstraßen). 

-> Die Verantwortlichkeit geht an die Österreichische Post AG über! 

• Elektronische Zustellung (autom.)

Nach der Freigabe erfolgt die Übermittlung an die Posttochter sendhybrid. Bei diesem Prozessschritt erfolgt

• • die elektronische Zustellung,
  • die Konsolidierung der Sendungen und
  • die Ergänzungen der Sendungen mit SEPA-Zahlungsaufträgen

danach erfolgt in den Morgenstunden des nachfolgenden Tages (F+1) die Übermittlung in die Druckerstraße.  

• DOC Bridge (autom.)

Dieser Punkt ist der erste Prozessschritt in der Druckerstraße. Hier werden die übermittelten PDF-Dokumente für die Druckerstraße aufbereitet.

• Produktionsvorbereitung (manuell)

Der Druckoperator nimmt die Sendungen in den Produktionsplan auf. Leider können wir die Menge und Zeitpunkt nicht sehr exakt vorausplanen, da die Freigabe unterschiedlich erfolgen kann.

• Maschine wird für Druck belegt (manuell)

Konfiguration der Druckmaschine. Die SEPA-Zahlungsaufträge werden als Beilage vorbereitet.

• Produktionsvorbereitung (autom.)

Druck. Die Maschine kann 400.000 Seiten in der Stunde drucken.

• Weiterleitung der gedruckten Rolle (manuell)

Die gedruckte Rolle wird zur Kuvertierung weitergeschoben.

• Vorbereitung der Kuvertierung (manuell)

Schneiden der Rolle und Vorbereiten der Kuvertierungsmaschine. Entsprechende Kuverts (mit richtigem Freigabevermerk) werden beigestellt. 

• Kuvertierung (autom.)

Kuvertierung - längster Prozess. 50.000 Kuverts können in der Stunde abgefertigt werden.

• Aufbereitung für Postversand (manuell)

Briefe werden in Kisten und Paletten sortiert. Trennung der Sendungen aufgrund der Organisationseinheit (Gemeinde).

• AVISO - Anmeldung bei der Post (manuell)

Anmeldungen der Sendungen bei der Post, damit die Postauflieferung erfolgen darf.

• LKW-Versand nach Vösendorf (manuell)

Aufgrund der Universaldienstleistungsverordnung (keine Mwst. auf Porto) muss die Auflieferung bei einem "Postamt" erfolgen.

• Postaufliefern in Vösendorf (manuell)

Ab diesem Zeitpunkt übernimmt die Sendung die Post mit den entsprechenden Beförderungsrichtlinien gemäß Freimachungsvermerk.

Durchlaufzeit von der Freigabe bis zur Zustellung

Das Ziel der getroffenen Maßnahmen sollte sein: Ein sehr hoher Anteil der Zustellung (>95%) sollte vom Tag der Freigabe (F) bis zur Zustellung in max. F+7 Werktagen erfolgen. Im besten Fall sollte die Zustellung in max. F+5 Werktagen erfolgen. Nachdem die elektronische Zustellung in wenigen Stunden erfolgt, muss es ein Ziel sein, die elektronischen Zustellungen wesentlich zu erhöhen!

Vorverlegung Fakturierungstermine im GeOrg

Immer wieder werden wir gefragt ob wir nicht die Fakturierungstermine im GeOrg vorverlegen können. Wenn sich der Buchungskreis im Regelbetrieb befindet so werden die Fakturen entweder 21 oder 22 Tage vor dem Fälligkeitstermin erzeugt. Damit sollte die Faktura ungefähr 10-12 Tage vor dem Fälligkeitstermin beim Empfänger eintreffen.

Zwei Gründe sprechen gegen eine Vorverlegung:

• In jedem Quartal gibt es Organisationseinheiten die eine Verbrauchsermittlung durchführen. Die Stichtage dieser Verbrauchsermittlung sind immer eine dieser Termine (31.12./31.3./30.6./30.9.). Die auf diesen Termin aufbauenden Prozessschritte sind sehr knapp bemessen. Wir wollen daher bei der Erfassung der Ablesekarten durch den Bürger bzw. bei der Kontrolle der Ablesung (Schätzung udgl.) keine Zeit wegnehmen.
• Die Fakturen immer mit dem 1. Tag des Fälligkeitsdatum erstellt. Damit erfolgt die Abfuhr der Umsatzsteuer im gleichem Monat wie die meisten Einzahlungen durchgeführt werden. 

 

BUCHHALTUNG

Ktn. - ILV - Neue Konten

Aufgrund des Erlasses des Amt der Kärntner Landresregierung („Voranschlag 2019 - Rahmenbedingungen“ vom 8.11.2018) haben wir für Kärntner Buchungskreise die Vergütungskontendefinition erweitert. Hier zur Anleitung!

 

 

ABGABEN

Bezeichnung Konditionsarten

Beim Biomüll wurden die Bezeichnung der Konditionsarten angepasst. zB Bio 240 L auf Biomüll 240 L

Sonstiges Verfahren - Bestellung Vertreter § 81 (2) BAO

Im elektronischen Akt wurde in der Fallart "Sonstiges Verfahren" eine neue Verfahrensart "BEST_VERTR_BAO" für alle Bundesländer ausgerollt. Damit ist es möglich mit wenig Aufwand eine Vertretung einer Personenvereinigung (Personengemeinschaft) zu bestellen.

Rechtlicher Hintergrund:

Sind auf einer Liegenschaft mehrere Eigentümer (Personengemeinschaft) eingetragen so kann die Abgabenbehörde gemäß § 81 (2) BAO eine Person aus ihrer Mitte als vertretungsbefugte Person bestellen. Mittels Bescheid wird der Vertreter bestellt, die weiteren Eigentümer darüber informiert.  

Vorgangsweise:

Anlage eines Aktes in den sonstigen Verfahren mit der Referenz zu einer Liegenschaft (Grundstück/Adresse). Im Reiter "Beteiligte" werden die Eigentümer mit dem Button "GST.Eigentümer (sonst.Verf.)" übernommen. Jene Person, welche die Vertretungsbefugnis haben soll, wird mit der Rolle "ABG = Abgabepflichtiger" versehen. In den Arbeitsdokumenten stehen zwei Vorlagen zur Verfügung. 

• Bescheid Bestellung Vertreter § 81 (2) BAO
• Verständigung Bestellung Vertreter § 81 (2) BAO

Es wird empfohlen den Bescheid nachrichtlich und die Verständigung mit Standard zuzustellen.

Ablesekarten - DSGVO

Immer wieder werden wir mit Anfragen aus Gemeinden konfrontiert, wo sich einige Bürger über die Ablesekarte hinsichtlich des Datenschutzes beschweren. Wir haben diesbezüglich eine rechtliche Auskunft bei der österreichischen Post eingeholt:

• Die Ablesekarten und deren Versand sind durch das Postgeheimnis geschützt.

Wir unterliegen bei Erbringung unseres Postdienstes dem Postgeheimnis. Unsere Mitarbeiter haben während und auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit jede wie immer geartete Mitteilung über Postsendungen an andere Personen als an den Absender oder Empfänger zu unterlassen. Somit sind auch die Ablesekarten durch das Postgeheimnis geschützt. Vereinfacht ausgedrückt regelt das Postgesetz, dass es niemanden etwas angeht, wem genau etwas geschickt wird, wie groß die Sendung ist und wie viele Sendungen an welche Adresse gehen. Sollte es keine triftigen juristischen Gründe geben und keinen Gerichtsbeschluss, werden von Mitarbeitern keine Informationen über den Postverkehr weitergegeben.

Die gesetzliche Grundlagen dafür finden sich im Postgesetz 1997, § 3 Postgeheimnis und § 30 Verletzung des Postgeheimnisses (Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bis zu 360 Tagessätzen).

• Die Vorgaben der DSGVO werden eingehalten und die Auftragsverarbeitung in entsprechenden Verträgen geregelt.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei der Produktion der Ablesekarten und beim Scannen der ausgefüllten Karten ist über die Vereinbarungen über eine Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO abgedeckt (Pflichten von D2D bzw. Scanpoint, technisch-organisatorische Maßnahmen etc.).