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ALLGEMEIN

Sendungen aus USP in den GeOrg - Posteingangsbuch 

In Kürze wird für alle Gemeinden, die ein Zertifikat für die automatische Abholung von Sendungen aus meinPostkorb des USP bereitgestellt haben, die Abholung von Sendungen aus dem USP in das GeOrg Posteingangsbuch aktiviert. Dabei gilt es folgendes zu beachten: 

Für alle GeOrg-Kunden, bei denen die automatische Abholung aktiviert wurde:

Erste Aktivierung:

Wenn die automatische Abholung aktiviert wird, werden alle Sendungen aus dem Unternehmens-Service-Portal (USP) in den GeOrg abgeholt, die zu diesem Zeitpunkt dort verfügbar sind. Manche dieser Sendungen sind effektiv schon verarbeitet worden, eventuell auch über das PE-Buch, sind dann also doppelt im PE-Buch vorhanden. Ein Posteingangs-Verantwortlicher (zB. Amtsleiter, Benutzer mit Rolle Posteingang) sollte diese Sendungen im GeOrg auf "Abgeschlossen" oder „Gelöscht“ setzen und eine entsprechende Notiz erfassen (zB. „doppelt importiert“).

Laufender Betrieb:

Auch nachdem die automatische Abholung aktiviert ist, bekommen die GeOrg-Kunden weiterhin die Verständigungs-Mails aus dem USP aufgrund der §§ 35(1) und 36(1) ZustG. Derzeit ist für den Abhol-Dienst ein Rhythmus von 15 Minuten eingeplant, das heißt, spätestens 15 Minuten nach der Verständigungs-Mail sollte die Sendung auch schon im GeOrg im PE-Buch sein. Ebenfalls für alle Kunden gilt: falls die automatisch übernommenen Sendungen noch nicht einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet werden (Bearbeiter der PE-Stücke bleibt leer), kann uns die Gemeinde (idealerweise via Online-Ticket) einen Benutzer oder eine Benutzergruppe nennen, denen alle Sendungen aus dem USP primär zugeordnet werden.

Für GeOrg-Kunden, die PE-Buch und eAkt schon nutzen, gibt es darüber hinaus eigentlich nichts Neues:

Es landen einfach weitere PE-Stücke im PE-Buch (Eingangsart USP), und diese werden verarbeitet wie andere PE-Stücke auch. 

Für GeOrg-Kunden, die das Posteingangsbuch bisher noch nicht nutzen: 

Es gibt nun Sendungen, die automatisch im PE-Buch eintreffen. Es sollte also immer, wenn eine Sendung eintrifft (also ab etwa 15 Minuten nach dem Verständigungs-Mail) jemand mit entsprechender Berechtigung (Amtsleiter, Benutzer mit Rolle Posteingang) in das PE-Buch schauen, und die Sendung entsprechend weiterleiten oder verarbeiten. 

Für GeOrg-Kunden, die den eAkt schon nutzen, aber das PE-Buch bisher noch nicht, haben wir die Kurzanleitung PE-Stücke aus USP bei Dok-Imp-WF.pdf erstellt.

Für GeOrg-Kunden, die bisher weder eAkt noch PE-Buch nutzen haben wir die Kurzanleitung PE-Stücke aus USP ohne eAkt.pdf erstellt.

Darin ist beschrieben

• wo man diese Sendungen im GeOrg findet (PE-Stücke im PE-Buch)
• wie PE-Stücke aus dem PE-Buch in neue oder bestehende eAkte übergeben werden
• wie die Dokumentart für spezielle Verarbeitungs-Workflows (zB. Rechnung, GB-Beschluss) geändert werden kann
• wie die Weiterleitung an Kollegen erfolgt
• wie man eine Verarbeitung eines PE-Stücks lokal (außerhalb von GeOrg) beginnt (ohne eAkt) und
• was man macht, wenn keine weitere Verarbeitung erfolgen muss (Status Abgeschlossen).

Eine Organisationsberatung für den Posteingang stellt einen wesentlichen Baustein bei der erfolgreichen Einführung einer digitalen Verwaltung dar. Mit dieser Organisationsberatung können schon im Vorfeld Organisationsprobleme ausgeschlossen werden. 

 

BUCHHALTUNG

Abschluss Eröffnungsbilanz

Viele unserer Kunden haben die Arbeiten zur Eröffnungsbilanz schon abgeschlossen oder sind kurz vor dem Abschluss. Wir möchten daher jene Gemeinden, die bei diesem Thema noch nicht so weit sind, nochmals darauf hinweisen, dass Sie die Zeit bis zum Jahresende intensiv nutzen die Eröffnungsbilanz fertig zu stellen. Nur so können wir garantieren, dass die Vororttermine und Unterstützungen für den Rechnungsabschluss 2020 rechtzeitig abgehalten werden können, damit der RA bis zum 31. März 2021 fertig erstellt werden kann. 

Voranschlag (VA) - Einzellistendruck 

In den einzelnen Bundesländern gibt es unterschiedliche Anforderungen bezüglich Reihenfolge einzelner Voranschlags- bzw. Rechnungsabschlussbestandteile. Über die Listenauswahl im VA-Druck kann wie bisher der „gesamte“ VA-Druck erstellt werden. Über die Listenauswahl können aber auch einzelne Bestandteile/Listen des Voranschlages erstellt werden. Einzeln erstellten PDF Dateien können für ein Gesamtwerk in beliebiger Reihenfolge zusammengeführt werden.

Bis zum Ende des Jahres wird es mit DOC2GeOrg eine Möglichkeit geben, ein Gesamtwerk mit beliebig vielen Dokumente und Seitennummerierung zu erstellen.

WVM-Übernahme ins Budget 

Bei der MVM-Übernahme ins Budget wird ab sofort immer auf der Ebene Mittelvormerkung und Kontierungskombination summiert und danach aufgerundet. Nähere Infos finden Sie in der Beilage: MVM-Übernahme.pdf.

Stmk - Kassenstärker 

Da es an der Hotline vermehrt Rückfragen zu den Höchstgrenzen von Kassenstärkern gibt, möchten wir unsere Sichtweise darstellen. Die Steiermärkische Gemeindeordnung (GemO) sieht im § 82a eine Erhöhung von Kassenstärkern vor. Im Zuge der Pandemie hat der steirische Verordnungsgeber (Kassenstärkeranhebungsverordnung – KAVO) die Möglichkeit geschaffen, dass mit gesonderten Gemeinderatsbeschluss die Kassenstärker von einem Sechstel der Summe SU 21 im Ergebnisvoranschlag Gesamthaushalt 2020 auf ein Viertel dieser Summe angehoben werden kann. Der VA bzw. NVA 2020 ist für diese Berechnung ausschlaggebend.

Somit dürfen die Bankkonten im Jahr 2020 zu dieser im Gemeinderat beschlossenen angehobenen Grenze überzogen werden. Dieser tatsächlich angehobene Kassenstärker der sich mit den Bankkonten am 31.12.2020 ergibt, ist auch der Maximalwert für das Jahr 2021. Sollte dieser angehobene Kassenstärker auf Grund der Ein- und Auszahlung mit 31.12.2020 nicht zum tragen kommen, kommt für das Jahr 2021 ein Sechstel der Summe SU 21 im Ergebnisvoranschlag Gesamthaushalt 2021 zum Tragen.

Angeblich wurde bei Schulungen vom Gemeindebund vorgeschlagen, dass für die Darstellung des angehobenen Kassenstärkers eigene Bankkonten angelegt werden sollen. 

Aus Sicht der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit (§71 GemO) ist für die Anhebung des Kassenstärkers kein weiteres Hausbankkonto notwendig! Der Rahmen bzw. die Ausnutzung des erhöhten Rahmens verändert sich durch das Aufteilen auf mehrere Bankkonten nicht! Zusätzlich ist für die Begründung eines Bankkontos lt. §82 Abs. 4  GemO ein Beschluss des Gemeindevorstandes notwendig.

Wenn dies trotzdem gewünscht, werden wir die Einrichtung von weiteren Hausbankkonten gegen Kostenersatz durchführen.

 

ABGABEN

Neue Handbücher - Einnahmenbuchhaltung

Um den Anforderungen der VRV 2015 weiterhin gerecht zu werden, bietet GeOrg ab sofort drei neue Funktionen im Bereich der Einnahmenbuchhaltung.

• Einzelwertberichtigung
• Umgliederung langfristiger Forderungen
• Umgliederung von Verbindlichkeiten

Diese können bei Bedarf auch für die Eröffnungsbilanz 2020 verwendet werden. Wie vorzugehen ist, entnehmen Sie den Handbüchern „Einzelwertberichtigung“, „Umgliederung langfristiger Forderungen“ und „Umgliederung Verbindlichkeiten“. Diese wurden im e-Learning – Handbücher – Abgaben hochgeladen.

Verbrauchs-Endabrechnung Wasser/Kanal 

Wenn ein Wasser- oder Kanalvertrag angelegt wird, so darf keinesfalls eine abweichende Bemessung für den Verbrauch (VERB) mit angelegt werden. Dieser wird von GeOrg im Rahmen der Endabrechnung automatisch erledigt. Sollte für den Zeitraum bereits eine Verbrauchsbemessung angelegt sein, so führt dies zu einem Fehler, da die Abrechnung des Vertrages nicht mehr möglich ist. In diesem Zusammenhang wird auf die notwendige Kontrolle der Endabrechnung (Transaktion: Endabrechnung) hingewiesen. Zumindest die geschätzten Messbelege bzw. jene Verträge mit den höchsten Nachzahlungen bzw. mit den höchsten Gutschriften aus der Endabrechnung sollten kontrolliert werden.