ALLGEMEIN
Neues Modul "Enterprise Search"
DIE REVOLUTIONÄRE SUCHFUNKTION IN GEORG
Die Enterprise Search - unser neues Modul wird Ihre Arbeitsweise in GeOrg nachhaltig revolutionieren. Ähnlich wie bei bekannten Suchmaschinen (zB Google), können Sie in der neuen Enterprise Search ab sofort auch Suchbegriffe eingeben, deren Ergebnisse Ihnen innerhalb von Sekundenbruchteilen in einer übersichtlichen Trefferliste angezeigt werden.
Bisher war die Volltextsuche in GeOrg nur mithilfe vom Archiv möglich und es konnten im Zuge dessen nur Dokumenteninhalte gefunden werden. Mit der Umstellung auf die neue SAP-HANA-Datenbank ist es nun erstmals möglich, nicht nur in den indizierten und archivierten Dokumenten zu suchen, sondern auch in den wichtigsten Datenfeldern aller Objekte wie beispielsweise Geschäftspartnern, elektronischen Akten, Belegen, architektonischen Objekten uvm.
Die Suchergebnisse werden strukturiert in Bezug zu den verlinkten Informationen gegliedert und der Absprung in die verlinkten Transaktionen schafft damit eine völlig neue Qualität in der Arbeit mit GeOrg. Eine Schulung für die Verwendung der neuen Enterprise Search ist nicht notwendig. Der Nutzer muss einfach den gesuchten Begriff in das Suchfeld eingeben und schon erscheint eine komplette Trefferübersicht. Bei Bedarf stehen dem Nutzer selbstverständlich auch detailliertere Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
WIE FUNKTIONIERT EINE SUCHE IN DER ENTERPRISE SEARCH?
Sie können einen Suchbegriff, zB Name oder Objektbezeichnung
- direkt in der Befehlszeile eingeben und "Suche nach allen Inhalten" oder Sie rufen die
- Transaktion: Menü: Home -> Enterprise Search und Starten Ihre Suche hier.
Die Indizierung der Dokumente wird in den nächsten Tagen abgeschlossen sein.
BIS ENDE MÄRZ 2020 KANN DAS MODUL KOSTENLOS VERWENDET WERDEN!
In den nächsten Tagen erhalten Sie von uns ein Angebot über dieses neue Modul. Probieren Sie es einfach aus, sie werden begeistert sein!
Wem es stört, dass die Suche über die Befehlszeile ausgelöst wird - Anleitung-Einstellung.
Ersatz Zustellamtshilfe - Abgleich mit LMR für GP: natürliche Personen
Aus rechtlicher Sicht des BM.I ist seit Inkrafttreten der DSGVO eine automatische Verfolgung der Meldebewegungen über die Grenzen der eigenen Gemeinde hinaus über die Funktionalität der Zustellamtshilfe nicht mehr zulässig. Im Nachgang dieser Vorgabe wurde die Zustellamtshilfe im LMR und in den angebundenen Anwendungen wie GeOrg gänzlich ausgebaut. Um weiteren rechtlichen Anforderungen des BM.I zu entsprechen, muss auch für jede ZMR-Abfrage einer natürlichen Person eine Begründung angegeben werden. Seit der endgültigen Deaktivierung der Anwendung ZMR/LMR im Juli 2019 werden nun die Änderungen von Personen mit Zustellamtshilfe im nächtlichen ZMR bzw. LMR Abgleich nicht mehr übermittelt. Alle Änderungen von natürlichen Personen der eigenen Gemeinde bzw. aller Gemeinden eines Verbandes sind im täglichen Abgleichfile enthalten und werden wie bisher automatisch eingearbeitet (Nachweis der Änderungen erfolgt im Gemeinde-Cockpit).
In folgenden Bereichen wird derzeit noch an neuen Funktionen zur Aktualisierung von gemeindefremden Personen gearbeitet:
- Businesspartner (Fremde unter Angabe einer Begründung abgleichen)
- eAkt (Fremde Beteiligte abgleichen)
- RE80 (Fremde Geschäftspartner zu Verträgen oder Nutzungsobjekten abgleichen)
Diese Aktualisierung wird teilweise automatisch nach definierten Jobs erfolgen oder manuell durch den Benutzer möglich sein.
Als Ersatz der Zustellamtshilfe für die Aktualisierung gemeindefremder Adressen im Rahmen von Vorschreibungen wurde folgende Lösung umgesetzt, die bei der Quartalsvorschreibung Q4 2019 erstmals zum Einsatz kommt:
Nach der Fakturierung (welche Personen sind betroffen?) werden automatisch die Adressen der jeweils betroffenen gemeindefremden Personen (Prüfung erfolgt anhand der GKZ aus der Standardadresse) mittels ZMR Personensuche noch vor dem Drucklauf aktualisiert. Als Begründung wird anlassbezogen die jeweilige Vorschreibung übergeben. Die Änderungen werden im Gemeindecockpit protokolliert.
Hinweis: Nachdem wir bei diesem Vorschreibungslauf erstmals den Abgleich der gemeindefremden Personen durchführen könnte es eventuell zu Problemen kommen. Beispiel: Fälligkeitstermin um einen Tag verschoben, da der Fakturenlauf über Mitternacht läuft. Wir bitten schon jetzt eventuelle Probleme zu entschuldigen.
eAkt - Versand - Verstorbene Person - Hinweis oder Fehler je nach Versandart
Wenn eine Sendung an eine verstorbene Person durchgeführt werden soll, so wird bei einer nachrichtlichen Sendung ein Fehler eingeblendet und bei einer nicht nachrichtlichen Sendung eine Warnung (die Sendung wird an die "Verlassenschaft nach" abgefertigt) ausgegeben.
HAUSHALT
MVM-Anfangsstände Übernahme aus BW
Für die Nachweise des Voranschlagdrucks 2020 sind bei gewissen MVM-Belegarten technische Anfangsstände in den zusätzlichen Kopfdaten einzutragen. Damit diese Tätigkeit automatisiert durchgeführt werden kann, müssen ein paar Schritte
Neue (überarbeitete) Handbücher
- HB Zahlungsfreigabe wurde um Tipps & Tricks erweitert
- HB Kontoauszug – folgendes wurde im Handbuch aufgenommen:
- Verbuchung der Bundesgebühren über FEBAN
- Verbuchung von Bestandsverlagerungen über FEBAN und FPCPL
- FPCPL -> Klärungsbeleg *****
- Einnahmen FEBAN -> Betrag bei der Kontierung rauslöschen
- HB Förder-Prüf-Cockpit -> Stmk. - Förderprojekte – Erweiterung um das Feld Referatszuteilung
Zahlungsfreigabeliste
Nach der Vergrößerung des Fensters konnten wir nun auch die Implementierung der Nettofälligkeit erfolgreich vornehmen. Damit können Sie bei den zu zahlenden Posten auch die Nettofälligkeit als Information dazu einblenden.
ABGABEN
Hausbesitzabgaben - Quartalsvorschreibung - Erstellung 1. Tag vorverlegt
Wichtige Infos zur Vorschreibung Q4/2019
Kontrolle der Vorschreibung
Immer wieder müssen Fakturen im Versand-Cockpit gelöscht und der Fakturenlauf storniert werden. Grund: Fehlende Kontrolle der Vorschreibung. Sämtliche Positionen auf einer Vorschreibung können vorab kontrolliert werden.
- RE80 -> Infosystem -> Buchhaltung Finanzstrom
- Vertragsart: 1010 bis 1050 (ohne interne Verrechnung, wie Innenumsatz, Eigenverbrauch)
- Fälligkeitstag: 15.11.2019 (Achtung: Aufrollungen mit anderen Fälligkeiten sind damit nicht enthalten)
- Layout: GeOrg Standard Vorschreibungsprüfung (Detailwerte). Mit dem Layout: Summen je Vertragsart/Kondition (Summe)
Mit dieser Auswertung kann man sämtliche Positionen auf einer Vorschreibung kontrollieren. Zudem kann man die hinterlegten Einzieher genauso kontrollieren wie die Klammer "Kontokorrent = Vertragskonto", welche ja zur Trennung zB von Objekten herangezogen werden kann.
Kontrolle der Endabrechnung
Wenn Sie eine Endabrechnung (Wasser/Kanal) nach Verbrauch in diesem Quartal durchführen müssen auch die Endabrechnungen kontrolliert werden.
- Endabrechnung
- Schätzung nicht abgelesener Zähler
- Verbrauchsermittlung, Aufbereitung Bemessungen/Kondition
Zumindest diese Auswertungen sollten kontrolliert werden. In der Verbrauchsermittlung sollte die Spalte "Nachverrechnung Brutto" einmal auf- und einmal absteigend sortiert werden. Damit kann man die "Ausreißer" am leichtesten feststellen.
Bescheide
Sollten ein Massendruck von Festsetzungs- bzw. Dauerbescheiden notwendig sein, rechtzeitig bei uns melden. Der Bescheiddruck kann im Vorfeld schon stichprobenartig in der RE80 im Vertrag in der Druckansicht geprüft werden.
Massenbeilagen hochladen
Wenn eine Beilage zu den Quartalsvorschreibung angefügt werden soll, bitte rechtzeitig die Beilage gestalten, intern freigeben und als Massenbeilage hochladen.
Vorschreibung freigeben
Am 24. bzw. am 25.10.2019 stehen die Fakturen (Vorschreibungen) und eventuelle Endabrechnungsbescheide im Versand-Cockpit zur Freigabe zur Verfügung. Durch die vorab durchgeführten Kontrolltätigkeiten gibt es keinen Grund diese Sendungen nicht freizugeben. Nach einer Stichprobenkontrolle sollten die Sendungen rasch freigegeben werden.
Zustellung der Vorschreibung Q4/2019
Alle Sendungen die bis zum bzw. am 25.10.2019 freigegeben werden, sollten, bei einem Freimachungsvermerk PRIO am 04.11.2019 zugestellt sein. Die späteste Zustellung sollte am 07.11.2019 erfolgen. Trotz Feiertage rechnen wir aufgrund der guten Erfahrungen bei der Q3/2019-Vorschreibung und den durchgeführten Optimierungsmaßnahmen mit der österr. Post mit einer Zustellung bis zum 04.11.2019.
Hinweis - Einarbeitung Einheitswerte
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