ALLGEMEIN
Suche nach Geschäftspartner - Namenssuche
Die Suche nach Namen eines Geschäftspartners wurde vereinfacht und verbessert. Hierfür wurde ein neues Feld „Namenssuche“ in der F4-Suchhilfe eingefügt. Personen oder Organisationen können nun nach Teilen ihres Namens oder ihrer Bezeichnung gesucht werden. Die Eingabe von Sternen als Platzhalterzeichen entfällt. Diese werden bei Verwendung des Feldes automatisch vorne und hinten angefügt. Soll zwischen Suchbegriffen ein Platzhalter verwendet werden, so ist der Stern jedoch einzugeben. Die schwierige Suche nach langen Firmenbezeichnungen ist damit auch Geschichte. 
Geschäftspartner - Dienste zum Objekt - Verknüpfung Sonstige Verfahren
Beim Geschäftspartner werden nun unter >Dienste zum Objekt > Verknüpfungen auch jene Akte der Fallart "Sonstiges Verfahren" angezeigt, bei denen der GP als Beteiligter mit Rolle "Bauwerber" eingetragen ist.
Arbeitsplatz - Workflow ändern
In bestimmten Konstellationen konnte man die Bearbeiter von Workflows nicht ändern. Dies wurde nun verbessert, Bearbeiter können nun wie vorgesehen geändert werden.
eAkt Umlaufmappe: Kontext-Menüpunkte bei Umlaufobjekt
Wenn ein Dokument nach dem Starten einer Umlaufmappe in einen anderen Akt verschoben wurde, so war das bisher in der Umlaufmappe nur schwer ersichtlich. Nun wurde beim Umlaufobjekt (zB. Dokument) im Kontext-Menü (Rechtsklick) der Verwendungsnachweis mit aufgenommen. So kann auch in der Umlaufmappe einfach angezeigt werden, wo ein enthaltenes Dokument aktuell verknüpft ist.
POSTEINGANG
Sendungen aus dem USP in das Posteingangsbuch übernehmen
Im Zuge des Testbetriebes der Pilotgemeinden haben wir einen Fehler im BRZ erkannt. Das BRZ arbeitet an der Behebung des Fehlers. Die Freischaltung für weitere Gemeinden ist daher von dieser Fehlerbehebung abhängig. Die für die Übernahme aus dem USP erforderlichen neuen Datenfelder im Posteingangsstück sind bereits für alle Gemeinden ersichtlich. An der Bearbeitung der Posteingangsstücke ändert sich dadurch aber nichts. Im Zuge dieser Änderungen wurde auch die Performance des Posteingangsbuchs verbessert.
Posteingang mit Laufweg
Für Organisationseinheiten, bei denen der Posteingang mit Laufwegen verarbeitet wird, gibt es eine Neuerung: Bisher waren die beiden Aktivitäten "Schritt beenden" und "Verarbeitung erfolgt" gleichwertig. Dies wurde geändert. Wenn man im Posteingangs-Workflow die Aktivität "Verarbeitung erfolgt" auswählt, wird der Status des PE-Stücks nun automatisch auf "Abgeschlossen" gesetzt. Wenn ein PE-Stück also keine weitere Bearbeitung erfordert, muss der Status des PE-Stücks nicht mehr manuell auf "Abgeschlossen" gesetzt werden, sondern kann durch "Verarbeitung erfolgt" abgeschlossen werden. Alles andere bleibt wie bisher. Allfällige nachfolgende Laufweg-Schritte werden weiterhin unabhängig von der ausgewählten Aktivität zugestellt, nachfolgende Benutzer können trotzdem immer noch eine Verarbeitung durchführen.
Posteingang - Laufweg konnte mehrfach gestartet werden
In manchen Konstellationen konnte es vorkommen, dass Posteingangs-Laufwege mehrfach gestartet wurden. Dieser Fehler wurde behoben.
eAkt/Posteingang - Probleme mit Fallsuche in mehreren Modi
Wenn während der Posteingangs-Verarbeitung der elektronische Schreibtisch in einem weiteren Modus geöffnet war, konnte es in bestimmten Situationen zu Problemen mit der Zuordnung der Posteingangsdokumente zu Akten kommen. Dieser Fehler wurde behoben.
Leseaufforderung setzen im Status In Bearbeitung
Bisher war es nur im Status "Neu" möglich, eine Leseaufforderung zu setzen. Wenn man nun bei einem PE-Stück irrtümlich oder zu schnell den Laufweg gestartet oder den Status manuell weitergedreht hatte, bzw. erst später die Notwendigkeit erkannt hat, war es nicht mehr möglich, eine Leseaufforderung zu setzen. Das wurde geändert, es kann nun auch im Status "In Bearbeitung" noch eine Leseaufforderung gesetzt werden.
EAKT
Anzeige von Dokumenten in Umlaufmappe und Struktur
Im eAkt gibt es mehrere Möglichkeiten anderen Benutzern Archiv-Dokumente zu übermitteln, zum Beispiel über Umlaufmappen oder über die Struktur übergeordneter Akte. Dabei gab es bisher für die Dokumente aus bestimmten Fallarten (Bauakt, Budgetakt, Sonstiges Verfahren) Einschränkungen beim Öffnen der Dokumente, wenn der Empfänger nicht die dafür erforderliche Rolle hatte. Die bisherige Lösung dafür war, diesen Benutzern, die solche Dokumente hin und wieder öffnen mussten, die entsprechende Rolle zuzuordnen. Damit wurde aber auch die Berechtigung für viele Dokumente bzw. Akte erteilt, die für diese Benutzer eigentlich gar nicht vorgesehen waren.
In dieser Hinsicht haben wir das System nun wesentlich variabler gemacht: Es ist nicht mehr erforderlich, den Empfängern von Umlaufmappen oder den Bearbeitern von Sitzungsakten zusätzliche Rollen zu vergeben, nur damit diese in der Lage sind, die übermittelten Archiv-Dokumente zu öffnen, die in Bauakten, Budgetakten oder Sonstigen Verfahren abgelegt sind.
Wenn ein Archiv-Dokument per Umlaufmappe an einen Benutzer verschickt wird (zB. zur Genehmigung oder zum Lesen), kann der Empfänger das Dokument nun auf jeden Fall öffnen, unabhängig davon, ob er die entsprechende Rolle hat. Wer die Dokumente übermittelt bekommt, liegt in der Verantwortung jener Benutzer, die in der Umlaufmappe die Empfänger (Laufweg-Schritte) eintragen.
Wenn ein Archiv-Dokument in einem Allgemeinen Akt oder Sitzungsakt in der Struktur verknüpft ist, kann es der Bearbeiter dieses Akts nun auch dann öffnen, wenn es sich zB. um ein Bauamtsdokument handelt, und der Bearbeiter des Sitzungsaktes die Rolle Bauamt nicht hat. In welchen Akten ein Dokument ersichtlich ist, liegt in der Verantwortung der Benutzer, welche die Verknüpfung in der Struktur des übergeordneten Akts erstellen. Über Protokoll und Verwendungsnachweis ist ersichtlich, wer welche Dokumente wohin verknüpft hat.
Die Einschränkungen beim Suchen/Öffnen von Akten aufgrund der Rolle (Bauakt, Budgetakt, Sonstiges Verfahren) bzw. für nicht-öffentliche/vertrauliche Akte über den "Zugriff" gelten weiterhin wie bisher.
Wenn aufgrund dieser Änderung manche Rollen für bestimmte Benutzer nicht mehr erforderlich sind, melden Sie dies bitte schriftlich an unserer Hotline, idealerweise als Online-Ticket durch die Amtsleitung.
Hausnummer wird nicht vollständig an Versand übergeben
In bestimmten Konstellationen (im Zusammenhang mit langen Hausnummern) konnten Sendungen, die aus dem eAkt kamen, nicht mit anderen Sendungen konsolidiert werden. Das Problem wurde behoben, die Konsolidierung der Sendungen im Versandcockpit ist nun möglich.
Beteiligte - Versandtyp - Adressart
Wenn bei einem Beteiligten eine andere Adressart als XXDEFAULT ausgewählt war (zB. 001) und der Versandtyp wurde geändert (zB. von POV auf RSB), so änderte sich bisher die Adressart immer auf XXDEFAULT. Dies wurde geändert. Die Adressart bleibt jetzt wenn möglich so wie sie zuvor eingetragen war. (Bei Änderung von POV/RSB auf EML oder umgekehrt ändert sich die Adressart natürlich weiterhin.)
Indiv. Daten-Codes: mehrere Verbesserungen
Der gesamte Bereich individuelle Daten im eAkt wurde überarbeitet. Das Definieren von Codes mit oder ohne eindeutige Sortier-Nummer funktioniert nun ebenso sauber wie die Einschränkung der Nutzung einzelner Codes für bestimmte Aktentypen oder Verfahrensarten. Im Suchergebnis der Fallsuche sind nun genau jene Spalten im Spaltenvorrat, die bei den gefundenen Akten vorkommen und die mit einer Sortier-Nummer definiert wurden. Außerdem wird in diesen Spalten nun immer der korrekte Inhalt angezeigt. Auch die Verwendung von Vorlagen für individuelle Daten wurde verbessert. Es wird nun nur noch genau die ausgewählte Vorlage übernommen, und nicht wie bisher die gesamte Liste.
Performance Formularfelder
Mit der aktuellen Version geht ein erstes größeres Paket produktiv, mit dem wir die Performance im Bereich Arbeitsdokumente und Formularfelder steigern. Die vorliegenden Änderungen bringen dabei schon eine Performance-Verbesserung von etwa 25%. Es ergeben sich dadurch auch kleine Änderungen in der Handhabung: Wenn in einem geöffneten Arbeitsdokument ein Formularfeld neu eingefügt oder geändert wird, ist es nun erforderlich, das Dokument zu sichern, bevor man die Funktion "Formularfelder setzen" klickt. Außerdem empfehlen wir, ab sofort bevorzugt das aktuelle Word-Format .docx zu verwenden. Wir sind dabei, die CU-Vorlagen-Dokumente entsprechend anzupassen, und empfehlen auch Ihnen, Ihre Dokumentvorlagen von .doc auf .docx zu ändern. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, wenden Sie sich bitte an die Hotline.
Formularfeld Nutzungseinheit und Gebäude
Im Allgemeinen Akt, Bauakt und Sonstigen Verfahren gibt es die Möglichkeit verschiedene AO's im Inhalt zu verknüpfen. Manchmal ist es sinnvoll, in Dokumenten zusätzlich zur Adresse auch das Gebäude oder die Nutzungseinheit anzuführen. (z.B. Schriftverkehr über Zählerwechsel) Für diese beiden AO-Ebenen wurden nun neue Formularfelder für Arbeitsdokumente geschaffen: Wenn nun im Inhalt des Akts ein Gebäude oder eine Nutzungseinheit verknüpft ist, kann mit den Formularfeldern OBJEKTGEB die Bezeichnung des Gebäudes sowie mit OBJEKTNE die Bezeichnung der Nutzungseinheit in ein Dokument übernommen werden.
OBJEKTSTRHNR Hausnummer - Buchstabe wird nicht gezogen
Allgemeiner Akt und Bauakt: In bestimmten Konstellationen wurden Hausnummern-Buchstaben beim Formularfeld OBJEKTSTRHNR nicht korrekt übernommen. Dieser Fehler wurde behoben.
Formularfelder Beteiligte - Vertreter wird nicht gezogen
Formularfelder für Beteiligte - Vertreter übernehmen: Wenn bei einem Beteligten im eAkt ein Vertreter definiert ist, und das relevante Beteiligten-Formularfeld mit einer oder mehreren Erweiterungen (ADR, GEBJ, TEL) verwendet wurde, wurde der Vertreter nicht automatisch in das Arbeitsdokument übernommen. Dies wurde verbessert: Unabhängig von den verwendeten Erweiterungen wird nun ein Vertreter immer in das Arbeitsdokument übernommen.
HAUSHALT
eAkt - Budgetakt - Betreff erfassen
Wenn es in einem Jahr mehrere gleichartige Budgetakte gibt (zB. UVA: UVA Schulen, UVA Feuerwehr, etc.), war es in der Fallsuche des Budgetakts im Suchergebnis schwierig zu erkennen, welcher welcher ist. Die Kostenstelle (Nummer) war zwar im Spaltenvorrat des Suchergebnisses vorhanden, in Klartext wurde dies aber nicht angezeigt. Dies wurde verbessert: Es ist nun auch die Bezeichnung ("Kostenstelle (Text)") im Spaltenvorrat des Suchergebnisses verfügbar (auch in anderen Fallarten). Außerdem gibt es in den Grunddaten des Budgetakts (analog zum Allg. Akt) neu das Feld "Betreff". Dieses kann beim Bearbeiten des Budgetakts frei befüllt werden und steht auch für die Fallsuche (als Suchkriterium und im Suchergebnis) sowie als Formularfeld für Arbeitsdokumente zur Verfügung. Die neuen Spalten wurden auch ins Standard-Layout des Suchergebnisses (Budgetakt) aufgenommen.
Analyse NVA-Versionen
Um für die Kontrolle von Änderungen in der Budgetierung im Zuge der NVA-Erstellung eine schnellere Auswertungsalternative zum „Druck NVA“ zu bieten, gibt es im GeOrg die Auswertung „Analyse NVA-Versionen. Hierzu bitte beiliegendes Dokument beachten.
NÜTZLICHE INFORMATION
Was ist ein Unternehmen?
Immer wieder gibt es Diskussionen wer im Unternehmensregister eingetragen ist. Auch Einzelunternehmer sind im Unternehmensregister vorhanden! Dazu folgende Information:
§25 Bundesstatistikgesetz, in dem das URV geregelt wird, wird auf den §3 Z 20 verwiesen, der die Eigenschaften eines Unternehmens klarstellt:
§3 (20) Bundesstatistikgesetzes:
Unternehmen: Natürliche Personen (zB freie Dienstnehmer, freiberuflich Tätige), juristische Personen, Personengesellschaften, Personengemeinschaften und Personenvereinigungen
a. mit Wohnsitz, gewöhnlichem Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in Österreich, die der Allgemeinheit oder einem bestimmten Personenkreis Waren, Werk- und Dienstleistungen gegen Entgelt anbieten oder im Allgemeininteresse liegende Aufgaben erfüllen oder Einkünfte gemäß § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 und 6 des Einkommensteuergesetzes 1988 – EStG 1988, BGBl. Nr. 400/1988, erzielen und
b. ohne Wohnsitz, gewöhnlichem Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in Österreich, die Einkünfte gemäß § 98 Abs. 1 Z 1 bis 3 und 6 EStG 1988 erzielen.
Aktualisierung Unternehmensregister - Intervalle
Folgende Information der Statistik Austria:
Die Lieferintervalle der Quellregister in das Unternehmensregister sind aktuell wie folgend:
- Online/Echtzeit: Steuer, Sozialversicherung, Stammzahlenregisterbehörde des ERsB sowie andere Behörden
- Täglich: Firmenbuch, Zentrales Vereinsregister, einige der Kammern der Freien Berufe, Land- und Forstwirtschaftliches Register
- Wöchentlich: Wirtschaftskammer (inkl. GISA-Zahlen), Rest der Kammern der Freien Berufe
