Newsletter GEORG

Umstellung Archiv

Am Mittwoch dem 14. August 2019 (vor dem Feiertag) wird zwischen 16:00 und ca. 19:00 das Archiv umgestellt. In dieser Zeit ist kein Einstieg in GeOrg möglich. Aktive Anwender werden abgemeldet. Mit dieser Umstellung wird die Basis für eine umfangreiche Änderung der Suchmöglichkeiten im GeOrg geschaffen. Voraussichtlich im Herbst wird es neben einer verbesserten Volltextsuche auch die Suche über Business-Objekte (ähnlich Google-Suche) zur Verfügung stehen. Bis zu dieser Umstellung wird die bisherige (nicht optimale) Volltextsuche nicht zur Verfügung stehen. 

Geschäftspartner - ZMR-Zahl ausblenden

Es gibt unterschiedliche juristische Meinungen über die Verwendung der ZMR-Zahl. Wir haben uns daher entschlossen die ZMR-Zahl nicht mehr als Identifikationsnummer zu führen.

ZMR - Amtliche Abmeldung

Bei einer amtlichen Abmeldung erhalten wir beim ZMR-Abgleich keine Adressdaten. In diesem Fall wird die Person vom ZMR getrennt und die Adressdaten gelöscht. Damit kann auch keine Zustellung an diese Person mehr erfolgen.

Auswertung Versorgungsverpflichtung - Bgm. Zugriff

In der Rolle "Bürgermeister" wird auch die Auswertung der Versorgungs- und Meldeverpflichtung aufgenommen.

Arbeitsplatz - Weiterleiten WorkItem

Im Arbeitsplatz gibt es die Möglichkeit ein WorkItem mittels rechter Maustaste "Weiterleiten" (Bearbeiter auswählen) weiterzuleiten. Dieses Weiterleiten stand nicht allen Rollen zur Verfügung. Diese Einschränkung wurde aufgehoben.

Einwilligungserklärung - Verwendung E-Mail (Natürliche Person)

Vielfach erfolgt die Kommunikation über E-Mail. Die Speicherung der E-Mail Adresse bei einer natürlichen Person bedarf einer gesetzlichen Grundlage bzw. einer Genehmigung durch den Betroffenen. Wir haben daher eine Einwilligungserklärung im e-Learning unter Formulare/Vorlagen > Einwiligungserklärung eMail zur Verfügung gestellt. Dieses Formular haben wir so gestaltet, dass auf diesem Formular (Vorderseite) ein Merkblatt "Elektronische Zustellung" vorhanden ist. Dabei wird auf die Vorzüge der elektronischen Postfächer gegenüber eMail Kommunikation hingewiesen.

Bei natürlichen Personen ist es auf alle Fälle ein Vorteil, wenn sich der Bürger gleich bei einem Zustelldienst bzw. beim E-Brief der Österreichischen Post anmeldet. Damit entfällt auch die Verwaltung der E-Mail Adresse im GeOrg. Wenn dies nicht erfolgt, sollte bei einer natürlichen Person nicht E-Mail sondern Elektronisch verwaltet ausgewählt werden:

 

AMTSLEITUNG

Gremienverwaltung - Neue Funktion

In der Gremienverwaltung steht eine neue Funktion "Fraktionsvorsitz" bei den Gremiums-Mitgliedern zu Verfügung.

Gremienverwaltung - Rolle Admin

In der Rolle "Gemeindeadministrator" wurde auch die Gremienverwaltung aufgenommen.

 

BUCHHALTUNG

Zahlungen an das Finanzamt – Überprüfung der hinterlegten IBAN

Ab 1. Juli 2019 sind Zahlungen an den Bund – und somit insbesondere auch Überweisungen an Finanzämter – ausschließlich unter Verwendung der dem Bund bereits vor mehreren Jahren zugewiesenen, neuen IBAN möglich.

Für Finanzamtszahlungen lautet der zugewiesene IBAN

ATXX 0100 …    BIC: BUNDATWW

Erfolgen Zahlungen ungeachtet dessen auch in der zweiten Jahreshälfte weiterhin unter Verwendung der alten Bankkonto-Daten (IBAN beginnend mit ATXX 6000 …; BIC: OPSKATWW), könnte es daher zur Entstehung von Säumniszuschlägen kommen.

Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich die Überprüfung der angelegten Bankverbindungen bei den Kreditoren Finanzamt um sicherzustellen, dass die Überweisungsdaten korrekt erfasst sind.

Die korrekte Bankverbindung Ihres Finanzamts kann über https://service.bmf.gv.at/service/anwend/behoerden/ aufgerufen werden.

SEPA - Ablöse durch camt.053

Mit der Einführung des einheitlichen EURO-Zahlungsverkehrsraum (SEPA = Single Euro Payments Area) wurden neue Datenträgerformate für die Kommunikation zwischen Banken und Kunden etabliert. Ein Teil dieser Umstellung betrifft den elektronischen Kontoauszug, welcher von GeOrg täglich abgeholt und verbucht wird. GeOrg verwendet derzeit bei einigen wenigen Bankinstituten noch die „alten“ Formate MT940, Cremul und Debmul. Diese Formate werden sukzessive durch das neue XML-Format camt.053 abgelöst.  

In Vorbereitung auf die Einführung von camt.053 erfolgte für Ihre im GeOrg eingebundenen Konten der Posojilnica Bank mit 01.07.2019 die Umstellung der Kontoauszugsdatenausgabe im camt.053 Format auf Rulebook 7.0. 

Sollten Sie eine ELBA-Version kleiner ELBA 5.7.1 haben, werden die Einzelumsätze seit dieser Umstellung in der Umsatzübersicht nicht mehr aufgeschlüsselt dargestellt. Damit Sie weiterhin in Ihrem ELBA-business die Umsatzdetaildaten wie gewohnt einsehen können, ist es erforderlich, das Update auf die aktuellste ELBA-Version vorzunehmen. Wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an Ihre kontoführende Bank.

VRV2015 - Anlagenklassen umbuchen

Die Anlagenklassen V043 und V044 sind laut VRV 2015 nicht mehr zu verwenden. Um die laufenden Buchungen bereits korrekt in der Anlagenbuchhaltung abzubilden, empfehlen wir für laufende Zugänge nur mehr die Anlagenklasse V042 zu verwenden. Mehr dazu in beiliegender Anleitung.

Monatsabschlusscockpit – „Kreditorenrechnung/-gutschrift für die UVA erfassen“

Um Ihnen die Monatsabschluss-Tätigkeiten weiter zu erleichtern, wurde eine zusätzliche Tätigkeit in das Cockpit aufgenommen:

Nach Erstellung der UVA kann hier direkt über das Monatsabschlusscockpit in die Transaktion FV60 „Kreditorenrechnung vorerfassen“ abgesprungen werden. Hier ist dann wie bisher an den Kreditor „Finanzamt“ eine Rechnung oder Gutschrift in Höhe der UVA einzubuchen.

Hinweis
Wenn Sie sich die Abstimmtätigkeiten am Zahllastkonto Finanzamt 287000 erleichtern möchten (zB im Zuge der RA-Abschlusstätigkeiten), würden wir empfehlen die Gutschrift/Rechnung an das Finanzamt immer mit Beleg- und Buchungsdatum des Monatsletzten der betroffenen Periode einzubuchen. zB UVA für 05/2019  Beleg- und Buchungsdatum 31.05.2019.
Wann die Überweisung erfolgt kann unabhängig vom Buchungsdatum über das Basisdatum im Beleg gesteuert und auch in die Zukunft gelegt werden. 
In diesem Fall sollte darauf geachtet werden, dass der Anordnungsbefugte (BürgermeisterIn) den Beleg im Freigabecockpit noch genehmigt, bevor die entsprechende Periode geschlossen werden.

Sachkonto - Anlageprogramm

Das Anlageprogramm für die Neuanlage bzw. Änderung von Sachkonten/Kostenarten/Finanzpositionen (/CUERP/FI_CREATE_ACC) wurde überarbeitet und um einige Einstellungen resultierend aus der Umstellung auf die VRV 2015 erweitert:

• Die Neuanlage bzw. Änderung kann nun im Testlauf vorab kontrolliert werden. Die Warnmeldungen die vor der Änderung ständig ausgegeben wurden, werden nun gesammelt im Testlaufprotokoll angezeigt.
• Es kann beim Konto bereits ein Vergütungskennzeichen gesetzt werden. Dieses Kennzeichen wirkt sich in der VRV 1997 nicht aus. Mit der Umstellung auf die VRV 2015 können so Vergütungskonten als solche gekennzeichnet werden.
• Im Hintergrund erhält bereits jedes neue Sachkonto bzw. jede neue Finanzposition die zugehörigen MVAG-Codes gemäß VRV 2015.

ER-Cockpit - Neuerungen

Wurde die sachliche Prüfung bislang direkt in der Rechnungserfassungsmaske (FV60) durchgeführt (Beleg ist sachlich falsch) und der Beleg anschließend vorerfasst, erfolgte keine verpflichtende Eingabe des Ablehnungsgrunds. Diesen Fehler haben wir behoben.

Ab sofort erfolgt bei der vollständigen Sicherung der Eingangsrechnung im Reiter „Sachliche Prüfung“ die Prüfung, ob am Kreditor eine Bankverbindung hinterlegt ist. Wenn keine hinterlegt ist, erscheint eine Fehlermeldung, die die vollständige Sicherung des Belegs verhindert. Bei folgenden Umständen unterbleibt die Prüfung:

• Der Beleg hat eine Zahlsperre hinterlegt
• Der Kreditor hat eine allgemein gültige Zahlsperre hinterlegt
• Beim Beleg handelt es sich um eine Gutschrift

Die Belegart ist ab sofort im Spaltenvorrat vorhanden und kann wenn gewünscht im Layout mit eingeblendet werden. Damit erkennt man aufgrund der Belegart zB. relativ rasch Anlagenverkäufe (Belegart AV).

Stmk. - Förderprojekte - Referatszuteilung

In den Kopfdaten eines Förderprojektes wurde unter GP-Förderstelle eine Auswahl der Referate aufgenommen. Damit kann das Förderprojekt direkt einem Referat bei der Förderstelle zugeordnet werden. Es stehen derzeit folgende Referate zur Verfügung:

• ABT 07 Ref. 2.0 Gemeindeaufsicht u. wirtschaftliche Angelegenheiten
• ABT 07 Ref. 3.0 Bauausführung ländlicher Wegebau
• (oder leer lassen, bei Förderungen die über Referate gestellt werden, die keine online-Prüfung machen)

 

ABGABEN

ZMR Abgleich - EGW-Ermittlung

Aufgrund der Umstellung auf LMR4.0 macht uns die EGW-Ermittlung (Anforderung an ZMR und Rückmeldung) Probleme. Wir arbeiten mit Hochdruck an der Behebung. Wir rechnen damit, dass am Mittwoch, 10.07.2019 die EGW-Ermittlung zum Stichtag 01.07. zur Verfügung steht.

Kommunalsteuer - Festsetzung Säumniszuschlag - Zahlungsreferenz

Beim SEPA-Zahlungsauftrag wurde beim Bescheid für den Säumniszuschlag keine Zahlungsreferenz angedruckt. Dieses Problem wurde behoben.

Auswertung der Mahnsperren - Unterdrückte Lastschrift

In der Auswertung der Mahnsperren /CUERP/RE_CN_MAHNSP wird jetzt auch das Kennzeichen "Untdr.Last" (Unterdrückte Lastschrift) aus dem Immobilienvertrag (IV) angezeigt.

Stmk. - Bescheid Grabgebühren

Der Text im Spruch und Begründung wurde angepasst. Bitte um Kontrolle ob diese Anpassung auch zur Friedhofsverordnung passt.

 

BAUAMT

BEV-Wartungsfenster - Grundbuchsabfragen

Das Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen (BEV) teilt mit: Die BEV Shops und Services sowie die Elektronische Einbringung werden am Dienstag, 9. Juli 2019 09:00 Uhr bis voraussichtlich Mittwoch, 10. Juli 17:00 Uhr wegen Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung stehen.